Контрольная работа по "Основам документационого обеспечения управления"

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета  документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает  выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе — количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным — многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится на общем результате. Основное правило подсчета документов — однократность.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце отправляемых.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

- определить загрузку  организации в целом, ее структурных  подразделений и отдельных исполнителей;

- определить соответствие  маршрутов движения тех или  иных документов задачам и  функциям структурных подразделений  или должностных лиц; - разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

- установить оптимальное  количество информации, необходимой  и достаточной для функционирования аппарата управления;

- рассчитать численность службы делопроизводства.

Таким образом, документооборот  учреждения представляет собой главную  организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Исправить ошибки в оформлении реквизитов

 

а) В дело № 01-03/15

    27.12.2010

 

Правильно:

На № 01-03/15     от 27.12.2010

 

б) Исп. Вотинов Н.П.

    тел.222-27-318

 

Правильно:

Вотинов

222-27-318

 

в) Вход. № 118

    Дата 01.10.2010

 

Правильно:

01.10.2010                                           № 118 

 

 

 

 Оформить акт о выделении к уничтожению документов, утративших научно-практическое значение.

 

ЗАО "Эльбрус"

УТВЕРЖДАЮ

наименование  организации

Генеральный директор

Отдел кадров

должность руководителя организации

наименование  структурного подразделения

Горбенко

Н.П. Горбенко

АКТ

подпись

расшифровка подписи

17.01.2005

№

1

“

19

”

января

20

05

г.

Москва

место составления

О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

 

 

На основании1	Перечня типовых управленческих документов, образующихся в
	название  и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения
деятельности  организаций, с указанием сроком хранения (утв. Росархивом 06.10.2000)

отобраны  к уничтожению как не имеющие  научно-исторической ценности и утратившие практическое значение и документы:

№ п/п	Заголовок дела или  групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Индекс дела по номенклатуре	Количество  дел (томов, частей)	Срок хранения   и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
1.	Должностные инструкции работников организации	2000	05-02	1	3 г. после  замены новыми, ст. 35
2.	Приказы о  предоставлении очередных и учебных  отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках	2000	05-03	1	3 г., ст. 6 б
3.	Журналы учета  командировок	1999	05-14	1	5 л., ст. 358 б
4.	Журнал учета  выдачи командировочных удостоверений	1999	05-15	1	5 л., ст. 358 в
5.	Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров	1999	05-07	1	5 л. ЭПК,  ст. 334
6.	Журнал учета  отпусков	2000	05-16	1	3 г., ст. 358 г
7.	Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых на работу	2001	05-18	1	1 г., ст. 341

 

Итого	7 (семь)	дел за	1999, 2000, 2001	годы
	цифрами и  прописью

 

Описи дел  за

1999, 2000, 2001

годы утверждены руководителем организации.

 

Председатель  ЭК			Шубин		И.К. Шубин
наименование  должности лица, проводившего  экспертизу ценности документов			подпись		расшифровка подписи
17.01.2005
дата

 

Документы в  количестве	7 (семь)		ед. хр.,
	цифрами и  прописью
уничтожены путем измельчения.

 

 

 

Председатель  ЭК		Шубин		И.К. Шубин
		подпись		расшифровка подписи
Члены ЭК:		Боброва		Б.Б. Боброва
		подпись		расшифровка подписи
		Дубцова		Д.Д. Дубцова
		подпись		расшифровка подписи
		Фенева		А.И. Фенева
		подпись		расшифровка подписи

 

Изменения в  учетные документы внесены.

Архивист			Игнатюк		О.Р. Игнатюк
наименование  должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы			подпись		расшифровка подписи
18.01.2005
дата

 

 

 

 

Определить вид документа.

 

Текст № 1-

……………КОЛЛЕГИЯ

РЕШИЛА: Начать подготовительные работы по строительству в аквапарка;

Срок окончания – 30.01.2011 (отв. ст. мастер  Т.Д.  Сибкин).                                                                       Распорядительный документ

Текст № 2-

Код подразделения	Наименование подразделения	Штатная численность, человек
01	Руководство	8
02	Управление  активно-пассивных  операций	15
…	…	…

 Организационный документ

 

 

 Восстановить правильную последовательность.

 

При осуществлении контроля происходит снятие с контроля, исполнение поручений и составление отчетного  документа, вынесение резолюций, постановка на контроль, рассмотрение отчетного документа руководителем, напоминание об истечении срока контроля.

1. постановка на контроль

2. рассмотрение отчетного документа руководителем

3. вынесение резолюций

4. исполнение поручений и составление отчетного документа

5. напоминание об истечении срока контроля

6. при осуществлении контроля происходит снятие с контроля

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы.

 

1. Андреева В.И.  Образцы документов в делопроизводстве/ - М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 2007
2. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. – Спб: Питер, 2006
3. Быкова Т.А. Делопроизводство: учебник/ Т.А. Быкова. Л.М. Вялова, Л.В. Санкина. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560с.
4. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.-2-е изд.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭ и У., 2007
5. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник/ И.Н. Кузнецов. – М: Юрайт; ИД Юрайт, 2011. – 576с.
6. Кузнецова Т.В. Справочник по делопроизводству.- М.: ПРИОР, 2007
7. Сологуб О.П. Практикум по документационному обеспечению управления: учебник/О. П. Сологуб. – М.: Омега-Л, 2010. – 128с.
8. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству: Руководство к составлению. – М.: ПРИОР, 2009

¹ При определении сроков хранения документов можно пользоваться Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000), а также справочным пособием "Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)" (М.: ВНИИДАД, 1996).