Документування господарських операцій

Документування  господарських операцій, їх подвійний  запис на рахунках бухгалтерського  обліку не можуть врахувати всього реального руху активів і зобов’язань. Є такі процеси і явища, що не піддаються повсякденній о бліковій реєстрації і документуванню в момент їх здійснення. Це так звані природні втрати за деякими видами ресурсів, а також  наслідки помилок, допущених під  час їх приймання та відпуску, записів  в облікових регістрах, а також  через зловживання.

Способом бухгалтерського  обліку, за допомогою якого можна виявити й врахувати те, чого не можна взяти на облік при щоденній документації господарських процесів і явищ, є інвентаризація.

Отже, інвентаризація як складова частина методу бухгалтерського  обліку є способом виявлення з  наступним обліком ресурсів (активів  підприємства) і джерел їх фінансування, які не піддаються документальному  оформленню, для забезпечення достовірності бухгалтерського обліку та фінансової звітності.

Технічно інвентаризація здійснюється шляхом перевірки фактичної  наявності господарських ресурсів і зіставлення їх з даними обліку. Це дає змогу виявити надлишки, нестачі, встановити причини і винних осіб у їх виникненні.

Залежно від повноти  охоплення перевіркою ресурсів розрізняють  повну та часткову інвентаризацію.

Повна інвентаризація охоплює всі ресурси підприємства та їх джерела; часткова — окремі їх види та групи (наприклад, товари, пальне, транспортні засоби, готівку в  касі тощо).

За часом проведення інвентаризація може бути місячною, квартальною, піврічною та річною.

За характером інвентаризації бувають планові та позапланові (раптові). Планові інвентаризації передбачаються планом проведення інвентаризацій, який складається на початку року і  затверджується керівництвом. Позапланові (раптові) наперед не плануються, а  проводяться в міру потреби за розпорядженням керівництва, за вимогою перевіряючого органу, у випадках стихійного лиха, крадіжки, пожежі, аварії тощо.

Порядок і строки проведення інвентаризації регламентуються  Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів та розрахунків (наказ МФУ від 11 серпня 1994 р. № 69 із змінами, внесеними наказом  МФУ від 05.12.97 № 268).

Інвентаризація  здійснюється постійно діючою інвентаризаційною  комісією, склад якої затверджує керівник підприємства. Відповідальність за організацію  інвентаризації несе власник (керівник) підприємства, який визначає кількість  інвентаризацій, строки їх проведення, перелік господарських об’єктів, ресурсів і розрахунків, що підлягають інвентаризації під час кожної із них, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов’язковим:

• при реорганізації підприємства і зміні форми власності;
• перед складанням річної бухгалтерської звітності, але не раніше 1 жовтня;
• при зміні матеріально відповідальних осіб;
• при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псуванні цінностей;
• на вимогу судово-слідчих органів;
• у разі аварій, пожежі, стихійного лиха;
• у разі переоцінки товарно-матеріальних цінностей;
• при ліквідації підприємства.

На кожному підприємстві для проведення інвентаризації створюється  постійно діюча інвентаризаційна комісія  в такому складі: голова — керівник (заступник керівника) підприємства і члени комісії — головний бухгалтер, представники окремих структурних  підрозділів, провідні фахівці тощо. Ця комісія відповідає за своєчасну  і якісну інвентаризацію. На місцях зберігання виробничих запасів за потребою створюються робочі інвентаризаційні комісії, які повинні під керівництвом центральної комісії забезпечити  безпосереднє проведення інвентаризацій: у присутності матеріально відповідальної особи виявити і підрахувати  зважуванням, обмірюванням або перерахуванням фактичну наявність усіх цінностей. Одержані дані заносять в інвентаризаційні описи, які складають у двох примірниках. Описи складають окремо по кожній матеріально відповідальній особі  і за місцем зберігання цінностей. Після  закінчення інвентаризації описи підписують усі члени комісії і матеріально  відповідальна особа.

Один примірник  опису передається до бухгалтерії, другий залишається у матеріально  відповідальної особи. Описи, що надійшли до бухгалтерії, використовують для  виведення результату інвентаризації: в інвентаризаційному описі поряд із даними про фактичну наявність проставляють кількісні та вартісні показники цінностей за даними бухгалтерського обліку.

Остаточні результати проведеної інвентаризації можна визначити  лише за порівняльними відомостями. У них відображаються усі позиції, де виникли відхилення від облікових  даних. До складання порівняльної відомості  бухгалтерія має ретельно перевірити правильність усіх записів у рахунках.

Інвентаризаційна  комісія перевіряє правильність порівняльних відомостей, з’ясовує причини  виникнення надлишків, нестач, пересортиці, встановлює винних. Причини виникнення різниць ретельно з’ясовуються, уточнюються на підставі письмових пояснень матеріально відповідальної особи. Свої висновки та пропозиції щодо регулювання різниці між фактичними даними інвентаризації та показниками обліку комісія фіксує в протоколі. Протокол надається на затвердження керівнику підприємства, який приймає остаточне рішення про порядок урегулювання розбіжностей.

Результати інвентаризації відображаються в обліку в такому порядку: виявлені надлишки оприбутковують і зараховують на доходи підприємства; вартість нестачі, псування або інших  втрат у межах норм списується на витрати діяльності підприємства, а в сумах, що перевищують ці норми, — на винних осіб; якщо винних не встановлено, суму нестачі відносять також  на витрати звітного періоду.

Результати інвентаризації відображаються у бухгалтерському  обліку в 10-денний строк і включаються  до звіту за той період, в якому  була закінчена інвентаризація.

Загальна методика та стадії проведення інвентаризації активів підприємства та фінансових зобов’язань наведена на рис. 4.4.1— 4.4.2.

Порядок та послідовність  визначення, регулювання та відображення результатів інвентаризації наведені на рис. 4.4.3.

;Рис. 4.4.1. Стадії  проведення інвентаризації активів 

Рис. 4.4.2. Стадії проведення інвентаризації зобов’язань 

Рис. 4.4.3. Порядок  та послідовність визначення, регулювання  та відображення результатів інвентаризації