Документы по личному составу

Все записи в трудовую книжку вносятся не позднее недельного срока после издания приказа, а при увольнении – в день увольнения.

Фамилия, имя, отчество работника пишутся полностью на основании паспорта или свидетельства о рождении. Образование удостоверяют – диплом или аттестат. Запись о незаконченном образовании подтверждают справкой учебного заведения, зачетной книжкой или студенческим билетом. Работник организации своей подписью должен заверить правильность внесения сведений и поставить печать.

Вкладыш к трудовой книжке

Если в трудовой книжке все страницы заполнены, то ее дополняют вкладышем. Вкладыш не действителен без трудовой книжки. При наличии вкладыша на титульном листе трудовой книжки необходимо указать серию и номер вкладыша и поставить штамп «Выдан вкладыш». Вкладыш вшивается в трудовую книжку и ведется в том же порядке, что и сама трудовая книжка.

Дубликат трудовой книжки

При потере трудовой книжки или вкладыша работнику в течении 15 дней обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью в верхнем углу титульного листа «Дубликат».

В случае если работник уже имел трудовой стаж, то при заполнении раздела «Сведения о работе» делают запись об общем или непрерывном трудовом стаже работы до поступления на данное предприятие. Общий стаж записывается суммарно. Если трудовая книжка пришла в негодность, то работнику выдается дубликат, а сама трудовая книжка возвращается владельцу с надписью «Взамен выдан дубликат».

Внесение изменений в записи трудовой книжки.

Изменение записей (о фамилии, дате рождения, образовании) производит администрация по последнему месту работы на основании документов, таких как паспорт, свидетельства о рождении, в браке, образовании и т.д., при этом надо делать ссылку на номер и дату этих документов. Данные изменения пишутся на титульном листе трудовой книжки. Прежние данные зачеркивают одной чертой, а указанные изменения пишутся на первой странице. Ссылки на документы делают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью руководителя или сотрудника, ведущего кадровую документацию, ставят печать организации или отдела кадров. В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» зачеркивание неточных записей не разрешается. Для этого после неверной записи в графе 2 пишут о том, что запись под №___ недействительна и изменение в информации, а в графе 4 повторяют дату и номер приказа, запись из которого сделана неверно. В таком же порядке исправляются записи об увольнении и переводе на другую работу.

6. Личные карточки

Личная карточка заполняется на основании приказа о приеме на работу по формам №Т-2 – для работников фирмы или №Т2ГС – для государственных служащих. При приеме на работу научно-педагогического работника дополнительно к форме №Т2 оформляют №Т4.

Личные карточки заполняют на лиц, принятых на работу на основании:

       приказа (распоряжения) о приеме на работу;

       трудовой книжки;

       паспорта;

       военного билета;

       документа об окончании учебного заведения;

       страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

       свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

       других документов, предусмотренных законодательством;

       при заполнении п.5 «Знание иностранного языка» раздела 1 формы №Т2 указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

При необходимости изменения ведений о работнике в его личную карточку вносят соответствующие данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы.

Для граждан, пребывающих в запасе, основной документ, на основании которого заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», - военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета).

При этом пункты раздела II «Сведения о воинском учете»:

       п.1 «Категория запаса» на офицеров запаса – не заполняется;

       п.3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения;

       п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» - записывается полное обозначение

       п.5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами. А – годные к военной службе, Б – годные к военной службе с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные к военной службе, Г – временно не годные к военной службе.

       п.7 «Состоит на воинском учете» заполняется строка а) – в случаях наличия мобилизационного предписания и строка б) – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации или военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу, основной документ, на основании которого заполняются пункты раздела II «Сведения о воинском учете», - удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. При этом не заполняются следующие пункты раздела II «Сведения о воинском учете»:

       п.1 «Категория запаса»;

       п.3 «Состав (профиль)»;

       п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС»

       п.7 «Состоит на воинском учете»

В пунктах раздела II «Сведения о воинском учете:

       п.2 «Воинское звание» - делается запись «подлежит призыву»;

       п.5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами. А – годные к военной службе, Б – годные к военной службе с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные к военной службе, Г – временно не годные к военной службе, Д – не годны к военной службе.

Личная карточка:

       заводится на всех сотрудников, принятых на работу;

       состоит из вопросов и ответов на них;

       используется для анализа состава и учета движения кадров;

       заполняется в одном экземпляре;

       ставится в алфавитную картотеку работающих.

Личную карточку заполняют от руки, на компьютере или печатной машинке, ответственное за документы по личному составу лицо, после подписания приказа о приеме гражданина на работу.

Личная карточка заполняется на основании паспорта, документов об образовании, военного билета и т.д. В обязательном порядке ставится подпись сотрудника и дата заполнения.

7. Личные дела

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме работника на работу. Одними организациями личные дела заводятся на всех сотрудников, другими – только на руководителей и ведущих специалистов.

В начало личного дела помещаются документы, необходимые для приема на работу, также оно может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении образования, семейного положения и т.д.

Статьей 65 ТК РФ определяется перечень необходимых и достаточных документов, которые работник должен предъявить работодателю для заключения трудового договора при приеме на работу:

       паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

       трудовая книжка (исключение – когда работник поступает на работу по совместительству или впервые заключает трудовой договор);

       страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

       документы воинского учета – для военнообязанных лиц, подлежащих призыву на военную службу;

       документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний или специальной подготовки.

Каждое дело формируется в отдельной папке, на обложке которой делают отметки: № дела, фамилия, имя, отчество работника, дата поступления на работу.

В личное дело рекомендуется включать документы в следующей последовательности:

       внутренняя опись документов дела;

       дополнения к анкете;

       заявление о приеме на работу;

       анкета с фотокарточкой;

       трудовой договор;

       приказ по приеме на работу (копия);

       документы об образовании (копия);

       характеристики и рекомендательные письма.

Личное дело ведут в одном экземпляре, любое внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается.

Листы внутренней описи документов личного дела нумеруют отдельно.

Рис.3. Примерная форма внутренней описи:

Лист-заверитель служит для учета количеств листов в деле и фиксации особенностей их нумерации и физического состояния. Все изменения в составе личного дела отмечают в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий документ. Завершительную надпись пишут только на листе-заверителе, а не на обложке дела или обороте листа последнего документа.

Рис.4. Примерная форма листа-заверителя:

Автобиография

Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиография пишется сотрудником собственноручно, в произвольной форме, в одном экземпляре в хронологическом порядке.

Реквизиты АВТОБИОГРАФИИ

       наименование вида документа – АВТОБИОГРАФИЯ;

       текст;

       дата, подпись и ее расшифровка.

В тексте автобиографии должны присутствовать следующие данные: фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание (если есть), награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес.

Резюме

Резюме являет собой документ, содержащий сведения биографического характера, которые представляет лицо при трудоустройстве.

Реквизиты РЕЗЮМЕ:

       наименование вида документа – РЕЗЮМЕ;

       дата;

       фамилия, имя, отчество;

       почтовый адрес претендента;

       телефон;

       текст;

       подпись.

Текст излагается по разделам:

       цель резюме – место, на которое претендует составитель;

       образование

       трудовая деятельность

       специальные знания

       семейное положение

Текст резюме не должен превышать двух страниц.

Характеристики

Характеристика – документ, который содержит описание характерных и отличительных черт работника и отражает мнение администрации о нем.

Характеристику оформляют на стандартном листе бумаги в произвольной форме.

Реквизиты ХАРАКТЕРИСТИКИ:

       наименование вида документа – ХАРАКТЕРИСТИКА;

       текст;

       подпись;

       дата;

       печать.

Текст характеристики обычно состоит из двух частей – вводной (указывают имя, фамилию, отчество, год рождения, образование, стаж работы, структурное подразделение и т.д.) и основной (описывают деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, отношения с сотрудниками и т.д.).

Завершающая фраза – «Характеристика выдана для предоставления….»

Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяют печатью.

Характеристику составляют в двух экземплярах.

Личный листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров представляет собой анкету – перечень вопросов о биографии работника, образовании трудовой деятельности, семейного положения и т.д.

Ответы должны даваться полностью, без сокращений, пропусков, исправлений на основании личных документов.

В графе «Образование» необходимо указывать «высшее», «незаконченное высшее», «средне специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» согласно документу об образовании работника.

В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» указывают сведения о работе в соответствии с рудовой книжкой. Здесь же указывают на перерывы в работе и их причину – учеба, болезнь, иждивение, отпуск.