Организация поисковой системы по документам

Министерство  образования и науки

ГОУ ВПО

Нижегородский Государственный Технический Университет

им Р.Е.Алексеева 
 

Кафедра истории и документоведения. 
 

Организация поисковой системы  по документам. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Нижний Новгород 2011. 

     Содержание 
 
 

     Введение1

       Раздел 1 Информационно -поисковые системы (ИПС) по документам

       1.1 Бумажные поисковые документы3

              1.2 Электронные поисковые системы………………………….……

              1.3 Принцип работы ИПС в делопроизводстве…………………

     Раздел 2 Виды поисковых  систем по документам

            2.1 Информационная система «Парк»………………………………..

           2.2 Справочно-правовая система «Гарант»……………………….

          2.3 Информационно-правовая система «Банк правовых актов»…

     Раздел 3 Организация поисковой  системе на примере  организации ООО  «Кофебук 1.1»

             3.1 Организация документооборота ООО «Кофебук 1.1»6

             3.2Регистрация документов………………………………………..

           3.3 ИПС в организации ООО «Кофебук 1.1»……………………

         Заключение…………………………………………………..……

        Приложение…………………………………………………………… 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 

     Управленческая  деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов. Россия пока не перешла полностью на электронный документооборот и каждая организация располагает обязательным наличием бумажного подлинника любого документа даже при существовании электронного варианта. Для удобства и экономии времени поиска нужных документов созданы специальные поисковые системы. Они существуют отдельно для бумажных носителей – архивы. И для электронных – система «Консультант Плюс», информационно-поисковая система «Парк», «Гарант консультант» и др. Тема нашей курсовой работы называется: «Организация поисковой системы по документам».

     Цель  работы: проанализировать историю развития информационно-поисковых систем в ДОУ.

     Задачи:

1. историю создания архивов по историческим этапам.
2. Разъяснить принципы работы информационно-поисковых систем в делопроизводстве.
3. Описать виды поисковых систем.
4. Рассмотреть информационно-поисковые системы на примере организации «Кофебук 1.1»

     Правильная  организация поисковых процессов ускоряет процесс работы и делает его более легким. В настоящее время для создания образованных и компетентных кадров, большую роль играет школьная подготовка. Так, на примере статьи «Организация школьной библиотеки» М.Д.Ломоносовой, проводится беседа с учениками по вопросам: системы каталогов и картотек [Слово “каталог” (опись, список, перечень, реестр…) имеет древнегреческое происхождение, поэтому можно предположить, что впервые каталоги стали использоваться очень давно. «Организация школьной библиотеки»],многообразие форм документов, а так же рассматривается тема информационно поисковых систем [под ИПС будем подразумевать оба каталога - карточный и электронный. «Организация школьной библиотеки»]. В статье дается полное определение ИПС, описывается принцип его работы и процесс поиска. Другая статья Андрея Сидорова «История поисковых систем» описывает процесс создания первых поисковых систем по документам в России: «Гарант», и «Консультант плюс». В ней рассказывается о развитии электронного документооборота в нашей стране и рассматривается вопрос о дополнительном обучении делопроизводителей для работы с ИПС.

     В заключении хотелось бы отметить, что  на примере анализа данных статей мы выявили актуальность данной темы. Процесс развития информационно поисковых систем в России идет быстрыми темпами, но остаются препятствия, мешающие полностью перейти на СЭД. Благодаря анализу статей Ломоносовой М.Д и Андрея Сидорова мы видим, что данная проблема решается путем переподготовки кадров и введению школьных факультативов по вопросам документоведения.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Раздел 1. Информационно-поисковые системы по документам. 

     1.1 Бумажные поисковые системы по документам. 

     Как известно у истоков поисковой  системы еще с древних времен стояли архивы. Они были известны всем народам, достигавшим известной цивилизации. Архивы помогали сохранять нужную информацию как на глиняных табличках, так позднее и на бумаге. Это способствовало развитию и распространению литературы, первых нормативных документов, а также делопроизводству.

     К примеру, во дворце Ашшурбанипала разобраны клинописи, содержащие законы, судебные приговоры, царские повеления и пр. документы Ассирийского царства. Историки  свидетельствуют уже об архивах Мидии и Вавилонии. Греческие историки были знакомы с архивами Египта. По их примеру они хранили акты и литературу хранились в Акрополе и храмах.

     Архив евреев, помещавшийся в храме Соломона, сгорел вместе с храмом при взятии Иерусалима римлянами, при Тите.

     В Риме, во время республики, квесторы охраняли главнейшие акты республики (cura tabularum publicarum), хранившиеся в aerarium [с лат. архив.] Ещё важнее почитался архив жрецов. Постановления эдилов хранились первоначально в храме Цереры, а потом вместе с постановлениями сената и консулов хранились в Капитолии. В Риме каждая фамилия дорожила своими документами и хранила их в особом помещении (tablinum), рядом с atrium.

     Большое развитие получили архивы во время  императоров и особенно в Восточной, Византийской империи, где главнейшие государственные документы хранились  в императорском дворце — Scrinia sacri palatii. В провинциях существовали отдельные, хорошо устроенные архивы.

     Средневековые властители также создали архивы, как сюзерены, так и вассалы, церковь  и монастыри соорудили богатые  хранилища, а затем и города завели архивы. Архивное наследство средневековой  Европы досталось новым государствам, где администрация архивного  дела, особенно с сороковых годов XIX столетия, по примеру Франции получили широкое развитие.

     Средневековые архивы создались под влиянием стремлений сохранить юридико-политические данные: 1) властителей и землевладельцев  вообще, 2) церкви и 3) городов.

     Средневековые властители, нося различные титулы, стали по примеру Рима заводить архивы, как при своём дворцовом управлении, так и при создававшихся установлениях. С развитием ленных отношений  и каждый феодал обзаводился своим  канцлером и выдавал из своей  канцелярии дипломы и привилегии, подобно тому как сам получал  такие же акты от сюзерена, короля или  императора. Рядом с этим стали  развиваться частные сношения, гражданский  оборот требовал составления актов  по заключаемым частным сделкам.

     Широкое применение в судах римского права  дало направление составлению этих актов; потребовались сведущие люди для составления частных актов, получившие общее название нотариусов. Ещё в XIII столетии их было очень мало, так что землевладельцы светские и духовные прилагали заботы о  подготовлении таковых. Например Бертран, епископ Меца, установляет (1297) Amanuenses как органы, к которым частные  лица могут обращаться для написания  сделок. Во Франции только при Филиппе  Красивом (1300) издан ордонанс, воспрещающий действовать самозваным нотариусам и требующий внесения желающих составлять акты в матрикулу; в 1302 назначение нотариусов объявляется регальным правом короля, не могущим принадлежать отдельным  землевладельцам, но собственно коронные нотариусы в целой Франции  введены только при Людовике XIV (1691). Это название «нотариусы» дано прежним Tabellions по той причине, что составлявшиеся ими проекты актов, называвшиеся minutes, получили официальное название notae или notulae, отсюда notaires или gardes-notes. Эти  акты должны были иметь подпись нотариуса, но до XVI столетия это не всегда соблюдалось. Нередко нотариусы, кроме подписи  своей, рисовали ещё различные знаки (paraphes, ruches).

       Развитию актов много содействовала церковь, так как папа и епископы от себя давали привилегии и жалованные грамоты как подчинённым своим аббатствам и монастырям, так и частным лицам и городам. С другой стороны, церкви, аббатства, монастыри везде старались запастись грамотами и актами от светских властей на земли и содействовали развитию актов, удостоверяющих совершение договоров и вкладов, делавшихся частными лицами в церкви и монастыри.

     Первый  приют для хранения актов дала церковь. Важнейшие документы старались  хранить у папы (богатейший архив  Ватиканской библиотеки) и епископов, а затем и каждый храм служил архивом. Но, естественно, церкви и монастыри  получали на хранение только важнейшие  акты. Весьма скоро города нашли  необходимым устроить места хранения актов при городских советах. А затем по примеру церквей  и землевладельцы стали устраивать архивы. В замках богатых землевладельцев  настоятель замковой церкви, капеллан, получает прямое отношение к этому  делу, так как землевладелец поручает ему хранить акты в церковной  ризнице; когда в ней не хватало  места, то по распоряжению капеллана  для archivium или armarium отводилось особое помещение, всего чаще в башне. Так как при разрешении различных недоразумений нужно было за справками обращаться в архив, к капеллану, то начальник канцелярии, канцлер, ставился под его начальство, почему нередко канцлера делались из духовных, а иногда сам капеллан назначался канцлером. Заметно было стремление духовных делаться капелланами придворных церквей, так как это открывало им много должностей и вообще доставляло влияние. Этому стремлению духовенства старались противодействовать епископы. Работы в создавшихся архивах доставляли широкое историческое образование их хранителям: знание палеографии и дипломатики не только сделалось принадлежностью духовенства, но и множества светских архивистов, управлявших архивами и создавшись в XVIII веке целую литературу относительно архивного дела.

     В России сам термин  «архив» явилось  в русском законодательстве впервые  при императоре Петре Великом, но понятие о хранении актов и  создание различных способов такого хранения издавна известно России —  именно с тех пор, как начали распространяться у нас письменные акты и поднялся вопрос об их хранении. Прежде всего  письменные акты стали распространяться в Великом Новгороде и Пскове, под влиянием церкви и частых сношений с народами Европы.

     Первоначально и здесь юридические сделки отмечались на бересте, но по настоянию судебной практики [Псковская судная грамота, ст. 14, 28, 30, 38 и др. по изд. Энгельмана] вместо досок стали распространяться письменные акты. К XV веку сформировался в основном Государственный архив Новгородской феодальной республики. Согласно разысканиям И.П. Шаскольского, этот обширный архив вовсе не был, как это считалось ранее, уничтожен великокняжеской властью после присоединения Новгорода к Москве в 1478 году, а просто был заброшен в неприспособленном здании на Ярославовом Дворище, где в течение ряда лет пришел в естественную ветхость. Этот факт свидетельствует о недостаточном внимании к сохранению исторических документов со стороны властей Русского централизованного государства XV-XVII вв. 

     В Пскове акты считались вне спора, которые вносились в ларь св. Троицы, то есть записывались в содержавшиеся  там для сего книги. Таким образом, для Пскова ларь св. Троицы играл  издавна роль нотариального архива. Когда гораздо позже, именно в XVI ст., и в Москве вошло в употребление излагать юридические сделки письменно [см. Грамоты, Кабалы], то важнейшие акты, составлявшиеся у площадных подьячих, повелевалось являть в приказах по принадлежности, для занесения их в Приказные книги, дабы делать такие акты крепкими (крепости). [cм. Неволина, «История российских гражданских заключений» I, § 45 и сл.; Мейчика, «Грамоты XIV и XV в. Московского архива министерства юстиции». (М., 1883)].

     Таким образом, хранение актов сознавалось  уже давно в России как необходимость: церкви и монастыри сделались  приютом для массы документов, затем в московских приказах и  воеводских избах дьяками установлен был точный метод хранения актов, хотя, к сожалению, не устраивали особых, безопасных от огня помещений для  такого хранения. Эти московские порядки  хранения актов не удовлетворяли  великого преобразователя России.

     В Генеральном регламенте коллегиям  отдельная XLV глава посвящена архивам. По этому законоположению установлено  два архива — один, общий для  всех коллегий, в специальном ведении  коллегии иностранных дел, другой —  финансовый, под наблюдением Ревизион-коллегии. При этом поставлено общее правило, что в канцеляриях и конторах оконченные дела и документы могут  лежать только три года, а затем  должны быть сдаваемы в архив под  расписку архивариуса (1-е П. С. № 3534). Это коротенькое постановление  вызвало на практике стремление коллегий стянуть в свои архивы дела из прежних  приказов по принадлежности. Устроена была по смерти Петра I весьма важная по ее докладам Сенату архивная комиссия. Между прочим, справедливые заботы вызвала вотчинная коллегия (преобразованная  из вотчинной конторы при юстиц-коллегии), которая не могла действовать  без дел поместного приказа —  поместных и вотчинных. Почему сенат  уже в 1827 повелел для хранения вотчинных дел образовать государственный  архив, переписав все столбцы  вотчинной коллегии в тетради (4823); о содержании этого архива в порядке  сенат прилагал немало стараний.