Критерии определения источников комплектования государственных и муниципальных архивов

     Современная система перечней документов. Внутреннее устройство современной системы перечней документов представлено в графическом варианте  на рис.1.

     В данной системе традиционно различают  два типа перечней документов:

     - с указанием сроков хранения;

     - подлежащих постоянному хранению.

     Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов. В типовых  перечнях для всей системы государственных  учреждений унифицируются сроки  хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы.

     Создание  типовых перечней обусловлено тем, что во всех учреждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказами руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.

     Но  типовые перечни не содержат сведений о документах, отражающих отраслевые и другие специфические направления  деятельности.

     Для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов обычно разрабатываются примерные перечни документов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.

     В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

     Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

     Таким образом, типовая документация с  едиными общими и обязательными  сроками хранения входят составной  частью во все ведомственные перечни.

     До 1990-х гг. перечни документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида – типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государственные архивы СССР, которые ориентировались на документы государственных учреждений. Последним таким перечнем является типовой перечень документов, выпущенный в 1989 г.

     В 1990-е гг. с появлением организацией разных форм собственности возникла потребность в подготовке новых  видов перечней документов, учитывающих  происшедшие изменения.

     Сегодня уже можно говорить о новом, третьем  виде перечней, где даны группы документов как постоянного, так и временного хранения, но последние не только не дифференцированы по срокам, а напротив, обозначены лишь как «тяготеющие» к постоянному сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.

     Из  вышедших в последнее время (2000) типовых  перечней наиболее современным является «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием  сроков хранения», который явился логическим продолжением Типового перечня документов, вышедшего в 1989 г.2 

     Рис. 1. Система перечней документов в  зависимости от сроков хранения.

     Заключение

     Комплектование  архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

     Государственные архивы комплектуются архивными  документами, образующимися в деятельности  органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

     Работа  по комплектованию архива документами  складывается:

     - из установления профиля архива;

     - определения источников комплектования;

     - определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;

     - организации комплектования.

     Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.

     В архивной практике создаются два  списка источников комплектования.

     После оперативной работы с документами  дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

     Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой  экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также  по акту приема-передачи.

     При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.

     Процесс изучения документов на основании принципов  и критериев ценности в целях  определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.

     Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения  конкретных сроков хранения по отдельным  группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных  учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.

     Список  использованной литературы:

1. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П.Козлова. – М.: ПрофОбрИздат, 2002. – 272 с.
2. Афанасьева Л.П. Примерная программа дисциплины «Архивоведение». – М.:ПрофОбрИздат», 1999. – 125 с.
3. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98. – М.,2002.
4. Павлюк Л.В., Киселева Т.Н., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. М.-Спб.:СИЛ-Пресс, 2001. – 275 с.