Оформление и ведение личных дел

1) все  ответы на вопросы личного  листка по учету кадров должны  быть исчерпывающими. Они не должны  быть односложными («да», «нет»);

2) в  графах не должно быть прочерков  (если ответ отрицательный –  указывается: «не имею», «не  участвовал» и т.п.);

3) фамилия,  имя, отчество должны быть написаны  полностью в именительном падеже, например: Сидоров Иван Петрович;

4) число,  месяц и год рождения в графе  «Дата рождения» должны быть  указаны арабскими цифрами, например: 18.07.1979;

5) место рождения должно быть указано в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения;

6) в  графе «Гражданство» должно указываться  название страны, например: РФ и  т.п.;

7) в  графе «Образование» должно указываться:  «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее»;

8) в  случае если учебное заведение  не окончено, должна быть указана  следующая информация: сколько курсов  окончил или с какого курса  ушел; в случае если окончена  неполная средняя школа – сколько  классов окончил;

9) наименования  высшего и среднего специального  заведения должны быть написаны  полностью;

10) в  графе «Какие имеете труды  и изобретения» должны быть  перечислены опубликованные научные  труды, в которых указываются  выходные данные, запатентованные изобретения либо делается запись: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»;

11) в  графе «Выполняемая работа с  начала трудовой деятельности»  должны быть отражены предыдущая  трудовая деятельность и перерывы, связанные с учебой, болезнью  и т.п. Если работник занимал в разные периоды времени различные должности, но в одной и той же организации, то должно быть указано, с какого и по какое время он работал в каждой должности;

12) в  графе «Семейное положение» должны  быть указаны данные на момент  заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)», после этого должны быть перечислены все члены семьи с указанием степени родства (фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи также должны быть указаны).

Например:

а) женат;

б) жена – Круглова Наталья Николаевна, 1973 г. р.;

в) сын  – Круглов Егор Александрович, 1993 г. р.;

г) дочь – Круглова Мария Александровна, 1997 г. р.;

д) мать – Круглова Светлана Ивановна, 1954 г. р.;

13) в  графе «Место жительства» должен быть указан адрес по прописке, фактический адрес проживания и контактный телефон.

На личный листок по учету кадров должна быть наклеена фотография работника, принимаемого на работу. Личный листок по учету кадров должен быть подписан составителем. В нем также должна быть указана дата заполнения. Когда листок заполнен, в него уже нельзя вносить изменения и дополнения.

     Автобиография – документ, содержащий основные этапы  жизни и деятельности его автора, изложенные в хронологическом порядке. Автобиография должна быть составлена работником самостоятельно на листе бумаги формата А 4 в произвольной форме.

В автобиографии  отражаются следующие сведения:

1) фамилия,  имя, отчество;

2) дата  и место рождения;

3) полученное  образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

4) трудовая  деятельность;

5) профессия;

6) общественная  работа, участие в выборных органах;

7) отношение  к воинской службе и воинское  звание;

8) наличие  правительственных и других наград  и поощрений;

9) сведения  о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография подписывается составителем с указанием  даты.

 

1.2. Ведение личных  дел

 

     Личное  дело ведется в течение всего  периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании). Ведение личного дела предусматривает:

• ведение записей в соответствующих разделах личного дела;
• помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;
• изъятие документов, надобность в которых миновала;
• периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

     Внесение  записей в документы личного  дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые  детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

     Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.

     Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены  в личном деле, отражаются во внутренней описи.

     Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

     Хранение  и учет личных дел организуются с  целью быстрого и безошибочного  поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

     Личные  дела включаются в номенклатуру дел  кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием  сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.

     Личные  дела хранятся в кадровой службе (в  приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.

     Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:

• по порядку номеров;
• в прямом алфавитном порядке;
• по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно  штатному расписанию предприятия, а внутри разделов — по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.

     В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов — алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел.

     Выдача  личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя кадровой службы. Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами).

     Ознакомление  сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в  год, а также по просьбе указанных  лиц во всех иных случаях, предусмотренных  законодательством РФ. В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается:

• производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела;
• вносить в личное дело новые записи;
• извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые;
• задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.

     При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник  вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших).

     Выдача  во временное пользование для  включения в личные дела новых  документов, внесения записей и т.п. производится только на время, которое фактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно списку лиц, имеющих право на получение личных дел, утвержденным руководителем организации. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале (карточке).

     Работа (ознакомление) с личными делами  производится в специально отведенном для этих целей помещении, а время  работы (ознакомления) должно ограничиваться пределами одного рабочего дня. В  конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску.

     Выдача  личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование другим организациям (предприятиям, учреждениям) производится с разрешения руководителя организации на основании надлежащим образом оформленного запроса. О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела (документа) в место хранения.

     Изъятие отдельных документов из личного  дела производится с разрешения руководителя организации с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель (карта-заместитель) с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование.

     В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю организации.

     С целью обеспечения сохранности  личных дел рекомендуется:

• объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
• располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;
• снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).