Кадровое и документационное обеспечение в системе управления персоналом на примере ОАО "Краски"

Введение

       В условиях рыночной экономики  в стране особое значение приобретают  вопросы совершенствования кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом, позволяющие повысить социально-экономическую эффективность предприятия. Компании должны быть в состоянии давать оценку управлению кадрами на основе качественного ведения делопроизводства, если они намерены обеспечить контроль за проведением финансовых операций и добиться выполнения стоящих перед ними организационных задач.

     Кадровое документирование и кадровое администрирование являются важными элементами управления любым предприятием независимо от размера и сферы деятельности. Система управления персоналом не только включает ведение личных дел работников компании и сбор необходимых данных, но и аналитическую работу для выявления тенденций касающихся персонала. Эффективная система управления персоналом предоставляет данные для принятия обоснованных управленческих решений [1].

     Актуальность  выбранной темы обуславливается  недостаточной проработкой кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом, а порой и отсутствием проработки и должного внимания данной сфере деятельности предприятия. Решение проблемы кадрового обеспечения системы управления персоналом обеспечит эффективное функционирование всего предприятия.

     Цель  курсовой работы - разработка рекомендаций по развитию кадрового и делопроизводственного  обеспечения системы управления персоналом (ОАО «Краски»).

     Выполнение  курсовой работы предполагает решение  следующих задач:

     - обоснование требований к кадровому и делопроизводственному обеспечению системы управления персоналом (количественные и качественные характеристики работников, выполняющих функции управления персоналом);

     - анализ существующего кадрового и обеспечения системы управления персоналом организации (качественные и количественные характеристики персонала, выполняющего функции управления персоналом) и его влияния на качество выполнения функций управления персоналом;

     - обоснование требований к работникам, выполняющим функции управления персоналом, составление должностных инструкций;

     - разработка организационной процедуры совершенствования кадрового обеспечения системы управления персоналом.

     Объектом  проекта является исследование и  анализ кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом.

     Предметом проекта является система кадрового  и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом ОАО «Краски».

1Теоретические аспекты кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом

1.1 Кадровое и делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом 

     Кадровое  обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой необходимый количественный и качественный состав работников кадровой службы.

     Количественный  состав кадровой службы – это списочный состав работников данного подразделения организации [2].

     Количественный  состав службы управления персоналом определяется организационно – штатными структурами  и Уставом организации.

     При расчете количественного состава службы управления персоналом должны учитываться следующие факторы:

     - общая численность работников организации;

     - конкретные условия и специфика организации, связанные со сферой ее деятельности (промышленность, сельское хозяйство, торговля, страховая деятельность), масштабами, наличием разнохарактерных производств, филиалов;

     - социальная характеристика организации;

     - структурный состав работников организации (наличие различных категорий – рабочих, специалистов, служащих, научных работников), их квалификация; степень сложности решаемых задач по управлению персоналом (осуществление стратегического планирования, выработка кадровой стратегии и политики, организация обучения, продвижения и т. д.);

     - техническое обеспечение управленческого труда (компьютеры, оргтехника) [3].

     Делопроизводственное  обеспечение - это организация работы с документами, обращающимися  в системе управления персоналом. Основа – делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [4].

     Основными делопроизводственными функциями  системы управления персоналом являются:

     - своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

     - доведение документации до работников для исполнения;

     - печатание документов по кадровым вопросам;

     - регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

     - формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;

     - копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

     - контроль за исполнением документов;

     - передача документации по вертикальным и горизонтальным связям;

     В зависимости от размеров организации  делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении, либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором – децентрализованным [5].

     На  практике преобладает смешанная  форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ – во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство  в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственным лицом из числа ее работников [6].

     Требования  к оформлению документов базируется на государственных стандартах унифицированных  систем документации.

     Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства является:

     - ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

     - ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

     В подсистеме управления персоналом, как  и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

     - первичная учетная (по учету труда и заработной платы);

     - отчетно-статистическая (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.);

     - социальное обеспечение (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и тому подобное);

     - организационно-распорядительная (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и прочие) [7].

          Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению.

     Отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы:

     - внутренние локальные нормативные акты – правила внутреннего трудового распорядка; инструкция по охране труда; документы по защите персональных данных работников.

          - информационно-расчетные документы – личная карточка Т-2; штатное расписание; график отпусков; табель учета рабочего времени;

     - документы, подтверждающие трудовую деятельность работников – трудовая книжка; трудовой договор (контракт);

     - официальная внутренняя переписка – заявления работников;

     - распорядительные документы – приказы (распоряжения) по личному составу.

     Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок  работы с ней регулируется внутренними  правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю над исполнением кадровых документов, которые осуществляется либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководитель кадровой службы [8].

     Качественный  состав характеристики персонала представляют собой совокупность профессиональных, нравственных и личностных свойств, являющихся конкретным выражением соответствия персонала тем требованиям, которые предъявляются к должности или рабочему месту [9].

     Всю качественных характеристик персонала можно условно разделить на три основные группы:

     - способности (уровень образования, объем полученных знаний, опыт работы в определенной сфере профессиональной деятельности, профессиональные навыки);

     - мотивации (сфера профессиональных и личных интересов, стремление сделать карьеру, стремление к власти, готовность к дополнительной ответственности и дополнительным нагрузкам);

     - свойства (способность воспринимать определенный уровень физических, психических или интеллектуальных нагрузок, способность концентрации внимания, памяти и другие личностные свойства) [10].

     1.2 Расчет численности состава системы управления персоналом

     Существует несколько способов расчета численности состава системы управления персоналом:

       Многофакторный анализ. Основан на многофакторном анализе функционального разделения управленческого труда, при котором учитываются специфические особенности каждой отрасли промышленности. Наиболее широкое применение метод нашел на крупных промышленных предприятиях. Однако следует иметь в виду, что в условиях рыночной экономики и конкуренции отсутствует жесткая зависимость между производственными факторами и численностью персонала.

     Экономико-математические методы. Предусматривают разработку экономико-математических моделей, основанных на реальной действительности, что обеспечивает адекватное отражение содержательного процесса. Применение экономико-математических моделей пока ограничено.

     Метод сравнений. С использованием этого метода на базе анализа состава кадров специалистов в развитой хозяйственной системе составляются проектировки потребности в специалистах для менее развитой системы. Предпринимаются попытки использования этого метода на основе формирования однородных групп организаций и выделения в них типовых или передовых организаций.

     Экспертный метод. Позволяет получить представление о потребности в специалистах на основе учета мнений (экспертизы) группы экспертов, суждения которых базируются на их научной и профессиональной компетенции. Метод используется как составная часть других методов [11].

     Метод прямого расчета. Численность работников службы кадров напрямую зависит от трудоемкости выполняемых работ, то есть времени, которое будет затрачиваться на ту или иную операцию. Типовые затраты рабочего времени на различные виды работ были определены Центральным бюро нормативов по труду Минтруда при участии многих министерств и ведомств [12] .