Критерии определения источников комплектования государственных и муниципальных архивов

     Введение

     Комплектование  – это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

     Под профилем архива следует понимать установленный  для архива состав документов, который  определяется признаками классификации  документов Архивного фонда РФ.

     Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся  к профилю каждого архива.

     Целью контрольной работы является – описать  основные моменты источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

     Задачами контрольной работы являются:

     Актуальность контрольной работы состоит в том, что комплектование архива не существует изолированно и, решая свои задачи, тесно взаимодействуют с гуманитарными и естественными науками и научными дисциплинами: исторической наукой, историей естествознания и техники, историей литературы и искусства, историей государственных учреждений, источниковедением, вспомогательными историческими дисциплинами, документоведением, информатикой, а также кибернетикой, математикой, физикой, химией, биологией и др.

     Информационный  подход дает возможность обрабатывать информацию в целях введения ее в механические и автоматические читающие устройства.

     Достижения  физики, химии, биологии и других наук помогают архивистам решать вопросы  сохранности документов.

     Таким образом, комплектование архивов, тесно связанное с рядом наук и научных дисциплин, широко использует их достижения, и само способствует развитию соответствующих отраслей науки.

 

     

1. Понятие  и содержание комплектования  архива

     Комплектование  архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

     Государственные архивы комплектуются архивными  документами, образующимися в деятельности  органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

     Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

     Работа  по комплектованию архива документами  складывается:

     - из установления профиля архива;

     - определения источников комплектования;

     - определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;

     - организации комплектования.

     Источник  комплектования – юридическое или  физическое лицо, чьи документы поступают  или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».

     Критериями  источников комплектования являются:

     - функционально-целевое назначение учреждения;

     - масштаб его деятельности;

     - вид организации;

     - полнота отражения в ее документах ценной информации.

     Для документов личного происхождения  учитываются:

     - значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя:

     - степень сохранности его фонда;

     - взаимосвязь его фонда с другими фондами.

     Для ведомственных архивов источниками  комплектования являются:

     - структурные подразделения организации;

     - подведомственные организации;

     - физические лица.

     Ведомственные архивы комплектуются документами  постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами личного состава.

     Дела  временного (до 10 лет) хранения в архив  не передаются, оставаясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они уничтожаются в соответствии с архивным законодательством после проведения экспертизы их ценности и оформления актов на уничтожение.

     В архив передаются документы физических лиц, имеющие государственное значение.

     В ведомственном архиве хранятся также документы организаций-предшественников и документы ликвидированных подчиненных организаций.

     В основе комплектования ведомственных  архивов лежит преемственность  архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности делопроизводственной номенклатуры дел и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления архивных описей и используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

     2. Критерии определение источников комплектования государственных и муниципальных архивов

     Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в  деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы  Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.

     Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц – источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемыми Росархивом.

     Выделяются  следующие группы источников комплектования:

     - учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив;

     - учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов особо ценными;

     - учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность;

     - учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

     В реальной архивной практике создаются  два списка источников комплектования.

     В первый список входят учреждения и  организации, в деятельности которых  создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ведомственные архивы контролируются госархивом.

     Второй  список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования.

     Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы  на бумажной основе, ведутся списки физических лиц – источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования кинофотофоно- и видеодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими своих документов в госархив.

     При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или  выборочно. При полном поступлении  документов учреждения и организации  передают в архив все свои архивные документы.

     При выборочном приеме в архив поступают  все ценные документы от отдельных  организаций определенного вида (групповой выборочный прием), или  часть ценных документов из числа  неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочной прием).

     Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений через  год после их завершения делопроизводством. В госархив дела из ведомственных  архивов поступают по мере истечения  их срока хранения в ведомственных  архивах в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

     Передача  документов из ведомственных в государственные  архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с делами в госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним. 1

     На  основе последней редакции примерных  списков каждый государственный  архив ведет в соответствии со своей зоной комплектования списки своих источников комплектования. Списки должны постоянно уточняться и пересматриваться. В современных редакциях списков источников комплектования архивов вместо Верховного Совета СССР значится Федеральное Собрание, вместо Совета Министров СССР – Правительство РФ,  вместо исполкомов – мэрии и префектуры. Но принцип составления списков остался прежним. Так, например, в 1992 г. Росархив направил на места новые примерные отраслевые списки учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Особое внимание было уделено изучению состава и содержания документов вновь образованных органов: Администрация Президента РФ, аппарата глав исполнительной власти (президентов республик в составе РФ), администраций краев, областей, автономных областей, автономных округов, местной администрации, представительств и представителей Президента РФ, мэрий, муниципалитетов, префектур, дум, департаментов и др.

     Особого внимания требует отбор на государственное  хранение документов о подготовке и  проведении массовых политических кампаний (референдумов, выборов). Кроме того, весьма усилилась роль учреждений и организаций социально-культурной сферы, общественных организаций и творческих союзов. После пересмотра списков многие из этих учреждений стали самостоятельными источниками комплектования.

     Такова  система критериев и методика комплектования государственных архивов, которая сложилась к началу 1990-х  гг. и вполне может быть использована при комплектовании архивов документами, созданными до 1991 г. Однако изменения в государственном аппарате, общественно-политической жизни страны, экономическом развитии привели к тому, что в комплектовании появился целый ряд новых проблем.

     Во-первых, после распада СССР бывшие союзные  республики, ставшие независимыми государствами, приняли собственное архивное законодательство, в связи с чем возникла проблема, связанная с претензиями бывших союзных республик на материалы, которые уже поступили на государственное хранение. Однако в соответствии с основным научным принципом архивоведения – «недробимости архивных фондов и комплексов фондов» – было принято нелегкое решение – не перемещать материалы.

     Во-вторых, с изменением статуса архивных фондов (объекты федеральной собственности  и собственности субъектов Федерации, муниципалитетов) уточняется профиль комплектования архивов: архивы федерального уровня, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы. Архивисты предлагают способ решения этой проблемы на основе «принципа территориальности комплектования», т.е. где родился (архивный фонд), там и пригодился (принят на государственное хранение независимо от формы собственности и подчинения).