Организация поисковой системы по документам

     3.2 Регистрация   документации. 

     Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется к «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

     Задачи  регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

     Правила организации регистрации описаны  в Государственной системе документационного обеспечения управления  и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

     Наибольшая  эффективность достигается при  централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

     Децентрализованная  система предполагает регистрацию  документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

     Для ООО «Кофебук 1.1», как для сети ресторанов и кафе, характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику компании, в ней принята смешанная система, прикоторой часть документов регистрируется централизованно секретарями

     Генерального  управления, другая же в структурных  подразделениях и филиалах.

     Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно его секретарем.

     В ООО «Кофебук 1.1» регистрация  входящих документов,  происходит в  следующем порядке:

     1.секретарь-референт разбирает входящую  корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При  этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.

     2.На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

     Регистрация входящих документов ООО «Кофебук 1.1»  осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.

     Форма регистрационного журнала  для входящих документов:

           

     Рисунок 1

              Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа».

     На  исходящих документах Компании проставляется  исходящий регистрационный номер  в соответствии с действующими требованиями.

     Он  располагается в верхнем левом  углу первого листа и  состоит  из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ[70] в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В Компании номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс не входит.

     Регистрация исходящих документов ООО «Кофебук 1.1» ведется в журнале, содержащем следующие графы:

     Рисунок 2.

           В Компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя генерального директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя Компании. 
 

     3.3 ИПС в организации «Кофебук 1.1» 

     Основные  функции системы, помогающие службе ДОУ в данной организации:

     1.Представлены многие типовые формы, используемые в по­вседневной деятельности предприятия;

     2.Представлены документы, из которых пользователь может выбрать стандартные фразы, абзацы или целиком пункты при составлении своих собственных документов.

       В систему также включены общеупотребительные формы и документы, проверенные временем и практикой делового оборота, например гарантийные письма.

     Представленные  в системе документы можно  разделить на две категории:

     1.официально утвержденные формы документов и неофициальные формы документов.

     2.Документы представлены в системе в виде шаблонов (незаполненных форм) или в виде образцов (заполненных форм). 3.Если имеются инструкции или рекомендации по заполнению формы или у документа есть приложения, то это указывается в виде гипертекстовой ссылки.

     Если  типовая форма была изменена, то и в системе форма изменяется. При этом указывается дата редакции официального документа. Другими словами, в системе всегда представлена последняя редакция формы документа.

     В данной организации применяется  система «Консультант плюс» для  облегчения работы с документацией.

     Общероссийская  Сеть КонсультантПлюс - крупнейшая сервисная  сеть, работающая на российском рынке  информационно-правовых услуг. Основной деятельностью Сети является распространение  правовой информации. Для сотен тысяч  российских специалистов марка КонсультантПлюс  неразрывно связана с понятием надежного  информационно-правового обеспечения. За десять лет работы была создана  настоящая индустрия распространения  правовой информации. Координационный  центр Сети разрабатывает программные  продукты и планирует стратегию  их распространения, а непосредственную продажу этих продуктов и их дальнейшее информационное сопровождение на компьютерах  пользователей осуществляют региональные информационные центры (РИЦ), являющиеся самостоятельными компаниями. Сеть КонсультантПлюс  насчитывает 300 РИЦ, которые расположены  в 150 городах России. Они имеют  собственную сервисную структуру, определяют сбытовую и сервисную политику в регионах. К настоящему времени у пользователей установлено и сопровождается 484513 экземпляров систем семейства КонсультантПлюс. К услугам пользователей как базы данных нормативных документов федерального законодательства, так и аналитические системы поддержки принятия решений. Кроме того, в 79 субъектах РФ силами РИЦ Сети КонсультантПлюс ведутся базы данных по региональному законодательству. Всего в справочные системы КонсультантПлюс входит 1122650 документов. На сегодняшний день это крупнейший информационный банк, который может быть предоставлен пользователю.

     Сегодня трудно назвать категорию организаций, в которых не использовались бы системы  КонсультантПлюс. С ними работают в  Администрации Президента РФ, в Правительстве  РФ, в Государственной Думе, в  министерствах и ведомствах, в  сотнях налоговых инспекций и  таможенных постов, в вузах и банках, на предприятиях всех форм собственности  и направлений деятельности по всей России.

       Программные продукты марки КонсультантПлюс  отличаются высокой эффективностью  и качеством. Так, системы КонсультантПлюс  были первыми среди справочных  правовых систем, сертифицированных  Microsoft на совместимость с Windows 95/98/NT/2000/XP. Существуют 32-разрядные однопользовательские, сетевые и Intranet-версии для Windows 95/98/NT/2000/XP.     Общероссийская  Сеть распространения правовой  информации КонсультантПлюс гарантирует  качественное сервисное обслуживание, предусматривающее гибкие финансовые  условия. Оптимальное соотношение  качества и цены позволяет  каждому пользователю выбрать  систему, отвечающую его потребностям  и возможностям. Сотрудники компании "Консультант Плюс" и 300 региональных  центров делают все, чтобы пользователи  могли работать с самой полной  и достоверной правовой информацией  и одними из первых узнавать  обо всех изменениях в законодательстве.

       Важными направлениями деятельности  Сети КонсультантПлюс является  осуществление Программ взаимодействия  с государственными органами  власти и управления РФ, с органами  власти субъектов РФ и с  органами местного самоуправления, Программы поддержки науки и  образования и Программы поддержки  российских библиотек, а также  участие в общественных начинаниях, способствующих укреплению престижа  профессии юриста. Компания оказывает  поддержку премии "Фемида", учрежденной  Московским клубом юристов.  

     Особое  внимание разработчики КонсультантПлюс  обращают на совместимость систем с  различными платформами и широко используемым программным и сетевым  обеспечением. Одним из технологических  принципов является надежная работа систем на IBM PC-совместимых компьютерах и в распространенных локальных сетях. Благодаря уникальной высокоэффективной технологии, разработанной компанией, пропускная мощность КонсультантПлюс составляет сегодня порядка 15 000 документов в месяц. При этом справочные системы КонсультантПлюс не имеют принципиальных технологических ограничений на включение любого объема информации. Всего в системы КонсультантПлюс входит 1122650 документов. На сегодняшний день это крупнейший информационный банк, который может быть передан пользователю.  Принципы информационного наполнения систем по федеральному законодательству позволяют обеспечить правовую поддержку деятельности любого предприятия.

        Пользователь, в зависимости от  сферы своей деятельности и  в соответствии с кругом решаемых  задач, может выбрать систему,  содержащую всю необходимую и  достаточную информацию. А именно: от основ законодательства до  самого полного банка данных, включающего все законодательство  России. При этом основные системы  по законодательству ("КонсультантПлюс: Эксперт", "КонсультантПлюс: ВерсияПроф","КонсультантПлюс: Российское Законодательство") охватывают все отрасли права и включают все юридически взаимосвязанные документы соответствующего уровня. Все системы содержат полную ретроспективу редакций нормативных документов.   Проекты федеральных законов и кодексов, сопроводительные материалы представлены в системе «КонсультантПлюс: Законопроекты». Система позволяет при работе с действующим законодательством прогнозировать возможность его изменения и оперативно знакомиться с текстами этих изменений.  Помимо федерального законодательства, пользователь систем КонсультантПлюс может получить документы органов государственной власти и местного самоуправления 79 субъектов РФ или выбрать систему по законодательству своего региона.  Также пользователю доступны правовые акты, регламентирующие взаимоотношения России с зарубежными странами, международные договоры РФ и документы об их ратификации.  

     Принцип работы «Консультант плюс»

     Консультант Плюс находится на рабочем столе. На экране появляется окно системы Консультант Плюс, в котором пользователям предлагается база Деловые Бумаги.

     Если  щелкнуть мышью по вкладке Все  системы, то можно увидеть:

     1.  Справочно-правовые системы по  федеральному законодательству;

     2. Справочно-правовые системы по  региональному законода­тельству;

     3.  Справочная правовая система  по международному праву;

     4. Справочные системы поддержки  принятия решений.

     Для выбора Базы Деловые Бумаги необходимо:

     в окне Системы Консультант Плюс подвести курсор мыши к названию базы и щелкнуть мышью по кнопке Открыть базу.

     В результате на экране появится окно База данных Деловые Бумаги

     Кратко  охарактеризуем поля Карточки реквизитов и приведем примеры поиска документов с использованием этих полей.