Организация поисковой системы по документам

     1.Поле Тематика. Словарь этого поля представляет собой рубрикатор, который был разработан специально для рассматриваемой системы. Он является основанием для классификации, как по виду деятельности, так и по видам документов (отчетность, документы по инвентаризации, организационные, распорядительные документы и т. д.). Практика показывает, что такое "смешение" оправдывает

     себя  в рамках системы с подобной информацией.

     Для просмотра и выбора рубрики необходимо дважды щелкнуть мышью по полю. Тематика и в появившемся диалоговом окне выбрать необходимую рубрику. Рассмотрим пример поиска с использованием поля Тематика. Например, давайте найдем шаблоны Деловой переписки. Для этого:

     1.  В поле Тематика выберем рубрику  Деловая переписка (щелкнув два  раза по полю мышью).

     2.  В появившемся окне Тематика  найдем рубрику Деловая переписка,  затем в этом окне щелкнуть по кнопке Выбрать

     3. В результате, в окне База данных  Деловые Бумаги отображается  количество документов соответствующих запросу (в нашем случае - 28 документов).

     4.  Нажмем кнопку – Поиск в  окне База данных Деловые Бумаги

     5.  В результате получаем список  документов, соответствующих запросу.

     6. Для входа в текст требуемой  формы необходимо дважды щелкнуть  клавишей мыши по выбранному документу (например, письмо иностранному партнеру).  

     В результате на экране появится форма письма, предлагаемая системой.

     2.Поле Тип документа. Значениями этого поля являются типы документов, а именно:

     1.договор, справка, заявление, отчет, расчет, протокол и т. п. Использование данного поля позволяет сразу ограничивать список требуемых документов, если известен тип документа. Например, необходимо найти форму приказа о проведении инвентаризации имущества. Для этого:

     1.  В поле Тематика выберем рубрику  ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ.

     2.  Поле Тип документа введем  или выберем из списка (после  двойного нажатия на поле Тип документа) слово ПРИКАЗ,

     3.  Нажав кнопку найдем документ  Приказ о проведении инвентаризации, форм № ИНВ-22.

     4. Дважды щелкнув мышью по документу  "Приказе ...", войдем в документ.

     3.Поле Разработчик Значениями этого поля являются либо названия органов власти, которые разработали или утвердили соответствующий документ (например, Министерство финансов РФ), либо названия профессиональных объединений или фирм, предоставивших соответствующие документы.

     Данное  поле удобно при поиске, когда надо найти утвержденную форму, но известен лишь орган утвердивший ее. Поиски по этому полю проводятся аналогично описанным выше.

     4.Поле Источник. Значениями этого поля являются либо название профессионального объединения или фирмы, предоставивших документ, либо наименование официального документа, которым введена форма документа.. Например, необходимо найти формы отчетности, введенные Постановлением Госкомстат РФ от 08.08.96 № 96. Для этого:

     1. Войдем в словарь поля Источник, нажмем кнопку Найти..., зададим  поисковое выражение ГОСКОМСТАТ РФ ОТ 08.08.96, проверим направление поиска вниз и нажмем кнопку Искать. Выбер* Постановление Госкомстата РФ № 96.

     2. Сформируем список документов  по данному запросу.

     Для просмотра формы необходимо дважды щелкнуть мышью по найденному документу.

     5.Поле Дата последнего изменения. Это попе введено по просьбам пользователей. Значениями поля являются даты последнего изменения текста соответствующего документа. Данное поле, в частности, позволяет найти документы, измененные после какой-то даты. Поиск осуществляется способами, описанными выше.

     6.Поле Текст. Данное поле позволяет осуществлять контекстный поиск по текстам документов. Работа с ним ничем не отличается от работы с полем Текст документа СПС Консультант Плюс.

     Одним из важнейших направлений своей  деятельности компания "Консультант  Плюс" считает активное содействие созданию единого информационно-правового  пространства в нашей стране. Системы  КонсультантПлюс включает всё законодательство Российской Федерации: от основополагающих документов, затрагивающих интересы всех предприятий и граждан, - до ведомственных и узкоотраслевых актов, регулирующих деятельность отдельных  категорий предприятий и граждан. 

     Всего в справочные системы КонсультантПлюс  входит более 700000 документов. Сегодня  это крупнейший информационный банк, который может быть передан пользователю. При этом системы КонсультантПлюс отличаются тем, что не имеют технологических ограничений на включение огромных объёмов новой информации. Каждый месяц в системы передается до 10 000 новых документов. « Консультант плюс» помогает в ежедневной передачи информации:

     1.Из  органов власти - в "Консультант  Плюс":

     Ежедневная  передача новых документов в компанию "Консультант Плюс" гарантирована  системой прямых договоров об информационном обмене с органами власти и управления, которым "Консультант Плюс" оказывает информационную поддержку. Специалисты компании осуществляют постоянные контакты с этими ведомствами и обеспечивают бесперебойное получение новых документов.

     2.Из  компании "Консультант Плюс" - в региональные центры:

     После юридической обработки и проверки электронного теста, исключающей возможность  ошибок и опечаток, ежедневно в 13:00 новая информация передается во все  регионы страны. В тот же день средствами телекоммуникаций документы  могут быть переданы пользователю.

     3.Из  региональных центров - на компьютер  пользователя:

     Специалистами КонсультантПлюс создана технология динамической актуализации данных на компьютере пользователя. Эта технология позволяет передать только новую  информацию. Приблизительно 90% пополнения состовляют тексты документов и изменений. Служебная информация (индексные  файлы) автоматически строится на компьютере. Такой порядок обновления не требует  переустановки базы данных на компьютере, экономит время и средства пользователя, причем вся процедура обновления системы занимает всего несколько минут.

     Программа предоставляет варианты обновления информации. По своему желанию любой  пользователь может выбрать для  себя наиболее удобную схему обновления информации.

     1.Ежедневное  обновление:

     Ежедневное  обновление производится с использованием средств телекоммуникаций. При этом часто новая информация приходит к пользователю быстрее, чем через  ведомственные рассылки и публикации в прессе. При таком варианте обновления в офис пользователя один или два  раза в неделю приезжает сервисный  инженер обслуживающего центра Сети КонсультантПлюс и производит обновление информации с переносного носителя.

     2.Простота и удобство работы в системе

     Одной из причин, по которой системы КонсультантПлюс  используются как опытными, так и  начинающими пользователями, является лёгкость и простота в работе. Системы  КонсультантПлюс предоставляют  богатейшие возможности для поиска документов и анализа законодательства. Интуитивно понятные принципы общения  с системой позволяют даже неподготовленному  пользователю освоить базовые операции работы с системой после 20 минут  предварительного обучения. 
 

     4.Поиск документа

     Поисковые возможности систем КонсультантПлюс  позволяют найти документ по любым  характеристикам:

     -поиск по реквизитам документа

     -поиск по тематике

     -интеллектуальный поиск по текстам документов

     -поиск по названию

     -поиск по ключевым словам

     Кроме этого:

     одновременный поиск документов по нескольким базам : если у пользователя установлено несколько систем «КонсультантПлюс», то поиск документов возможен в нескольких базах одновременно.

     Формирование  собственного рабочего пространства: пользователь может самостоятельно сформировать удобное для себя рабочее  пространство, используя возможности  «КонсультантПлюс.» Это создание папок и закладок и индивидуальных настроек.

     -работа с текстами:

     -строка предупреждения о текущем состоянии документа

     -многооконный режим просмотра

     -поиск фрагмента текста

     -справка

     -ссылки

     -печать и запись в файл

     -постоянная подсказка

     прямой  экспорт текстов и таблиц в Microsoft Word: пользователь получает возможность создать в Microsoft Word свои документы с цитатами из нормативных актов и применять типовые формы и бланки из базы данных.

     Удобство  работы с «Консультант Плюс» оценила данная организация. Программа ускоряет процесс поиска документов, помогает в деловой переписке и составлении документов, информирует о нововведениях в законодательной базе. 
 
 
 
 
 

     Заключение

     В настоящее время наличие успешно  действующей электронной  информационно поисковой системы в делопроизводстве и документообороте говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

     Информационно-поисковая система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

     В нашей курсовой работе «Организация поисковых систем по документам» мы:

     1.проанализировали  информационно-поисковые системы для электронных и бумажных документов.

     2. описали историю создания архивов, их развитие от древних времен до постиндустриального общества.

     3. донесли до сведения о принципах работы информационно поисковых систем в электронном документообороте. Для более полного представления о работе электронных поисковых систем мы привели примеры таких систем как: «Гарант Консультант», «Парк» и «Банк правовых актов».

     4. мы рассмотрели информационно-поисковые системы на примере организации «Кофебук 1.1». Провели подробный анализ документации компании за последние три года, объяснили принципы регистрации документов. Проинформировали о информационно поисковой системе «Консультант Плюс», которая используется в этой организации. Мы подробнейшим образом рассказали о продукте и принципе работы на месте. При написании работы мы руководствовались целями и задачами, поставленными во введении. На данный момент наша основная цель достигнута и задачи реализованы.

          В заключение хочется отметить  что, внедрение электронных поисковых систем обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок.

     Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации,  а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  использованной литературы 

     1.Воробьев Г.Г. Твоя информационная культура \Г.Г.Воробьев. - М.: Мол. гвардия, 2008г. - 303 с.

     2.Кинг Э. Как пользоваться библиотекой \Э.Кинг. - Челябинск, 2008г.