История создания ООО «ДИН» и структура делопроизводственной службы

Автор: Пользователь скрыл имя, 07 Апреля 2012 в 20:23, дипломная работа

Краткое описание

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Файлы: 1 файл

ДОУ диплом.doc

— 622.00 Кб (Скачать)

- движение документов, поступающих на имя Генерального директора

- движение документов, поступающих на имя руководителей структурных подразделений

- движение нерегистрируемых документов

2.3. Порядок работы в Компании с исходящими документами

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.[64]

В ООО «ДИН» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом Компании. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

-         порядковый номер документа, включающий номер дела;

-         адресат (корреспондент);

-         краткое содержание или заголовок;

-         отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

-         исполнитель;

-         примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Порядок работы с исходящими документами ООО «ДИН» приведен в схеме 2, стр. 48.


Схема 2. Оперограмма движения исходящих документов

 

Кто      выполняет

 

 

Операции

 

Испол-нители

Структурные подразделения

 

Секре- Руковод-тари       ство                       

Юрист

Ген. Директор Компании

Общий отдел

1.Составление проекта

 

 

 

 

 

2. Согласование

 

 

 

 

 

3. Внесение изменений

 

 

 

 

 

4.Печать

 

 

 

 

 

 

5. Визирование

 

 

 

 

 

 

6.Внесение  изменений

 

 

 

 

 

7. Считка

 

 

 

 

 

8. Визирование

 

 

 

 

 

9. Передача на подпись

 

 

 

 

 

10 Подписание

 

 

 

 

 

11 Передача на регистрацию

 

 

 

 

 

12. Регистрация

 

 

 

 

 

13. Отправка

 

 

 

 

 

 

- движение документов, подписываемых Генеральным директором

- движение документов, подписываемых руководителями структурных подразделений


2.3. Регистрация документов

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».[65]

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов[66].

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления[67] и Типовой инструкции по делопроизводству[68]. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

Для ООО «ДИН», как для строительной компании, характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику компании, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями Генерального управления, другая же в структурных подразделениях и филиалах. Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно его секретарем.

В ООО «ДИН» регистрация входящих документов,  происходит в следующем порядке: секретарь-референт разбирает входящую  корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При  этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.

На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов ООО «ДИН» осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.

Форма регистрационного журнала для входящих документов:

Дата поступления

Вх. №

Дата и № док-та

Коррес-пондент/кто подписал

Заголовок

Исполни-тель

1

2

3

   4

5

6

Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа».

На исходящих документах Компании проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями.[69] Он располагается в верхнем левом углу первого листа и  состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ[70] в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В Компании номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс не входит.

Регистрация исходящих документов ООО «ДИН» ведется в журнале, содержащем следующие графы:

Дата док-та

Исход.   №

Адресат

Краткое содержание/   кто подписал

Исполнитель/              Кто принял

Прим.

(кто принял док-нт)

1

2

3

   4

5

6


 

 

В Компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя Компании. 

Журналы регистрации внутренних документов содержат следующие графы:

Дата и номер поступления

Дата и номер док-та

Структурное подразделение

Вид док-та

Содержание

Исполнитель

1

2

3

4

5

6

Информация о работе История создания ООО «ДИН» и структура делопроизводственной службы