Архивное дело в России

1) хранящиеся в государственных  архивах субъекта Российской  Федерации, музеях и библиотеках  субъекта Российской Федерации  (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи  и библиотеки на основании  договора хранения без передачи  их в собственность);

2) государственных органов и  организаций субъекта Российской  Федерации.¹⁵

Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;¹⁶

Статья 8. Архивные документы, относящиеся к муниципальной собственности

1. К муниципальной собственности  относятся архивные документы:

1) органов местного самоуправления  и муниципальных организаций;

2) хранящиеся в муниципальных  архивах, музеях и библиотеках  (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи  и библиотеки на основании  договора хранения без передачи  их в собственность).

2. Разграничение собственности  между муниципальными образованиями,  муниципальным образованием и  субъектом Российской Федерации  на архивные документы, созданные  до образования, объединения,  разделения или изменения статуса  муниципальных образований и  хранящиеся в муниципальных архивах,  осуществляется в соответствии  с законодательством субъекта  Российской Федерации.¹⁷

 

Архив организации - структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Архивы организаций подразделяются на:

- передающие свои документы  в архивные учреждения на постоянное  хранение ;

- не передающие свои  документы в архивные учреждения  на постоянное хранение.

Согласно Федеральному закону от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" государственные  органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, передающие свои документы на постоянное хранение в государственные и муниципальные  архивы, выступают источниками комплектования этих архивов. Государственные и  муниципальные архивы составляют списки источников комплектования. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.

Статья 9. Архивные документы, относящиеся к частной собственности

К частной собственности  относятся архивные документы:

1) организаций, действующих  на территории Российской Федерации  и не являющихся государственными  или муниципальными, в том числе  общественных объединений со  дня их регистрации в соответствии  с законодательством Российской  Федерации об общественных объединениях  и религиозных объединений после  отделения церкви от государства  (далее - негосударственные организации);

2) созданные гражданами или законно приобретенные ими.¹⁸

 

 

3.Определение и структура Архивного фонда России

Архивный фонд Российской Федерации – это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению¹⁹.

Статья 5.Состав Архивного фонда Российской Федерации

В состав Архивного фонда  Российской Федерации входят находящиеся  на территории Российской Федерации  архивные документы независимо от источника  их происхождения, времени и способа  создания, вида носителя, форм собственности  и места хранения, в том числе  юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических  работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.²⁰

Документ Архивного  фонда РФ – архивный документ прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.²¹

Статья 6.Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации

1. Архивные документы  включаются в состав Архивного  фонда Российской Федерации на  основании экспертизы ценности  документов.

2. Решение научно-методических  вопросов, связанных с экспертизой  ценности документов и включением  их в состав Архивного фонда  Российской Федерации, а также  с определением в его составе  особо ценных документов, в том  числе уникальных документов, осуществляется  центральной экспертно-проверочной  комиссией специально уполномоченного  Правительством Российской Федерации  федерального органа исполнительной  власти.

3. Специально уполномоченный  Правительством Российской Федерации  федеральный орган исполнительной  власти утверждает перечни типовых  архивных документов с указанием  сроков их хранения.

4. Решение вопросов о  включении в состав Архивного  фонда Российской Федерации конкретных  документов осуществляется экспертно-проверочными  комиссиями федеральных государственных  архивов и уполномоченных органов  исполнительной власти субъектов  Российской Федерации в области  архивного дела в пределах  их компетенции.

5. Экспертиза ценности  документов осуществляется уполномоченным  органом исполнительной власти  субъекта Российской Федерации  в области архивного дела, государственным,  муниципальным архивом совместно  с собственником или владельцем  архивных документов.

6. Экспертизе ценности  документов подлежат все документы  на носителях любого вида, находящиеся  в федеральной собственности,  собственности субъекта Российской  Федерации или муниципальной  собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

7. Включение документов, находящихся в частной собственности,  в состав Архивного фонда Российской  Федерации осуществляется на  основании экспертизы ценности  документов и оформляется договором  между собственником или владельцем  архивных документов и государственным  или муниципальным архивом (органом  местного самоуправления муниципального  района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией  Российской академии наук. В данном  договоре указываются обязанности  собственника или владельца архивных  документов по хранению, учету  и использованию документов Архивного  фонда Российской Федерации.²²

Работа по распределению  документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого  архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. При организации архивных фондов и архивных документов учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации, а также другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда РФ зависит успех поиска документов.

В архивоведческой литературе синонимами термина организация являются термины классификация и систематизация документов и дел.

Классификация – это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними.

Систематизация – это физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов.

Организация документов и  дел в современном понимании  предполагает единство двух процессов  – классификации и систематизации документов.

Организация документов и  дел Архивного фонда страны осуществляется по трем уровням:

1. в пределах Архивного фонда РФ;
2. в пределах архива;
3. в пределах архивного фонда.²³

Статья 22. Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение

Федеральный закон устанавливает  следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ в архивах организаций-источников комплектования до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

1) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации  документов федеральных органов  государственной власти, иных государственных  органов Российской Федерации  (в том числе органов прокуратуры  Российской Федерации, Центральной  избирательной комиссии Российской  Федерации, Счетной палаты Российской  Федерации, Центрального банка  Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации  документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;

2) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации  документов органов государственной  власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;

3) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

4) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации  отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

б) документов по личному  составу, записей нотариальных действий, нехозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

г) технологической и конструкторской  документации - 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

е) научной документации - 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;

з) видео- и фонодокументов - 3 года.²⁴

Объем Архивного фонда Российской Федерации составляет более 600 млн. единиц хранения на различных носителях, или более 8,5 тыс. км архивных полок.

Документы Архивного фонда Российской Федерации в законодательно определенном порядке хранятся: в постоянно федеральных государственных архивах субъектов РФ  , муниципальных архивах, федеральных и других государственных и муниципальных библиотеках и музеях, а также в организациях Российской академии наук; временно в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования; на депозитарном хранении в ряде федеральных органов исполнительной власти и федеральных организаций, перечень которых утвержден постановлением Правительства Российской Федерации № 808 от 27 декабря 2006 г.

Ежегодно объем документов Архивного  фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных  архивах, увеличивается в среднем  на 1,7 млн единиц хранения.²⁵

Обеспечивая вечное хранение и использование документов Архивного  фонда Российской Федерации, архивы способствуют укреплению федерализма, формированию гражданского общества, становлению правового государства, предотвращению конфликтов, формированию демократического имиджа нашей страны на международной арене, воспитанию россиян в духе гражданственности, патриотизма, толерантности.²⁶

 

4. Определение и структура архивного фонда организации.

Архивным фондом организации или лица – вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя.

Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. Документальный фонд лица – личный архив.

Архивный фонд организации  или учреждения – это архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения.