История создания ООО «ДИН» и структура делопроизводственной службы

2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с директором по производству.

2.3. По указанию директора по производству планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.

2.4. Готовит по поручению директора проекты документов, согласовывает их с заместителем директора.

2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов.

2.6. Контролирует сохранность документов в приемной директора, правильность формирования дел.

2.7. Организует выполнение указаний и поручений директора по бронированию номеров в гостиницах.

2.8. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

2.9.              Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.

2.10. Выполняет копировальные работы.

2.11. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов структурного подразделения.

2.12.               По поручению директора принимает и передает документы по факсимильной связи.

2.13. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками подразделения.

2.14.               Осуществляет доставку документов из структурного подразделения в канцелярию и секретариат руководства.

2.15.               Принимает и передает по телефону информацию для руководителя  и сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.

2.16.               Своевременно получает в канцелярии распорядительные документы дирекции, доводит их до сведения руководства  (директора по производству, его заместителю и начальникам производств).

2.17.               Обеспечивает сохранность документов секретариата директора по производству.

2.18.               Ведет учет документооборота, ежеквартально передает в канцелярию сводки о составе и объеме документооборота.

2.19.               Выполняет указания и поручение руководителя секретариата по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных в организацию.

Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной техники, средств связи.

Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает время присутствия посетителей в здании.

Протоколирует совещания и заседания.

3. Обязанности

3.1. Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:

3.2. Сохранять конфиденциальность служебной информации.

3.3. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.

3.4. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по делопроизводству.

3.5. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

Обеспечивать сохранность документов.

4. Права

Секретарь имеет право:

4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений предприятия за информацией по вопросам подготовки документов.

4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.

4.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись директору.

5. Ответственность

Секретарь несет административную ответственность за:

5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов

5.2.  Сохранение конфиденциальности служебной информации

5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

6. Взаимосвязи по должности

Секретарь руководителя взаимодействует:

6.1. со структурными  подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов

              6.2. с канцелярией по вопросам делопроизводства, правил документоведения

              6.3. с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов

              6.4. со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов директора по производству.

7. Оценка деятельности

Секретарь в своей деятельности обязан:

-         руководствоваться настоящей должностной инструкцией;

-         качественно и своевременно выполнять возложенные на него функции и обязанности.

8. Порядок пересмотра должностной инструкции

8.1. Инструкция подлежит пересмотру и утверждению один раз в год.

8.2. Изменения в должностную инструкцию могут быть внесены руководителем кадровой службы с последующим утверждением директора по производства.

Руководитель

Кадровой службы          ____________ Ф.И.О.

С инструкцией ознакомлен:

Секретарь  Генерального директора                             _____________Ф.И.О.                  

«___»__________200_г.

[1]  Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.

[2] Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №1.

[3] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

[4]   Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Федеральная архивная служба России.  М., 2000.

[5] ГОСТ Р 51141-98.  «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Издательство стандартов. М., 1998.

[6]  Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000.

[7]  Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ. Собрание законодательства РФ №8  20.02.1995.

[8]           Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1 –ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2

[9]        Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,  2001.

[10]  Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение  управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2002.

[11]   Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М.: Издательство ПРИОР, 2001.

[12] Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертационная работа доктора исторических наук М., 2000.

[13]  Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело, 1998. №3, С.42.

[14] Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря-референта // Секретарское дело 1997. №4.

[15]  Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря руководителя // Секретарское дело 1998. №2.

[16]    Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. с. 10-13.

[17]  Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // Секретарское дело 1999.  №1.

[18]  Кузнецова Т.В. Регистрация – ключевой момент организации работы секретаря с документами // Секретарское дело 2000. № 1.

[19] Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело 1997. №3.

[20]  Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 1999. №4.

[21] Степанов Е.А. Контроль  исполнения документов и поручений // Секретарское дело 1997. №2.

[22] Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работы офиса // Секретарское дело 1997. №1.

[23] Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2000. №4.

[24] Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов  // Секретарское дело 2001. №2.

[25] Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3.

[26] Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1.

[27] Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2000. №1.

[28] Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 1996. №3.

[29] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000.

[30]   Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки  деятельности  служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №2.

[31]   Бобылева М.П. и Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1999. №1.

[32]  Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1998. №1.

[33]      Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 1999. №1

[34]  Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2001. №1.

[35] Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3.

[36]     Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства.  Первый этап. // Делопроизводство 2000. №1.

[37] Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 1999.  №4.

[38]    Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 1998. №3.

[39]  Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2000. №4.

[40] Он же. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2001. №2.

[41]  Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4.

[42]    Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело 2000. №1.

[43] Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условия) // Делопроизводство 2000. №1.

[44]  Она же. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве // Делопроизводство 2001. №1.

[45] Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2001. №3.

[46] Казанцев С.Ю. Новое слово в строительстве // Элитная недвижимость 2001. №3. С. 56.

[47] Устав ООО «ДИН». Издание, 2001 г.

[48] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД.1991. С. 44.

[49] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 44.

[50] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 44.;

   Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 41.

[51] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

[52] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.

[53] Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления // Секретарское дело, 1999. №2. С.4

[54]  Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 41.

[55]      Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 44.

[56] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Госстандарт, 1998. С.3.

[57]      Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

[58] Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 1999. №4. С. 18.

[59]   ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Госстандарт, 1998. п. 2.2.2

[60] 

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Госстандарт, 1998. п. 2.2.2

[61]    Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.

[62]    Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2001. №2. С. 17.

[63] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

[64] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 27.

[65]  ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998, п.65. С. 41.

[66] Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С.4.

[67]      Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 28-31.

[68] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. С. 16.

[69] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 27.

[70]       Там же. П. 2.3.1.9

[71]  Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

[72] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. П.3.2.1.2.

[73]  ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998. П.67.

[74] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. П. 5.1.

[75]     Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 36.

[76] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. П. 5.3.

[77] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998. П. 75.

[78]  Основные правила работы ведомственных архивов. М, 1988. С. 16.

[79] Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2002. №1. С. 4.

[80] Государственная система документационного обеспечения управления.  Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

[81]   Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

[82] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив, 2000.

[83] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998. П.65.

[84]   Там же. П.72.

[85] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

[86]  Государственная система документационного обеспечения управления.  Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 35.

[87]  Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. П. 4.1.

[88]  Там же. П. 4.1.27. С. 33.

[89] Государственная система документационного обеспечения управления.  Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.  С.39.

[90] Там же. С. 39.

[91]    ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.

[92] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

[93]  Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1. С. 57.

[94] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. п. 3.3.4

[95] Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2001. №2. С. 17.

[96]  Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

[97]  Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.

[98] Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления // Секретарское дело 1999. №2. С.4.

[99]  Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения М., ВНИИДАД. 1991. 

[100]       Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А.  Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1999. № 1. С. 45;

Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1998. №3. С. 19.

[101]     Там же. С. 20.

[102] Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело 1998. №3, С.42.

[103]    Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря-референта (рекомендации по составлению) // Секретарское дело 1997. №4. С. 20

[104] Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. С. 11.

[105]  Государственная система документационного обеспечения управления.  Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

[106]    Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. С. 12.;

              Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // Секретарское дело 1999. №1. С. 5.

[107]  Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря руководителя // Секретарское дело 1998. №2. С.31.

[108] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. П 8.3.

[109] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

[110] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

[111]  Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. С. 20.

[112] Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2000. №1. С. 20.

[113]  Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 1996. №3. С.32.

[114] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив, 2000.

[115]  Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, 2000 . П. 8.

[116] Государственная система документационного обеспечения управления.  Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 35.

[117] Там же. П. 3.4.2.

[118]  Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. С. 33.

[119] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. С. 33.

[120] Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. С. 35.

[121]    Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1–ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2.

[122] Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2000. №3. С. 35.

[123]    Ларин М.В. Управление документацией  и новые информационные технологии. М., Научная книга. 1998. С.76.;  

     Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства.  Первый этап. // Делопроизводство 2000. №1. С. 35.

[124]    Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие. М., ВНИИДАД. 1998. С. 48.

[125]    Федеральный закон от 25 января 1995 года № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации". // Собрание законодательства Российской Федерации. 1995. № 8. Ст. 609.

[126] С. Короткий. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000.  № 3. С.15.

[127]  Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 2000. №4. С.40;

Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1998. № 1. С 42.;

Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2000. №4. С. 43.

[128] Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3. С. 56.; 

Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 1999. №4. С. 39.

[129] Баласанян В.Э. Ресурсо-энергосберегающие проекты и технологии.
Труды всероссийской научно-практической конференции 24-25 мая 2001г. Москва. http://www.eos.ru/res.html.

[130]  Баласанян В.Э. Ресурсо-энергосберегающие проекты и технологии.
Труды всероссийской научно-практической конференции 24-25 мая 2001г. Москва. http://www.eos.ru/res.html.

[131] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Росархив, 2000.

[132]  Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., Росархив. 2000.