Организация поисковой системы по документам

     10) Губернские исторические архивы.

     В новейшее время администрация архивного  дела согласно указаниям и данным науки об архивах стремятся:

     1) все существующие в стране  архивы (правительственные, общинные  и общественные) привести в надлежащий  порядок, установив точные правила  относительно устройства архива  и порядка ведения дел, и  поставить за всеми архивами  правительственный надзор;

     2) все исторические архивы связать  в одно целое, установив точный  порядок выделения из всех  текущих архивов документов в  ближайший исторический архив,  создавая для достижения этой  цели центральное управление  историческими архивами;

     3) при центральном управлении сосредоточить  общий инвентарь всех документов, хранящихся во всех исторических  архивах;

     4) завязать сношения с центральными  управлениями исторических архивов  других государств, чтобы могло  родиться единение исторических  архивов целого мира, обеспечивающее  возможность собрать полные исторические  данные по вопросам, занимающим  правительства или учёных.

     В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории России архивные документы  независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места  хранения, в том числе юридические  акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты опытно-конструкторских  и технологических работ, градостроительная  документация, кино-, фото-, видео- и фотодокументы, электронные и телеметрические документы, переписи, рисунки, чертежи, схемы, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

     Архивный  фонд Российской Федерации делится  на две большие части — государственную  и негосударственную. 

       В настоящее время хранение государственной части Архивного фонда РФ осуществляется государственными и ведомственными архивами. Государственные архивы подразделяются на федеральные и субъектов федерации. Федеральные архивы осуществляют хранение документов в строгом соответствии с профилем архива и списками источников комплектования. Государственные архивы имеются в каждом городе. Самые крупные из них Государственный архив Российской Федерации, Российский государственный исторический архив, Российский государственный архив литературы и искусства и др.

     Ведомственные архивы подразделяются на 5 групп:

     архив организации;

     центральный архив;

     центральный отраслевой архив;

     объединённый  ведомственный архив;

     объединённый  межведомственный архив.

     К ведомственным архивам так же относятся:

     - архивы органов записи актов  гражданского состояния (ЗАГС) в  субъектах Российской Федерации

     -архивы  железных дорог (по региональным  управлениям железных дорог).

     Архивы  на данный момент играют основную роль в хранении информации. Несмотря на быстрый темп развития информационно-поисковый систем, электронного документооборота и технологий Internet бумажный документооборот и архивы не могут быть вытеснены до конца по некоторым причинам:

1. Удобство хранения документов на длительное время в картотеках архивов с использованием определенной температуры для поддержания качества бумаги.
2. Архивы являются центрами хранения исторических документов, чертежей, фотодокументов и др.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.2 Электронные поисковые системы в делопроизводстве. 

     Поисковая система – это система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций. Это так же организованная совокупность программно – технических и других вспомогательных средств, технологических процессов обеспечивающих сбор, представление и накопление информационных ресурсов в разных предметных областях, поиск и выдачу сведений, необходимых для удовлетворения информационных потребностей установленного контингента пользователей .

     В работе поисковый процесс представлен  четырьмя стадиями:  

     1.формулировка (происходит до начала поиска);

     2.действие (начинающийся поиск);

     3.обзор результатов (результат, который пользователь видит после поиска);

     4.усовершенствование (после обзора результатов и перед возвращением к поиску с иной формулировкой той же потребности). Более удобная нелинейная схема поиска информации  состоит из следующих этапов:

1. Фиксация информационной потребности на естественном языке;
2. Выбор поисковых сервисов сети и формализация записи информационной потребности на конкретных информационно-поисковых языках (ИПЯ);
3. Выполнение созданных запросов;
4. Предварительная обработка полученных списков ссылок на документы;
5. Обращение по выбранным адресам за искомыми документами;
6. Предварительный просмотр содержимого найденных документов;

         7.Сохранение релевантных документов для последующего изучения;

     8. Извлечение из релевантных документов  ссылок для расширения запроса; 

     9. Изучение всего массива сохраненных  документов;

     10. Если информационная потребность  не полностью удовлетворена, то  возврат к первому этапу.

     Поисковый процесс подразделяется на этапы.

     Первый  этап индексацию всех документов пользователя. В процессе индексации все слова, содержащиеся в документах, разбиваются по следующим семантическим классам, что облегчает поиск документов.

     Второй  этап отправка созданного запроса и  сортировка полученных ссылок.

     Третий  этап – обработка результатов  поиска.

     Поисковые системы заметно облегчают жизнь не только простым пользователям, но и работникам в сфере делопроизводства. В организациях создаются информационно поисковые системы (далее ИПС) ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.  
 
 
 
 
 
 

     1.3 Принцип работы ИПС в делопроизводстве. 

     Организация работы ИПС подразделяется на два этапа:

1. Регистрация документов.
2. Организация поисковой системы по документам.

     Первый  этап представляет собой запись учетных  данных о документе по установленной  форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрации  подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и использования  в справочных целях. Регистрация  документов производится в пределах групп в зависимости от вида документа, автора и содержания. Так, отдельно регистрируются документы, поступившие  из Правительства РФ, приказы руководителя органа (организации) по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная  переписка, обращения граждан. Документы регистрируются в регистрационно-контрольных карточках (РКФ) – традиционного или электронного вида, журналах.

       Поисковая система по документам  включает в себя картотеки  и классификационные справочники.Эффективность  ее работы зависит от классификационных  справочников:

     классификатора  вопросов деятельности органа (организации);

     классификатора  видов документов;

     классификатора  корреспондентов;

     классификатора  резолюций;

     классификатора  исполнителей;

     классификатора  результатов исполнения документов;

     номенклатуры  дел.

     Помимо  перечисленных, в поисковой системе  могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода  и поиска документов и информации. Например, в кадровой службе используются классификатор наград РФ, классификатор  должностей и специальностей, справочник национальностей и т. д. В автоматизированных поисковых системах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т. п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.

     Нужно помнить, что принцип работы ИПС  в делопроизводстве достаточно прост, но имеет определенную специфику  которую должен знать квалифицированный  делопроизводитель. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Раздел  2. Виды поисковых систем по документам.

     2.1 ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА "ПАРК"

      

     Информационная  система "ПАРК" (далее система) представляет собой полнотекстовую онлайновую базу данных, содержащую информацию из различных информационных источников: центральных и региональных информационных агентств, газет, журналов, государственных структур, а также коммерческую информацию, каталоги, справочники и т.д.

     В настоящее время Cистема содержит экономическую, экономико-правовую, общественно-политическую, коммерческую и другие типы информации. Все материалы, размещаемые в Cистеме, представляются в единообразном виде, что дает возможность организовать единый поиск одновременно по всему массиву информации.

           Основные функциональные возможности системы:

     полнотекстовый  контекстный поиск - поиск по словам, содержащимся непосредственно в  теле документа (документами Системы  являются статьи из газет, журналов, сообщения  информационных агентств, поступившие  в Систему);

     поиск по изданиям - получение информации из конкретного источника с возможностью навигации по номерам изданий;

     поиск по датам - выборка информации за любой  интересующий период.

     Информационная  система "Парк" предназначена  для широкого круга пользователей, использующих в своей повседневной деятельности достоверную и оперативную  информацию как из популярных деловых  газет и журналов, так и из специализированных информационных агентств. Система также  будет полезна аналитикам, занимающимся постоянным исследованием предметной области, требующей большого количества структурированной информации за достаточно длительный промежуток времени.

     В настоящий момент количество документов в Системе превышает 2 миллиона 200 тысяч из двухсот сорока изданий. Среди них газеты "КоммерсантЪ", "Ведомости", "Известия", "Независимая  газета", "Время новостей", "Время  МН", "Московские новости", "Московский Комсомолец", "Новая газета", "Комсомольская правда", "Консерватор", "Московская правда", "Труд", "Вечерняя Москва", "Деловая  Москва", журналы "Эксперт", "Итоги", "Деньги", "Власть", "Профиль", "Карьера", "Парадокс", "Новые  рынки", "Экономические стратегии", "КупиДом", "Отечественные записки", "Дипломат", издания для бухгалтеров  и финансовых работников "Налоговый  вестник", "Московский налоговый  курьер", "Российский налоговый  курьер", "Финансовая Россия", "Финансовая газета", "Финансовые известия", "Право и экономика", "Закон", информационные агентства "АК&М", "Финмаркет", "Алгоритм Медиа", "Ореанда", "Эхо Москвы", региональные периодические издания и новости  властных структур. ИС "Парк" позволяет  решать информационные задачи быстро, эффективно и с минимальными затратами.