Передача  личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровым органом предприятия. Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел.

     Ведение личных дел работников должно осуществляться по строгим правилам, изложенным выше, даже теми работодателями, для которых эта работа не является обязательной. Однако эти правила не распространяются на те папки (дела), которые носят названия «личная папка», «личный файл» или «досье» вместо «личное дело». При этом кадровику важно помнить:

• в любом случае, независимо от названия, в этих папках содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все правила, предусмотренные ТК РФ, по защите персональных данных;
• трудовые договоры могут храниться в личном деле работника, но никак не в личном файле и т.п. Трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел, должны формироваться в самостоятельное дело «Трудовые договоры с работниками».

 

2. Типичные ошибки  в оформлении и ведении личных дел

 

2.1. Возможные ошибки и  варианты их исправления

 

     Ежегодно  в кадровой службе должна проводиться  проверка личных дел. Если выявляются недостатки в оформлении и ведении личных дел, составляется соответствующий акт. Отметки о проверке личного дела проставляются в дополнении к личному листку по учету кадров.

     Проверка  качества формирования и оформления дел осуществляется путем их полистного просмотра.

     При просмотре проверяются:

- соответствие  заголовка дела содержанию документов  в деле;

- правильность  оформления и группировки документов, включенных в дело;

- качество  подшивки или переплета дела;

- правильность  нумерации листов дела;

- наличие  в деле в необходимых случаях внутренней описи дела и правильность ее оформления;

- наличие  и правильность оформления заверительной  надписи дела;

- правильность  оформления обложки дела.

     В случае нарушения установленных  правил формирования и оформления дел  они должны быть устранены.

     Чаще  ошибки допускаются в оформлении обложки личного дела и во внутренней описи дела.

     В описях и в оформлении обложки часто встречаются ошибки заполнения. Сложно уследить за всеми нужными значениями – можно пропустить номер дела при ручной нумерации, а автонумерация может сбиться, можно допустить ошибки в датах или неверно отформатировать текст – пропустить пробелы в нужных местах или поставить лишние, оставить опечатки.

Выявляются следующие  проблемы и неточности:

• Незаполненные поля номер, название, даты (могут быть указаны в двух столбцах), количество листов (может быть не указано);
• Неверные даты (30 февраля);
• Неверное количество листов;
• Пропущенные, повторные, литерные, нелитерные номера (поддерживается нумерация через списки);
• Лишние пробелы в начале строки, двойные/тройные пробелы;
• Лишние абзацы в конце строки, в самом тексте;
• Лишние/отсутствующие пробелы до/после знаков препинания, скобок, кавычек;
• Правильные кавычки («ёлочки», „лапки“) вместо "простых";
• Соответствие количества открытых/закрытых кавычек («ёлочек», „лапок“), скобок (круглых, квадратных);
• Правильное использование слэшей «/»;
• Лишние/отсутствующие пробелы между инициалами и фамилией «А.Б. Иванов»;
• Пробелы в названиях населённых пунктов и т.д.;
• Пробелы перед/после чисел;
• Уникальность заполнения тире в датах, простановки пробелов;
• Наименьшая и наибольшая крайние даты.

   Данные  ошибки исправляются путем заполнения пропущенных обязательных для заполнения строк, а также внесением изменений  в уже имеющиеся данные в случае неправильного заполнения.

   Остальные ошибки, встречающиеся в оформлении личных дел, в основном являются грамматическими  и исправляются от руки человеком, ответственным  за ведение личных дел.

   При оформлении оригинала документа  нередко допускаются ошибки, а также может возникнуть необходимость в изменении порядка слов, во включении в текст дополнительных слов или фраз. Корректурные знаки - это система графических знаков, служащих для указания места и характера исправления ошибок в тексте. Графические начертания этих знаков приведены в ГОСТ 16347-76 "Знаки корректурные", который введен в действие с 01.01.77  и в настоящее время он не отменен. Корректурные знаки подразделяются на следующие группы: 1) знаки замены, выкидки и вставки; 2) знаки перестановки печатных знаков; 3) знаки изменения пробелов; 4) знаки абзацного отступа, красной строки; 5) знаки исправления технических дефектов набора (Приложение 4).

 

2.2. Ответственность за ненадлежащее ведение личных дел

 

  Следует отметить, что судебная практика в  отношении ведения личных дел сотрудников не сформирована, этому есть два объяснения, во-первых, законодательство регулирует вопросы ведения личных дел только для государственных служащих, во-вторых, сформировалась практика по ряду других категорий дел, связанных с трудовыми отношениями и затрагивающими косвенно порядок ведения личных дел.

  В частности, в Учреждении «Трудового Арбитражного суда для разрешения коллективных трудовых споров», письмо от 11 апреля 2005 г. N 52-ТАС указано, что «в статье 65 Трудового кодекса РФ установлен перечень документов, предъявляемых при поступлении на работу, запрещается требование иных документов помимо установленных Трудовым кодексом РФ».

  Сформировалась  также практика по вопросу конфиденциальности информации, содержащейся в личном деле, основанная на положениях статьи 88 Трудового кодекса РФ, в соответствии с которой при передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

 

• не сообщать персональные данные работника третьей  стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами;
• не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
• предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами;
• осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации, у индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;
• разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
• не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
• передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Кодексом и иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

  Вместе  с тем, суды не всегда стоят на стороне  лиц, заявляющих о правонарушениях, связанных с персональными данными  работников т.к. государственным органом  не представляется доказательств совершения данного правонарушения.

  Поскольку иных правовых актов, регламентирующих вопрос ведения личных дел, не принято, рекомендуется при ведении личных дел работников организаций быть внимательнее, а также предусмотреть в локальных нормативных актах организации порядок ведения личного дела.

 

Заключение

 

   Большое значение в нашей жизни имеют кадровые документы, в том числе и личные дела, в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

   Личное  дело – это совокупность личных документов работника, которые содержат наиболее полные сведения о нем и его трудовой деятельности.

   В процессе написания данной курсовой работы мы узнали, что оформление личных дел включает в себя комплекс работ по технической обработке документов: составление внутренней описи и заверительной надписи, подшивка (переплет) дела, нумерация листов, оформление обложки; а ведение личных дел представляет собой ведение записей в соответствующих разделах личного дела, помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, изъятие документов, надобность в которых миновала и периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

   При оформлении личного дела документы включаются в него в следующей последовательности: внутренняя опись документов личного дела, заявление о приеме на работу, листок по учету кадров (анкета), автобиография, копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке, копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность), переводе, увольнении  и  заверительный лист.

      Кроме этого, были выявлены возможные ошибки в оформлении и ведении личных дел, а так же предложены пути их устранения.

      Таким образом, можно сделать вывод, что  цель написания данной курсовой работы достигнута, все поставленные задачи решены.

 

       Библиографический список

 
      

1. Российская  Федерация. Законы. Трудовой кодекс Российской Федерации [Текст] : [федер. закон: принят Гос. Думой 21 дек. 2001 г.]. - Новосибирск: Сиб. унив., 2010. – 189 с.
2. Андреев, В. И. Делопроизводство: практическое пособие [Текст] / В. И. Андреев. – 10-е изд. – Издательский дом «Управление персоналом», 2006. – 281 с.
3. Иванова-Швец, Л. Н. Управление персоналом [Текст] : учебно-методический комплекс / Л. Н. Иванова-Швец, А. А. Корсакова, С. В. Тарасова; под ред. Л. Н. Ивановой-Швец. – М.: Изд. центр ЕАОИ, 2008. – 200 с.
4. «Кадровые вопросы»: электронный журнал [Электронный ресурс] / электрон. дан. – ООО «Электронные проекты», 2010. – Режим доступа: http://www.bizneshaus.ru/, сыободный. – Загл. с экрана.
5. Кибанов, А. Я. Управление персоналом организации [Текст] : учебник / А. Я. Кибанов. – 3-е изд., доп. и перераб. – М.: ИНФРА–М, 2005. – 638 с.
6. «Работа с персоналом»: электронный журнал [Электронный ресурс] / электрон. дан. – ООО «Электронные проекты», 2009. – Режим доступа: http://www.hr-journal.ru/, свободный. – Загл. с экрана.
7. Румынина, Л. А. Документационное обеспечение управления [Текст] : учебник / Л. А. Румынина. – 3-е изд., доп. и перераб. – М. : Издательский центр «Академия», 2006. – 224 с.
8. Семенихин, В. В. Кадровый документооборот [Текст] / В. В. Семенихин. – 3-е изд. – М.: Эксмо, 2010. – 384 с.
9. Тузова А. А. Делопроизводство в кадровой службе [Текст] : учебно-методический комплекс / А. А. Тузова. – М.: Московский институт экономики, менеджмента и права, 2010. – 328 с.
10. «Управление персоналом»: электронный журнал [Электронный ресурс] / электрон. дан. – Издательский дом «Управление персоналом», 2009. – Режим доступа: http://www.top-personal.ru, свободный. – Загл. с экрана.
11. «ЦКДОУ»: электронный журнал [Электронный ресурс] / электрон. дан. – Документационное обеспечение управления, 2011. – Режим доступа: http://www.edou.ru /, свободный. – Загл. с экрана.

 

Приложение 1

 

Обложка личного дела

 

                                                Фонд № ________

                                                Опись №     2 л/с__

                                                Дело №      23___

 

 

 

Индекс дела      05-30__

_____________________

_______________________________________

_______________________________________

                                        (название организации и структурного  подразделения)

 

                                                                   ЛИЧНОЕ ДЕЛО №    23

_____________________________

                                                                          (заголовок дела)

                                                                                                             Дата начала    15 сентября 1999 г.

                                                                                                           Дата окончания    17 ноября 2005 г.  

Фонд № _________

Опись №   2 л/с___

Дело №       23____

 

                                                                                                              на    10_ листах

                                                                                                              хранить    75_ лет

 
 
 

 

 
 

Приложение 2

ВНУТРЕННЯЯ  ОПИСЬ

 

документов  ед. хр. № _____________________