Кадровое и документационное обеспечение в системе управления персоналом на примере ОАО "Краски"

">     Численность работников, необходимых для работы в кадровой службе вычисляется по формуле:

     Ч=То/Фп

    Где Ч – численность работников, чел.,

     То  – общая годовая трудоемкость работ,

     Фп  – полезный фонд рабочего времени  одного работника за год в часах (принимается в среднем равным 1910 часов) [13].

     Общая годовая трудоемкость работ складывается из годовой трудоемкости нормируемых  работ и годовой трудоемкости ненормируемых Центральным бюро нормативов по труду:

     То=Тн+Тнн

    Где Тн – годовая трудоемкость нормируемых работ, чел.-ч.,

     Тн  – годовая трудоемкость ненормируемых работ, чел.-ч.

     По  нормируемым видам работ нормативы  времени определены и берутся  из «Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работу по комплектованию и учету кадров». Они рассчитаны по формуле:

     Нвр=Топ(I+К\100)

    Где Нвр – нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, чел.-ч.,

     Топ – норматив оперативного времени  на выполнение данной работы, установленный  в сборнике нормативов времени,

     К – коэффициент, учитывающий затраты  времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых, личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы в процентах от оперативного времени. К принимается равным 8% [14].

     Годовая трудоемкость нормируемых работ  определяется с учетом объема каждого  вида выполняемых работ по формуле:

     Тн =∑Нврi * Vi

    Где Нврi – нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работ, чел.-ч.,

     Vi – объем конкретного вида работы, выполняемого за год,

     i = 1,2,…,n – виды выполняемых работ.

     (также  рассчитывается если в отделе кадров выполняют работы, не имеющие типовых установленных норм: Тнн=∑Нврj * Vj) [15]. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2 Совершенствование кадровое и делопроизводственное обеспечения    системы управления персоналом на примере ОАО «Краски»        

     2.1 Краткая  характеристика ОАО «Краски»

           Основана в 1986 году. Сегодня она – крупнейшее в Приморском крае полиграфическое предприятие.

     Типография  «Краски» начинала свою деятельность с печати газет.В настоящее время насчитывается более 200 наименований печатной продукции. Это книги, брошюры, буклеты, бланки с различными степенями защиты, журналы бухгалтерского учета, этикетки, картонная упаковка, еженедельники, блокноты, грамоты и дипломы, потребительская бумага, а также более 60 видов бланков медицинского направления, которые пользуются постоянным спросом. Самым главным направлением предприятия было и остается производство книги. В течение многих лет идет сотрудничество со многими издательствами России. Итогом плодотворного сотрудничества стали сотни наименований изданных книг и брошюр на русском языке.

     Типография  обеспечивает полный цикл по производству выпускаемой продукции, учитывая все  пожелания заказчика. В настоящее  время в типографии работает 150 человек, осваиваются и внедряются в производство новые технологии и оборудование. Что касается состава работников, в основном это люди среднего возраста 35-50 лет, которые имеют среднее или средне – специальное образование, процент работников с высшим образованием, в частности в области полиграфии достаточно маленький. Структура кадров предприятия приведена в таблице2.1:

Таблица 2.1- Структура кадров предприятия ОАО «Краски»

     В данной таблице видно, что преобладающее  количество рабочих сочетается с  маленьким числом специалистов, т.е. на предприятии явно ощущается нехватка хорошо подготовленных и высококвалифицированных специалистов в области полиграфии. Кроме того, обнаруживается тенденция к «устареванию» специалистов на данном предприятии: с каждым годом их количество постепенно уменьшается и увеличивается возраст.

     Также в данной таблице видно, что текучесть  кадров на предприятии достаточно низкая, общая численность кадров на предприятии  изменяется плавными темпами, проявляется  склонность к сокращению численности  персонала: за период 2008 – 2010 гг. численность со 157 чел. Сократилась на 1,9%, т.е. на 7 человек.

     Возрастная  структура специалистов может быть определена тем, что в Приморском крае достаточно мало специалистов, связанных  с полиграфической деятельностью, поэтому почти всю свою трудовую деятельность люди работают на одном месте.

     Что касается карьерного роста, то в типографии он практически отсутствует, т.е. в  основном люди работают в течение  многих лет на той должности, на которую  когда-то были приняты. Структура аппарата управления представлена на рисунке 2.2:

     

         

       
 

              

       
 
 
 
 
 

     Рисунок 2.2 - Структура аппарата управления ОАО «Краски»

     Отдел кадров в типографии находится в весьма плачевном состоянии, его по сути просто нет. Состоит отдел из 1 человека (женщины), находящегося в должности менеджера по кадрам на полставки по совместительству, а основной род деятельности  – секретарь. Должность секретаря сотрудник получил в результате сокращения рабочих мест в наборном цехе, что говорит о непрофессионализме сотрудника в области управления персоналом.

     Во  время сокращения в наборном цехе была свободна ставка секретаря и  менеджера по персоналу. Сотруднику отдела кадров 47 лет, образование среднеспециальное  – секретарь-референт.

     Обязанности менеджера по кадрам в ОАО «Краски» следующие:

     - по приказу директора менеджер размещает объявления в газете «Работа для вас» о вакантных должностях;

     - выдает направление на медицинский осмотр;

     - заводит и оформляет личные карточки сотрудников;

     - оформляет записи в трудовых книжках сотрудников и их личных медицинских полисах.

     Собеседования и отбор проводятся исключительно  директором типографии, принимаются  новые сотрудники на основании семейного  положения (семейные люди приветствуются) и личной симпатии директора.

     Обязанности менеджера по персоналу из огромного спектра ограничиваются лишь ведением документов.

     Выводы  по разделу:

     - отсутствует система управления  персоналом, работа с персоналом  сведена к технической работе  с документооборотом по кадрам;

     - менеджером по персоналу является сотрудник на 0,5 ставки по совместительству.

     Из  вышеизложенного следует, что необходимы  мероприятия:

     - введение отдельной штатной единицы  – менеджера по персоналу;

     - определение функций и создание  должностной инструкции менеджера  по персоналу;

     - упорядочение системы документооборота.

2.2 Мероприятия по совершенствованию кадрового и делопроизводственного   обеспечения системы управления персоналом в ОАО «Краски»

     В соответствии с проведенным анализом кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом были разработаны следующие рекомендации по развитию кадрового обеспечения системы управления персоналом для ОАО «Краски».

     Успешная  деятельность любого предприятия зависит  от высокой результативности совместного и сплоченного труда занятых в ней работников, от их квалификации, профессиональной подготовки и уровня образования.

     На  предприятии должна быть деятельность социальной направленности, чтобы разнообразить  и обогатить содержание трудовой деятельности, более полно использовать интеллектуальный и творческий потенциал работников, повысить их дисциплину и ответственность, создать надлежащие условия для эффективной работы всего предприятия. Это зависит от связей между: человеком и человеком, руководителем и подчиненным. Очень во многом внутренняя среда предприятия, взаимоотношения его работников, а главное успешная и прибыльная деятельность всего предприятия зависят от правильной организации и правильного функционирования системы управления персоналом.

     В типографии «Краски», как и во всех других средних и больших предприятиях системе управления персоналом следует уделять больше внимания.

     Очень важно учесть, что система управления персоналом (отдел кадров) является своеобразным связующим звеном между директором предприятия и всеми остальными звеньями (структурными подразделениями).

     Необходимо  четко сформулировать главные цели системы управления персоналом:

     - обеспечение организации кадрами, их эффективное использование, профессиональное и социальное развитие;

     - разработка стратегии управления персоналом с учетом применения новых технологий;

     - прогнозирование и перспективное планирование кадров;

     - построение мотивационного механизма управления, системы социального обеспечения;

     - анализ требований новых технологий к специалистам, рабочим местам, разработка перечня новых специальностей, должностей;

     - анализ динамики развития персонала, анализ индивидуальных планов развития персонала, планирование персонала и его картера;

     - анализ трудовых процессов, анализ качества жизни, планирование социального развития.

     Необходимо  разработать должностную инструкцию (Приложение А) и принять менеджера по кадрам, который будет осуществлять свою деятельность в соответствии с новой утвержденной должностной инструкцией менеджера по кадрам:

     Обязанности:

     - осуществляет контроль над своевременным  исполнением приказов, поручений  и распоряжений руководителя  типографии, определяет причины  несвоевременного исполнения поручений;

      - информирует руководителя типографии  о состоянии их выполнения;

     - ведет учет личного состава  типографии, ее подразделений;

     - оформляет прием, перевод и  увольнение работников в соответствии  с трудовым законодательством,  положениями и приказами директора  типографии;

     - формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;