Організація діяльності державної служби

У зв’язку з  затвердженням УСОРД та УСПОД  уніфікованих форм наказів по особовому  складу не допускається застосування записок по особовому складу, які мали силу наказу та раніше широко використовувались в роботі відділу кадрів, як розпорядчих документів. Накази по особовому складу є підставою для внесення відповідних записів у трудові книжки робітників та службовців. Відповідно до наказів складаються або коректуються первинні облікові документи, призначені для накопичення даних щодо складу та руху кадрів.

При оформленні громадянина на тимчасову роботу в суб’єкт недержавної сфери  одночасно з виданням наказу може складатись та підписуватись трудовий контракт (договір), в якому детально обговорюються обов’язки та права сторін, їх відповідальність та можливі юридичні санкції.

Трудові контракти, як правило, мають досить уніфіковану  структуру тексту та будуються за розділами.

Наприклад:

- предмет контракту;

- умови контракту (обумовлення конкретних посадових або функціональних обов’язків кожного робітника);

- умови оплати  праці;

- режим праці та відпочинку;

- права та  обов’язки сторін;

- відповідальність  сторін;

- термін дії  контракту,

- умови його  зміни та розірвання;

- додаткові умови;

- юридичні адреси  сторін;

- дані про  робітника.

Останні два  розділи не є обов’язковими. Дані, що містяться в них, можуть бути зазначені  в преамбулі контракту та оформлені  в складі реквізиту “Підписи сторін”. УСОРД передбачено, що вихідна інформація про прийнятого на роботу співробітника фіксується в анкеті, а всі наступні зміни в його анкетно-біографічних даних та трудовій діяльності – в доповненні до анкети. Анкета та доповнення до анкети мають типову форму і можуть використовуватись як в традиційній (ручній) системі збору та узагальнення необхідних даних, так і служити вхідними документами автоматизованих систем (підсистем) опрацювання кадрової інформації. Анкета складається з 53 пунктів, що відображають загальні біографічні дані про співробітника, дані про освіту, професію, наукову працю, сімейний стан тощо. 15 пунктів анкети резервуються для додаткових показників, специфічних для конкретного суб’єкта.

У багатьох суб’єктах  замість анкети використовується немашинно  орієнтований традиційний особовий листок по обліку кадрів, що виконує аналогічну анкеті функцію накопичувача вихідної облікової інформації. Інформація, що редагується, фіксується в доповненні до особового листка. Особовий листок містить 19 основних анкетно-біографічних показників (пунктів).

Заповнений особовий листок разом з іншими документами  працівника (копія диплома про  освіту, перелік наукових праць та ін.) складають особову справу, яка  ведеться у відділі кадрів. У відділі  кадрів зберігаються також трудові  книжки робітників та службовців.

Характеристика  – це документ, в якому дається  оцінка ділових і моральних якостей  особи – працівника (учня, студента).

Характеристика, оформлена належним чином, вважається офіційним документом. її видає адміністрація  підприємства (організації, установи, навчального закладу) своєму працівникові (учневі, студентові, практикантові). Характеристики подаються при вступі до навчального закладу (при потребі), оформленні відрядження на роботу за кордон, при атестаціях, представленні до нагороди тощо.

Характеристики  оформляють на загальних бланках  або чистих аркушах паперу формату  А4.

Елементи характеристики:

- назва виду  документа (ХАРАКТЕРИСТИКА);

- текст (текст  характеристики можна поділити  на чотири частини. У першій  частині наводять анкетні дані особи, на яку складають характеристику. їх друкують на 2-3 інтервали нижче від слова “ХАРАКТЕРИСТИКА”, через 1,0-1,5 інтервалу, відступивши від 4-го положення табулятора на 3 -4 пробіли. Спочатку великими літерами зазначають прізвище, ім’я, по батькові особи у формі родового відмінка, рік народження, освіту, далі, звичайним шрифтом – посаду, вчений ступінь і звання (якщо є). Анкетну частину допускається розташовувати по центру, нижче від слова “ХАРАКТЕРИСТИКА”. У другій частині наводять відомості про трудову діяльність особи: спеціальність, посада, з якого часу працює на даному підприємстві, відомості про просування по службі, рівень професійної майстерності і т.под. Для студентів (учнів) зазначають: з якого періоду навчаються, за якою спеціальністю, відомості про переведення на інший факультет, ставлення до навчання тощо. У третій частині дають оцінку ділових і моральних якостей особи – її ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, участь у громадському житті колективу, відносини з іншими членами колективу. Також наводять відомості про урядові нагороди, заохочення (стягнення) тощо. У четвертій (заключній) частині роблять висновки, а також зазначають, куди подаватиметься характеристика. Якщо характеристика складається на працівника, що звільнився, або на випускника навчального закладу, то текст викладається у формі минулого часу, а якщо на момент складання характеристики працівник ще працює або студент навчається, то у формі теперішнього часу);

- підпис (як правило,  характеристику підписують керівник підприємства (організації, установи), керівник структурного підрозділу та голова громадської організації (перші два підписи вважаються обов’язковими));

- відбиток гербової  печатки чи круглої, що прирівнюється  до гербової.

Нижче підпису  на відстані 2-3 інтервали від нульового положення табулятора ставлять дату підписання характеристики.

Завірену характеристику видають особисто працівникові (учневі, студентові) або надсилають до установи (організації, підприємства), яка її вимагала.

Автобіографія (від грец. autos – сам, bios – життя, grapho -пишу) – це виклад основних фактів своєї біографії.

Автобіографію складають у довільній формі, однак в ній обов’язково мають  бути певні складові та реквізити. Оформляють автобіографію або на чистому  аркуші паперу, або розграфленому, або трафаретному бланку, при влаштуванні на роботу чи вступі до навчального закладу. Всі відомості про себе викладають у розповідній формі від першої особи у хронологічній послідовності (із зазначенням місяця й року) таким чином, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, кваліфікацію та громадську діяльність автора.

Існують такі види автобіографії: автобіо граф ія-розпов і дь, яку складають в описовій формі; автобіо граф і я-документ, в якій точно викладають факти.

В автобіографії-документі наводять такі відомості:

- назва виду  документа (АВТОБІОГРАФІЯ);

- прізвище, ім’я, по батькові автора (теперішні  та колишні, якщо були зміни);

- число, місяць, рік народження;

- місце народження;

- соціальне походження;

- відомості про  батьків (прізвище, ім’я, по батькові теперішні та колишні (якщо були зміни), дати народження (смерті), де та ким працюють; якщо не працюють, то зазначають останнє місце роботи, вказують, що тепер не працюють або на пенсії);

- освіта та  спеціальність за дипломом;

- трудова діяльність;

- останнє місце  роботи (місце навчання), посада;

- нагороди й  заохочення;

- участь у  громадському житті;

- сімейний стан  і склад сім’ї;

- паспортні дані, домашня адреса й номер телефону.

Нижче від текстової  частини проставляють дату складання автобіографії (ліворуч) та підписуються (праворуч).

Автобіографія зберігається в особовій справі.

Якщо автобіографію  пишуть на трафаретному бланку, то висвітлюють  деякі додаткові питання: судимість, участь у воєнних діях тощо.

Використана література:

Балабанова Л.В. Організація праці менеджера: підручник / Л.В.Балабанова, О.В.Сардак. – 2-ге вид., перероб. та доп. – К.: ВД «Професіонал», 2007. – 416 с.

Державний класифікатор управлінської документації   ДК 010–98: Наказ Держстандарту України від 31 грудня 1998 р. № 1024 // [Електронний ресурс]. – Режим доступу:  http://www.dilovy.org.ua/index.php?option

Діденко А.Н. Сучасне діловодство: посібник / А.Н.Діденко. – 6-те вид., переробл. і доповн. – К.: Либідь, 2010. – 480 с.

Діловодство у державних установах: зб. інструкцій / Є.К.Пашутинський (упоряд.). – К.: КНТ 2009. – 593 с.

ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять. – К.: Держспоживтандарт України, 2005.

ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. – К.: Держстандарт України, 2003. Савицький В.Т. Документаційне забезпечення діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування України : Монографія / За ред. д. н. дер. упр., проф. Олуйка В.М. / В.Т. Савицький. – К: КНТ, 2008. – 324 с.