Классификация управленческой документации

Краснодарский Гуманитарный Технологический Колледж 
 
 
 

Отработка пропусков

по дисциплине

Документационное  обеспечение управления

по теме: Классификация документов по различным  признакам. 
 
 
 
 
 

Выполнила

Студентка 3-го курса гр. 13-19

Специальности 080504

«Государственное  и муниципальное управление»

Шаповалова Оксана 
 
 

Краснодар 2011

Классификация документов по различным признакам.

     Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные  виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной  классификации видов и разновидностей документов.

     Важнейшим признаком для классификации  документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться по: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

     Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим  признакам.

     По  наименованию существует множество  разновидностей документов. Вот лишь некоторые из них: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

     По  способу фиксации информации документы  бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

     По  степени сложности документы  классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

     По  степени гласности различают  документы открытые (несекретные) и  документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы  для служебного пользования (ДСП), с  грифом "конфиденциально".

     По  юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

     По  срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

     По  происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

     По  срокам хранения документы делятся  на документы временного и постоянного  срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

     По  степени обязательности документы  бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и  иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие  характер юридической или технической  нормы.

     По  степени унификации различают документы  индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные  в виде анкеты и таблицы.

     Индивидуальные  документы разрабатываются конкретными  организациями для внутреннего  пользования.

     Типовыми  являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

     Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т. к. экономят время на подготовку.

     Примерные документы носят ориентировочный  характер и используются для составления  и оформления документов по аналогии.

     Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части  листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в  правую часть листа.

     Таблица - документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном  выражении) - на пересечении соответствующих  граф и строк.

     Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет  строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать  аналогичные данные. В табличной  форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

     Деятельность  учреждения, организации, предприятия  отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые  в определенной сфере. Можно назвать  множество систем документации, которые  классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.). Выделяют функциональные системы документации - организационно-распорядительная, плановая, отчетностатистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны, и их трудно разграничить.

     У нас в стране в связи с развитием  автоматизации управленческих процессов  разработаны унифицированные системы  документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы  документации устанавливаются ГОСТами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.

     Унифицированная система документации (УСД) - система  документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

     Унифицированные формы документов разрабатываются  и утверждаются министерствами и  ведомствами. Они обязательны для  применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности.

     Классификация документов – распространение по группам на основе признаков содержания и формы составления с целью  повышения эффективности работы с ними.

     Все документы, обращающиеся в организации, можно классифицировать:

-по видам  деятельности (нормативные, организационно-распорядительные, бухгалтерские, научно-технические, проектно-сметные);

-по наименованию (распоряжения, отчеты, акты, протоколы, договоры);

-по способу  фиксации информации (письменные, кинодокументы, электронные);

-по степени  сложности (простые и сложные)  простые – рассматривается один  вопрос, сложные – несколько вопросов);

-по степени  гласности (несекретные и конфидициальные);

-по юридической силе (подлинные и подложные);

-по срокам  исполнения (срочные и несрочные).

     Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой документов, организовать их работу в делопроизводстве.

     На  основе классификации выстраиваются  и типы документов, используемые в  работе предприятия с их характеристиками, в основном они подразделяются на 3 вида:

     1. Входящие - документы, которые поступили  на предприятие от внешних  партнеров. Большинство входящих  документов должны порождать  соответствующие исходящие, причем  в заранее установленные сроки.  Сроки устанавливаются или нормативными  актами, предписывающими то или  иное время ответа на соответствующий  входящий документ, или сроком  исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

     2. Исходящие. Большинство исходящих  документов являются ответом  организации на соответствующие  входящие документы. Некоторая  часть исходящих документов готовиться  на основе внутренних документов  предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в сторонние организации типа: "Прошу дать справку по вопросу ... в срок до ...").

     3. Внутренние. Данные документы используются  для организации работы предприятия.  Через канцелярию проходят не  все внутренние документы, а  только переписка наиболее крупных  структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.[3]

     Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут  быть письма, распоряжения, циркулярные  указания и т.д. Обычно под типом  документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более  детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные - жалобы, предложения, пожелания и т.д.). С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя в полной внутренней системе делопроизводство оно, безусловно, необходимо. Далее здесь будет  рассматриваться только канцелярские виды документов - входящие, внутренние и исходящие.

     Прежде  всего, все документы, проходящие через  общий отдел, обладают уникальным регистрационным  номером (возможно, свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов  документов). Мало того, любая бумага, не имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие  на ней регистрационного номера.

     Комбинированными  называются такие документы, которые  сочетают признаки нескольких видов  документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления и т.д. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную  операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения  ее в счетах. Например, приходные  и расходные кассовые ордера, авансовые  отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, лимитно-заборные карты, расчетно-платежные ведомости, объявления о взносе наличных денежных средств на расчетный счет и т.д.

     Сочетание в одном документе признаков  нескольких видов документов упрощает их учетную обработку, сокращает  количество документов и затраты  на их приобретение. Комбинированные  документы составляют для уменьшения числа документов по хозяйственным  операциям, которые повторяются  в организации многократно в течение короткого периода.

     По способу (порядку) составления различают: первичные и сводные документы.

     Список  использованной литературы.

     1.  Андреева В.И. Сущность документальной  базы системы управления. М.: «Гардарики», 2006

     2.  Баласаян В.Э. Современная система документооборота как основа управления организацией. М.: «Интел-Синтез», 2005

     3.  Барихин А.Б. Делопроизводство на предприятии. М.: «Книжный мир», 2007

     4.  Басаков М.И. Современное делопроизводство. Ростов-на-Дону: «Феникс», 2007

     5.  Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство  и документооборот. М.: «ЭКСМО», 2005

     6.  Гагин А.А. Документирование управленческой  деятельности. М.: «Инфра-М», 2006