Організація діяльності державної служби

Слід  відмітити, що за кордоном широко використовується такий стимул у професійному розвитку, як підвищення по службі.

Наприклад, у Німеччині працівники державної служби поділяються на три  категорії: чиновники; державні службовці; державні робітники.

Зарахування на службу простого рангу чиновників не потребує спеціальної освіти, а для того, щоб вступити на службу середнього рангу, потрібно пройти спеціальну підготовку терміном не менше одного року та скласти кваліфікаційний іспит, що дає допуск до служби. Для того щоб вступити на службу підвищеного рангу, необхідно мати вищу освіту, пройти підготовчу службу терміном три роки та скласти іспит-допуск. Для заміщення посади вищого рангу потрібна вища освіта, проходження дворічної спеціальної підготовки та складання державного іспиту на посаду.

Особливістю служби в статусі чиновника є той факт, що чиновника призивають на державну службу не для виконання конкретного виду діяльності на тому чи іншому місці, а призивають на службу відповідного рангу, що означає можливе переміщення в рамках рангу як по горизонталі, так і по вертикалі.

На  сьогоднішній день в  Україні створена система професійного розвитку державних  службовців, але вона потребує удосконалення. Стимулюючим фактором в підвищенні свого  професійного розвитку є насамперед вимоги до громадян, які  претендують на ту чи іншу посаду на державній службі.

Згідно  із Законом України "Про  державну службу", державні службовці  підвищують свою кваліфікацію постійно, як правило, не рідше одного разу на п’ять років. Результати навчання й підвищення кваліфікації є однією з підстав для просування по службі.

Один  з основних стимулів професійного розвитку персоналу – оплата праці, яка є джерелом задоволення більшості потреб за А. Маслоу та одним з підтримуючих факторів за Ф. Герцбергом. В наших умовах, умовах нестабільного розвитку, оплата праці – головний стимул для більшості державних службовців як в підвищенні ефективності праці, так і в професійному розвитку.

Стимулюючим фактором в професійному розвитку персоналу  є наявність системи  освітніх закладів відповідного профілю, оснащених  необхідною навчально-матеріальною базою, що мають наукову базу високого рівня.

Разом з тим, тільки освітні  заклади нового типу, що мають висококваліфікований професорсько-викладацький склад, наукову та навчально-матеріальну  базу, оснащені сучасною комп’ютерною технікою, мають можливість надавати якісну підготовку державним службовцям, які повинні відповідати сучасним вимогам.

Державна  служба, побудована на засадах кар’єрного розвитку, потребує іншої системи  підготовки ніж та, що побудована на системі  посад. У першому випадку передбачається така система підготовки, яка надає можливості для професійного розвитку і кар’єрного просування. Якщо державна служба побудована на системі посад, така підготовка є менш важливою, оскільки спеціалісти приймаються на певну посаду, і кар’єрний розвиток цією системою, як правило, не передбачений.

У системі кар’єрного розвитку першочергове значення має початкова  підготовка, а також  адаптаційна підготовка. Державні службовці, які вперше приймаються на державну службу, не мають спеціальної підготовки для виконання своїх обов’язків. Початкова підготовка спрямована на отримання загальних знань і навичок, необхідних для роботи у державній службі. Адаптаційні програми надають спеціальну підготовку для виконання нових функцій після або до переводу на іншу чи вищу посаду. У системі посад підготовка може бути менш важливою, оскільки спеціалісти приймаються на конкретну посаду. Однак навіть таким спеціалістам може бути потрібна підготовка впродовж їхнього трудового стажу для вдосконалення навичок з огляду на нові технології або інші інновації .

Підводячи підсумок, можна зробити  висновок, що професіоналізм і ефективність органів  державного управління значною мірою  залежать від організації  їх професійної кар’єри. Справді, перспективи  кар’єрного розвитку є одним з головних чинників для утримання кращих працівників на державній службі, тому загальною тенденцією є той факт, що найчастіше державні органи залишають молоді і найбільш освічені кадри, а врахування їх професійних якостей під час просування по службі – головний мотивуючий фактор для поліпшення успіхів і кваліфікацій .

Основними критеріями просування державних службовців по службі та оплати їхньої праці мають  бути результати успішної професійної підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації.

Головною  умовою професіоналізації  державної служби і мотивації державних  службовців є гідна  оцінка їх заслуг у  процесі розвитку службової кар’єри. Ця оцінка відбувається шляхом встановлення відповідної системи  оцінювання, яка дозволяє приймати рішення щодо кар’єри на основі справедливої оцінки якостей і професійних досягнень працівників та забезпечує просування працівників лише за умови об’єктивного визнання їх компетенції.

Дискусійним є питання стосовно встановлення заробітної плати і премії лише у відповідності до сталих критеріїв (вислуга років, ранг тощо) абсолютно без врахування професійних якостей державного службовця, досягнутих в роботі результатів, без його мотивації, можливо доцільним є запровадження процентного співвідношення між оплатою праці і заслугами з метою підвищення мотивації державних службовців. Процес справедливого розподілу надбавок до заробітної плати можливий лише за умови об’єктивізації процедури атестаційної оцінки державних службовців.

Ефективним  методом стимулювання персоналу до роботи є інформування його про те, що чекає від нього керівництво установи. Кожний державний службовець відчуває потребу того, щоб те, що він робить, було позитивно чи негативно оцінено. Це дозволяє йому корегувати свою діяльність.

Таким чином, мотивація за компонентним складом і структурою є складною, забезпечує належну службову діяльність, сприяє професійному вдосконаленню та кар’єрному розвитку державних службовців.

Вона  включає: справедливу, прозору та зрозумілу  оплату праці; посаду і посадове просування; фахову підготовленість, відповідність службовій діяльності; соціальну захищеність; об’єктивну і справедливу оцінку особистих професійних досягнень; суспільний імідж і престиж, умови для ініціативної, творчої, самостійної діяльності в межах посадових повноважень, функцій і завдань; матеріально-технічні та морально-психологічні умови роботи; почуття належності до професійного колективу, команди; безпосередню взаємодію кадрових служб з керівництвом організації.

У цілому підвищення професійної  компетентності та кар’єрного зростання державних службовців за допомогою мотивації відіграють значну роль у системі державного управління, стимулюють до сумлінної та ініціативної праці державних службовців, що призводить до покращення суспільних відносин у нашій державі.

Викристана література

1. Служебная карьера / Кол. авт.; Кер. – Е. В. Охотский. – М.: ОАО Изд-во Экономика, 1998. – 302 с.
2. Слюсаренко О. Мотивація як умова і чинник професійного удосконалення та кар’єрного розвитку державних службовців // Проблеми трансформації системи державного управління в умовах політичної реформи в Україні: Матеріали наук. -практ. конф., м. Київ, 31 трав. 2006 р.: У 2 т. / За заг. ред.. О. Ю. Оболенського, В. М. Князєва – К.: Вид-во НАДУ, 2006. – Т. 1. – С. 387–389.
3.   Конституція України (Основний Закон): Прийнята на п’ятій сесії Верховної Ради України 28.06.1996 р. - Х.: Фоліо, 2005. – 48 с.
4. Закон України „Про державну службу” від 16.12.1993 р. // Відомості Верховної Ради України. – 1993. - N 52, - Ст.490.
5. Закон України „Про державні нагороди” // Відомості Верховної Ради України. – 2000. - N 21, - С.162.

3. Поняття, правила складання і оформлення основних видів документів з управляння кадрами.

До складу уніфікованної  системи організаційно-розпорядчої  документації (далі по тексту- УСОРД) входить підсистема уніфікованих форм документів із забезпечення кадрами органів управління. Кадрові документи не виділяються в самостійну систему документації у зв’язку з їх органічним зв’язком за видами, методами складання, оформлення та зберігання з організаційно-розпорядчими документами.

Призначення кадрових організаційно-розпорядчих документів полягає у тому, що вони юридично закріплюють трудові правовідносини громадян з суб’єктами. УСОРД регламентує  зміст та форму уніфікованих документів, якими оформлюється приймання на роботу (анкети, доповнення до анкети, наказу про приймання на роботу), переведення на іншу роботу (заяви, представлення, наказу про переведення на іншу роботу), звільнення (заяви, наказу про звільнення), надання відпусток (графіка відпусток, заяви, наказу про надання відпустки), заохочення (представлення наказу про заохочення), дисциплінарного стягнення (пояснювальної записки, доповідної записки про порушення, наказу про накладення дисциплінарного стягнення).

Найважливішим кадровим організаційно-розпорядчим документом є наказ по особовому складу. Видання наказів по особовому складу обов’язкове у таких випадках: при призначенні робітників на посаду, звільненні з посади та переміщеннях по службі, при заохоченні та накладанні дисциплінарних стягнень, при впровадженні єдиних та типових норм виробітку (обслуговування), тарифно-кваліфікаційних довідників, затвердженні систем оплати праці робітників, у випадках преміювання робітників та сплати одночасних грошових винагород, при отриманні та підвищенні кваліфікації, визначенні розрядів, класності, а, також при наданні відпустки, зміні прізвища тощо.

Накази по особовому  складу готуються спільно відділом (управлінням) кадрів (служби роботи з  персоналом) та зацікавленими структурними підрозділами. У встановлених законодавством випадках накази повинні мати гриф затвердження профспілковими органами.

За структурою накази по особовому складу можуть бути простими та складними. Простий  наказ складається з розпорядчого пункту (розпорядчої дії)— Призначити, Прийняти, Перевести, Звільнити, Вважати та ін. Якщо наказ стосується однієї особи, то він називається індивідуальним, якщо кількох – зведеним. Об’єднання в наказі кількох розпорядчих пунктів робить наказ складним. Незважаючи на значну практику використання складних наказів по особовому складу, слід враховувати, що вони не тільки не забезпечують належної оперативності ручного пошуку інформації в процесі довідкової та контрольної роботи, але й заважають втіленню автоматизованих систем опрацювання кадрової інформації. У зв’язку з цим у суб’єктах все інтенсивніше втілюються прості за структурою накази по особовому складу як традиційної форми, так і машинно орієнтовані.

У багатьох суб’єктах  накази по особовому складу мають  традиційну текстову форму. Склад реквізитів такого наказу та порядок їх оформлення визначає ДСТУ 4163-2003. Змістова частина наказу містить визначення розпорядчої дії, прізвище, ім’я, по батькові громадянина (якщо наказ зведений, то прізвища розміщуються в алфавітному порядку), посаду (професію, спеціальність), місце роботи (найменування структурного підрозділу), дату та інші обов’язкові дані (наприклад, умови оплати та характер праці при прийманні на роботу, причина звільнення та ін.). Нижче вказується підстава – найменування документа (документів), відповідно до якого даний пункт включений до наказу (заява, подання, доповідна записка, рішення колегіального органу та ін.) із зазначенням виду документа, дати та автора резолюції. Відсутність у наказі будь-яких необхідних даних знижує його юридичну силу.

Наприклад:

Винятковою особливістю  наказу по особовому складу є те, що він виконує двобічну роль в  процедурі документування конкретної правової дії: з одного боку, наказ  свідчить, підтверджує наявність  юридичного факту виникнення, зміни або припинення трудового договору, тобто цей документ є розпорядчим; з другого боку, наказ реєструє цей факт, тобто виступає в ролі первинного облікового документа та породжує технологічний ланцюжок інших облікових та звітних кадрових документів. Тому наказ по особовому складу як вид документа може входити одночасно не тільки в УСОРД, але й в Уніфіковану систему первинної облікової документації (УСПОД).Загальнодержавний класифікатор управлінської документації (ЗКУД) регламентував індивідуальну та зведену структуру наказів по особовому складу, що входять до УСОРД, та індивідуальну, що входять до УСПОД. Передбачено, що форми наказів УСОРД поширюються на органи державного управління та бюджетні установи. Форми наказів (розпоряджень) УСПОД поширюється на підприємства та організації центрального та місцевого значення.

Індивідуальні накази по особовому складу, що увійшли  в УСПОД, представлені такими типовими міжвідомчими формами: наказом (розпорядженням) про приймання на роботу – формою № Т-1, наказом (розпорядженням) про переведення на іншу роботу – формою № Т-5, наказом (розпорядженням) про припинення дії трудового договору – формою № Т-8, запискою про надання відпустки – формою № Т-6.

Кожна типова форма  окрім основної інформації містить  додаткові інформаційні розділи процедурного характеру, які відображались раніше у допоміжних документах – різних листках погоджень, медичного огляду, інструктажу тощо. Відповідно до цього змістова частина типової форми розділена на предметні зони, які мають вигляд анкет та горизонтальної таблиці або заповнюються взаємопов’язаним текстом (наприклад, текстом заяви про звільнення).