Организация поисковой системы по документам

     2.2 Справочно-правовая система ГАРАНТ 

     Компьютерная  справочная правовая система ГАРАНТ разрабатывается с 1990 года. На сегодняшний  день полный объем информационного  банка системы ГАРАНТ превышает 600 000 документов и комментариев к  нормативным актам, еженедельное пополнение составляет около 2 000 документов. Систему  ГАРАНТ отличают полнота информации, уникальные поисковые и аналитические  возможности, простота и удобство в  работе. Эти свойства системы ГАРАНТ позволяют ее пользователям решать самые сложные профессиональные задачи.

       Система "Гарант" построена  по модульному принципу: универсальные,  региональные, специализированные  и вспомогательные базы. Такое  разбиение продиктовано стремлением  обеспечить каждого специалиста  именно тем набором документов, которые он реально использует  в своей работе.  Пользователь  сам решает, из каких тематических  баз должен состоять выбранный  им комплект. Оптимальным, на наш  взгляд, является сочетание универсальной,  региональной и соответствующих  сфере деятельности специализированных  баз, которые хорошо дополнить  вспомогательными базами-справочниками. 

     По  выбору пользователя возможны следующие  варианты поставки системы ГАРАНТ:

     Установка на жесткий диск;

     Поставка  на рабочем CD;

     Интернет - версия;

     Интранет - версия. 

     Специалисты и пользователи СПС ГАРАНТ сегодня  особо отмечают следующие качества системы:

     1. При подключении в систему  ГАРАНТ документы проходят многоэтапную  юридическую обработку. Информация  тщательно проверяется, анализируется  и систематизируется. Юридическая  обработка обеспечивает пользователю системы ГАРАНТ актуальность и достоверность информации, быстрый и точный поиск, простоту и удобство в работе.

     2. Реализована уникальная система  поиска по ситуации. Вы формулируете  запрос, используя привычные вам  термины и определения, и система  предоставляет вам ответ. 

     3. Все блоки в системе ГАРАНТ  объединены в единое информационное  пространство. Таким образом, работая  с системой ГАРАНТ вы можете  сразу оценить как рассматриваемая  проблема регулируется на федеральном  и региональном уровне, ознакомиться  с аналитическими материалами  по интересующему вас вопросу. 

     4. Все документы в системе ГАРАНТ  представлены с комментариями  и разъяснениями специалистов, в  том числе в системе содержатся  материалы из профессиональной  бухгалтерской прессы.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.3  Информационно-правовая система "Банк правовых актов" .

     Данная  система предназначена для ведения картотеки правовых актов, объектами которой являются карточки документов и сами документы. В качестве вспомогательных объектов в системе ведутся справочники, используемые при ведении карточек документов. Система обеспечивает ввод и хранение отдельных документов и карточек на них, пакетное пополнение базы данных порцией новых документов и соответствующими им карточками, а также поиск по различным запросам пользователя.

     Поиск требуемых документов осуществляется заданием одного или нескольких условий: дата (подписания, вступления в силу, отмены акта), субъект, орган, вид акта, номер, наименование, подписи, опубликование, рубрики, ключевые слова, текст.

     Данная  система может использоваться как  для создания собственной базы правовых актов, так и для работы с уже  имеющимися базами:

     "База  правовых актов НТЦ "Система"" (38455 документов);

      "База Государственной налоговой  службы РФ" (6276 документов);

     "База  Высшего арбитражного суда РФ" (2269 документов).  

     На  сегодняшний день в системе содержится полный набор нормативных правовых актов Российской Федерации за период с 1992 по 1999 год. Актуализация информационных фондов системы происходит еженедельно. Параллельно ведутся работы по пополнению системы документами за предшествующие года. На основании Указа Президента Российской Федерации ¦ 808 от 4 августа 1995 года документы, содержащиеся в данной системе, являются эталонными. Разработчиком системы определен Научно-технический центр правовой информации "Система" Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации. В соответствии с действующим законодательством РФ только НТЦ "СИСТЕМА" может предоставлять пользователям официальные тексты правовых документов (законов и других правовых актов) федеральных органов государственной власти в машиночитаемом виде. Ссылка на эти правовые акты, полученные из информационных фондов НТЦ "СИСТЕМА" принимается при рассмотрении дел судами общей юрисдикции и арбитражными судами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Раздел 3. Организация поисковой системы на примере организации «ООО Кофебук 1.1». 
 

     3.1 Организация документооборота ООО «Кофебук 1.1» 

     [ООО  «Кофебук 1.1» (компания «Еда и культура project» - сеть ресторанов, кафе и ночных клубов Нижнего Новгорода. Организация занимается проведением банкетов и выездным обслуживанием] 

        Организация работы с документами в Компании включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

        Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

     В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, [ГСДОУ]   установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

     Степень совершенства технологической системы  работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

     Необходимо  отметить, что основу правильной организации  работы с документами составляет четкое разделение функций  и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

     Анализируя  документооборот Компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении Компании выделяют три

     группы  документов:

     - поступающие (входящие);

     - отправляемые (исходящие);

     - внутренние.

           

     Стабильное  увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов,  постоянным возрастанием количества работников.

     Наиболее  распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

     Из  филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.

     Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 - это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие

     документы, создающиеся в процессе деятельности Компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

     - бланк Компании для письма; (см. Приложение 2)

     - бланк для письма Управления  развития бизнеса; (см. Приложение 3)

     - общий бланк для всех других  видов документов (служебная записка,  докладная

     записка и т.д.). (см. Приложение 4).

     Внутренний  документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его[60].

     Внутренние  документы Компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

     - Организационные документы, которые  регламентируют деятельность Компании

     (Устав,  Положения об отделах, инструкции  и т.п.);

     - Распорядительные документы, издаваемые  Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

     - Информационно-справочные документы,  создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

     Учитывая  постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.

     Внутренние  документы в Компании оформляются  на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название Компании, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в Компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.

     Сотрудники  Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти. Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка –документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника Компании  другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит  информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введением в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

     Проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом компании. Такое согласование оформляется визой.

     После подписания руководителем, исходящий  документ передается секретарю- референту для регистрации.

     Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

     -    порядковый номер документа, включающий  номер дела;

     -    адресат (корреспондент);

     -    краткое содержание или заголовок;

     -    отметка об исполнении (запись  о решении вопроса, номера документов-

     ответов);

     -    исполнитель;

     -    примечание.

     После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

     Затем исходящие документы в тот  же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.