Архивное дело в России

 

ЧОУ ВПО

 ЗАОКСКИЙ ХРИСТИАНСКИЙ

ГУМАНИТАРНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ

 

 

 

Реферат

по делопроизводство

 «Архивное дело в России»

 

 

Исполнитель:

Косташ Людмила Андреевна

 студент(ка) IV  курса заочного отделения

Специальность: 080100 Бакалавр экономики

Руководитель: Лебедева Т.В.

 

 

Тульская обл.,

п. Заокский  2012

 

План 

Введение                                                                                                   2

1. Понятие архивный документ  и архив                                                 5

1.1.Архивный документ                                                                         5

1.2.Архив                                                                                                7

2. Виды архивов                                                                                   11

3.Определение и структура  Архивного фонда России                       17

4. Определение и структура  Архивного фонда организации           21

4.1.Составление архива  организации                                                  22

Заключение                                                                                           24

Список литературы                                                                              25

 

Введение 

Представленная работа посвящена  теме «Архивное дело в России».

Архивное дело, как деятельность государственных органов, органов  местного самоуправления, организаций  и граждан в сфере организации  хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда Российской Федерации и  других архивных документов, обеспечивает возможность использования исторического  опыта для принятия обоснованных управленческих решений, определения  политических, экономических, социальных и иных приоритетов, формирования прогнозов  и программ развития общества и государства.¹

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой  письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в  результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на различные сроки хранение в зависимости  от проведенной оценки их информационной ценности. Хранение документов в течение  длительных сроков с ограничением доступа  к ним и максимальным исключение их порчи или несанкционированного изъятия и называется, как правило, архивным хранением. Архивное дело может  отмечать несколько "дней рождения" в зависимости от точки зрения конкретного исследователя вопроса.²

Законом об Архивном деле 2004 г. в работу с документами прочно вошло понятие о владельцах архивных документов как о государственных  органах, органах местного самоуправления либо юридических или физических лицах, осуществляющие владение и пользование  архивными документами и реализующие  полномочия по распоряжению ими в  пределах, установленных законом (или  договором). Вместе с тем, статьей 17 данного Закона установлено, что «государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов..».³

По истории архивов в России написано несколько работ. Книга Алексеевой Е.В. «Архивоведение» представляет собой учебник для студентов. В нём кратко излагается архивное дело, так же фонды РФ. Показано так же история архивного дела в России.

А.В. Пшенко К.и.н., доцент, Заведующий кафедрой Документоведения и ДОУ Государственного университета управления член Гильдии управляющих документацией « От бумаги до IT» открывает прошлое настоящее и будущее архивного дела России, так же О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова Архивоведение; Учебное пособие , Пенза 2005г.

Работа имеет традиционную структуру и включает в себя введение, основную часть, состоящую из 4 глав, заключение и библиографический список.

В данной работе рассматриваются  следующие вопросы:

1.Понятие архива и архивного документа.

2.Виды архивов.

3.Определение и структура архивного фонда России,

4.Определение и структура архивного фонда организации.

В данной работе использованы материалы из выше указанных учебных  пособий, а так же статьи из Федерального закона Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Опубликовано в "Российском Газете" - Федеральный выпуск №3614 от 27 октября 2004г. Президентом Российской Федерации В. Путин.

Так же на http://archives.ru/af.shtml  15.02 2011 (14ч.20м) найдены материалы для данной работы.

 

 

1.Понятие архивный документ и архив

1.1. Архивный документ . 

Что подразумевается под словом документ? Документ – это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мысленной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях.⁴

 Другая трактовка понятия  документ в ГОСТ-е 16487-83: «Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве».

Еще одна трактовка понятия документ звучит следующим образом:« Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».⁵

Различаются следующие виды документов: особо ценный документ и уникальный документ.

Особо ценный документ – документ Архивного фонда РФ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.⁶

Уникальный  документ – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки значения его и (или) автографичности⁷

Архивный документ- это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность: если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранится в историческом архиве, если же только для человека- в личном семейном архиве.⁸

 

1.2. Архив.

Статья 13. Создание архивов

1. Государственные органы, органы местного самоуправления  муниципального района и городского  округа обязаны создавать архивы  в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

2. Организации и граждане  вправе создавать архивы в  целях хранения образовавшихся  в процессе их деятельности  архивных документов, в том числе  в целях хранения и использования  архивных документов, не относящихся  к государственной или муниципальной  собственности.⁹

   Слово архив (от греч. archeion и лат. arhivum) означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

В архивоведческой литературе термин архив употребляется в  разных значениях. Слова архив и  архивариус проникли в русский язык вместе с другими иностранными понятиями  и обычаями в эпоху Петра I. Во всяком случае они употребляются в российском законодательстве с первой четверти XVIII века, например, в Генеральном регламенте 1720 года: «Книги, документы, дела, учиненные регистратуры, когда оные три года в канцелярии и в конторе лежали, потом в архив с распискою архивариусу отдаются».

В XVIII веке слово архив (ж.р. – архива) означал как собрание документов лица, рода, так и структурное подразделение учреждение, занимающееся хранением документов. В первой половине XVIII века архивами стали называться и специальные учреждения, хранящие «старые дела». В XIX веке термин архив стал употребляться и для обозначения изданий исторических документов: «Архив князя Воронцова»; «Архив графов Мордвиновых»; «Русский архив». Кроме того, согласно словаря Даля, под архивом понимали здание, помещение, где хранятся документы, т.е. архивохранилище. В Словаре современной архивной терминологии социалистических стран была сделана попытка покончить с многозначностью термина архив. Архивом предлагалось считать только учреждение или структурное подразделение, осуществляющее хранение документов в целях их оптимального использования. Поэтому ГОСТ 16487-83 запрещал употреблять термин личный архив. Понятие архив было тесно связано с государственным хранением. Однако ныне исторически сложившаяся двузначность термина архив снова закреплена в законе.

Таким образом, в современной  трактовке архив – это не только многоэтажные хранилища с десятками  сотрудников и километрами стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку конспектов, хранящуюся в нашем письменном столе. ¹⁰

Упорядочение  архивных документов – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.¹¹

Пользователь  архивными документами – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.¹²

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

 

1. ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;
2. принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;
3. учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
4. создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
5. организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
6. проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
7. осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;
8. организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
9. оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
10. участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
11. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

 

Основные задачи архива являются:

 

1. комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
2. учет и обеспечение сохранности документов;
3. создание научно-справочного аппарата к документам архива;
4. использование хранящихся в архиве документов;
5. подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов РФ.¹³

 

 

 

2. Виды архивов

Архивы, в зависимости  от их функций и подчиненности, можно  разделить на несколько групп: государственные, муниципальные, архив организации.

Государственные архивы – федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;¹⁴

Статья 7. Архивные документы, относящиеся к государственной собственности

1. К федеральной собственности  относятся архивные документы:

1) хранящиеся в федеральных государственных  архивах, федеральных музеях и  библиотеках, организациях Российской  академии наук (за исключением  архивных документов, переданных  в эти архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии  наук на основании договора  хранения без передачи их в  собственность);

2) государственных органов и  организаций, указанных в подпункте  "б" пункта 3 части 1 статьи 4 настоящего Федерального закона;

3) бывших неприятельских государств, перемещенные в Союз ССР в  результате Второй мировой войны  и находящиеся на территории  Российской Федерации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации о перемещенных культурных ценностях;

4) отнесенные к федеральной собственности  федеральными законами.

2. К собственности субъекта Российской  Федерации относятся архивные  документы: