Классификация управленческой документации. Требования к составлению и оформлению управленческой документации

Министерство  образования РФ

Кемеровский технологический институт пищевой  промышленности 
 

кафедра «Управление и экономика» 
 
 
 
 

Контрольная работа по дисциплине «ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ» 

Вариант № 4. 
 
 
 

                                                                  Выполнила: студентка гр. ЭУз-03у

Рындина А.А.

Проверил: ____________________

_____________________________ 
 
 

Кемерово 2011

1. Классификация управленческой документации. Требования к составлению и оформлению управленческой документации.

 

Классификация управленческой документации. 

    Классификация управленческой документации - распределение  всей управленческой документации на группы в зависимости от ее функционального  назначения.

    Управленческая  документация — это документация, без которой нельзя управлять предприятием или вести предпринимательскую деятельность.

    Управленческая  деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов. Их можно подразделить на следующие основные группы:

    а) организационные документы (законодательные и иные нормативные акты, учредительный договор, устав, инструкции, регламенты, методические указания, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, типовые и примерные номенклатуры дел);

    б) распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения);

    в) документы, по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению, т.е. назначению пенсий);

    г) плановые документы, (целевые программы развития, планы экономического и социального развития, документы по разработке планов и ценообразованию, бизнес-планы, финансовый, материальный, валютный балансы, сметы, анализы отчетных данных);

    д) финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, договора банковского счета, кредитные договора, акты ревизий, инвентаризаций, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.);

    е) информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, протоколы, докладные записки, справки, телефонограммы и пр.);

    ж) нормативные документы вышестоящих органов — документы, поступающие на предприятие от различных государственных и муниципальных организаций (налоги, охрана окружающей среды и т.п.) и регулирующие различные вопросы его деятельности;

    з) учетно-статистическая документация (статистические отчеты, таблицы, журналы, статистическая отчетность, переписка);

    и) контракты (договоры), соглашения, предложения.

    Все вышеперечисленные документы, за исключением  финансово-бухгалтерских, относятся к организационно-распорядительным документам. 

Требования  к составлению  и оформлению управленческой документации.

    Основные  требования к составлению документа  можно сформулировать так: документ должен быть содержательным, кратким, понятным и правильно оформленным.

    Требования  к оформлению документов приведены  в ГОСТ Р 6.30-97 и в изменениях к нему (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст). В данном стандарте приведены единые требования и правила оформления документов управления предприятиями, организациями и их объединениями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

    Документы изготавливают на бланках. Устанавливаются два основных формата бланков документов — А4 и А5; допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.

    Каждый  лист документа, оформленный как  на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

    -20 — левое;

    -10 — правое;

    -15 — верхнее;

    -20 — нижнее.

    Бланки  документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

    Бланки  допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

    Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

    - общий бланк;

    - бланк письма;

• бланк конкретного вида документа, кроме письма.

      Общий бланк используют для  изготовления любых видов документов, кроме письма. Бланки структурного  подразделения организации или  должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.

    Бланк письма в зависимости от учредительных  документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10,11,12;14,15,16;17;18;19.

    Бланк конкретного вида документа, кроме  письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11,12;17;18.

    На  бланках организаций субъектов  Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

    Допускается изготавливать документы на пишущей  машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

    Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

    При изготовлении документов на двух и  более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

    Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. 
 
 
 
 
 
 

    

2. Дайте полную характеристику следующим реквизитам: «Код формы документа», «Регистрационный номер документа», «Гриф утверждения документа», «Гриф о согласовании документа», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

 

    При подготовки и оформлении документов используют следующие реквизиты согласно ГОСТ  Р 6.30-97:

    Код формы документа (05) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

    Код по ОКУД используется реже и проставляется  только на унифицированных документах, название форм которых включено в общероссийский классификатор управленческой документации, например:

    - 0222152 — штатное расписание;

    - 0276030 — график отпусков;

    - 0221052 — должностная инструкция.

    Регистрационный номер документа (10) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

    «Гриф утверждения документа»

    Документ  утверждается (15) должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст): 

                                                                          Утверждаю

                                                                       Директор

                                                                          ООО «Ижица» 

                                                                           Личная подпись А.С. Иванов

                                                                         14.09.2011

 

    Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст):

                                                                                     Утверждаю

                                                                                       Директор

                                                                                       ООО «Ижица»

                                                                           Личная подпись А.С. Иванов

                                                                                           14.09.2011

    При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

    При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст).

    Гриф  утверждения документа располагают  в правом верхнем углу документа.

 
 

                                            УТВЕРЖДЕН

 

                                            Решением общего собрания

                                            акционеров от 12.08.2011 № 5

 

                                            или

 

                                            УТВЕРЖДЕНО 

 

                                            Приказом Председателя    

                                            Правления банка          

                                            от 09.07.2011 № 12

    Гриф  согласования документа (22) состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст):

    СОГЛАСОВАНО

 

    Директор 

    ООО «Ижица»