Облік касових операцій

Облік касових  операцій. Касові операції оформляються прибутковими та видатковими касовими ордерами, типові І форми і порядок заповнення яких затверджені наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 № 51 "Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій" (далі - наказ Мінстату), і мають застосовуватися усіма підприємствами. Приймання готівки касами підприємств, у тому числі й одержаної з банку, проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства. При прийманні готівки до каси касири підприємств керуються Правилами визначення платіжності банкнот і монет, затвердженими постановою Правління Національного банку України від 31.03.99 № 152 і зареєстрованими Міністерством юстиції України від 16.04.99 за № 242/3535 (із змінами). Обігові пам'ятні та ювілейні монети, які є дійсними платіжними засобами, мають прийматися до кас підприємств за їх номіналом без обмежень для всіх видів платежів. Видача готівки з кас підприємств проводиться за видатковими касовими ордерами або належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями (далі - видаткові документи). Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або особи, які на це уповноважені. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний напис керівника, то підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов'язковий. Підприємства, які займаються закупівлею сільгосппродукції та заготівлею вторсировини, можуть, проводити видачу готівки здавальникам сільгосппродукції та вторсировини за відомостями, у яких зазначаються їх прізвища, адреси, обсяги зданої продукції і сума виплаченої готівки, що засвідчуються підписом здавальника. Якщо закупівля сільгосппродукції та заготівля вторсировини здійснюються під час відрядження, то відомості про це подаються одночасно з авансовим звітом про відрядження. У разі видачі окремій фізичній особі готівки за видатковим документом касир вимагає пред'явити паспорт чи документ, що його замінює, записує його найменування і номер, ким і коли він виданий. Фізична особа розписується у видатковому документі про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень - словами, копійок - цифрами), використовуючи чорнило або кулькову ручку з темним чорнилом. Видачу готівки касир проводить тільки особі, зазначеній у видатковому документі. Якщо видача готівки проводиться за дорученням, оформленим у встановленому порядку згідно з чинним законодавством, у тому числі й особи, що не має змоги в зв'язку з хворобою або з інших поважних причин поставити розпис власноручно, то в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача готівки бухгалтерія зазначає прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержати готівку. Якщо видача готівки проводиться за відомістю, то перед розписом про одержання грошей касир робить у ній напис: "За довіреністю". Видача готівки за дорученням проводиться відповідно до вимог, передбачених у пункті 3.4 цього Положення. Довіреність залишається у касира і додається до видаткового касового ордера або відомості. Видача готівки з каси підприємства для здавання її до установи банку оформляється видатковим касовим ордером з відображенням цієї операції в касовій книзі. Документом, що свідчить про здавання виручки до установи банку, є квитанція до об'яви на внесення готівки за підписами бухгалтера і касира установи банку, засвідчена печаткою (штампом) установи банку. Документом, що свідчить про здавання виручки інкасаторам банку, є копія супровідної відомості за підписом інкасатора, засвідчена печаткою (штампом) установи банку. Під час одержання прибуткових касових ордерів або видаткових документів касир зобов'язаний перевірити: - наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому документі - дозвільного напису керівника підприємства або осіб, які ним уповноважені; - правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів; - наявність перелічених у документах додатків. Реєстрація прибуткових і видаткових касових документів може здійснюватися за допомогою комп'ютерних засобів, які забезпечують формування і роздрукування потрібних касових документів. При цьому в документі "Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів", який формується і роздруковується за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів за цільовим призначенням. ; Касові документи після складання касиром звіту та його оброблення в бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки та зберігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов'язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, що передається під охорону.

Документація  з обліку касових операцій. КО-1 "Прибутковий касовий ордер"; КО-2 "Видатковий касовий ордер"; КО-3 "Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів"; КО-3а "Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів"; КО-4 "Касова книга"; КО-5 "Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей".

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також  видаткові документи необхідно  заповнювати бухгалтеру лише чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою  друкарських машинок, комп’ютерних засобів чи іншими способами, що забезпечило б належне збереження цих записів протягом встановленого для зберігання документів терміну. Виправлення в касових документах забороняються. 
Касові ордери передаються до виконання касирові безпосередньо бухгалтером, а не через особу, що отримує або вносить гроші. 
Прибуткові касові ордери та видаткові документи до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Журнал реєстрації побудовано таким чином, що за його даними здійснюється контроль за цільовим призначенням готівки, отриманої і витраченої установою або організацією. 
Видаткові касові ордери, що оформлені на підставі платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей на виплати, пов’язані з оплатою праці, реєструються після їх видачі. 
Під час отримання прибуткових касових ордерів або видаткових документів касир зобов’язаний перевірити: 
· наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому документі – дозволяючого надпису керівника або осіб, які ним уповноважені; 
· правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів; 
· наявність перелічених у документах додатків. 
У разі недотримання хоча б однієї з перелічених вимог касир повертає документи до бухгалтерії для відповідного оформлення. 
Усі касові ордери після їх використання касир підписує, а додані до них документи для запобігання повторного використання погашає штампом або підписом від руки “Одержано” або “Сплачено” із зазначенням дати. 
Усі факти надходження і вибуття готівки відображаються в касовій книзі. 
Касова книга – це обліковий реєстр, призначений для обліку касових операцій касиром. 
Кожна бюджетна установа або організація веде одну касову книгу для обліку касових операцій із готівкою у національній валюті. 
Касова книга повинна бути пронумерованою, прошнурованою та скріплена печаткою установи або організації. Кількість аркушів у касовій книзі підтверджується підписами керівника і головного бухгалтера. 
На кожну іноземну валюту відкривається окрема касова книга. 
Записи у касовій книзі здійснюються у двох примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору, кульковою або чорнильною ручкою. Перші примірники залишаються в касовій книзі. Другі примірники повинні бути відривними і є звітами касира. Перші та другі примірники мають однакові номери. 
Виправлення в касовій книзі не допускаються, але якщо вони зроблені, то потрібно їх засвідчити підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, що його заміщує. 
Записи в касовій книзі здійснюються касиром відразу після отримання або видачі грошей за кожним касовим ордером. 
У кінці кожного робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на наступне число і передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний аркуш касової книги (копію записів у касовій книзі за день) з прибутковими касовими ордерами й видатковими документами під підпис у касовій книзі. 
Звіт касира – це документ, який передається касиром до бухгалтерії і являє собою відривний листок касової книги з доданими до нього прибутковими і видатковими касовими документами. 
Бухгалтер перевіряє правильність оформлення касових ордерів, їх обгрунтування, виконання записів у касовій книзі і виведеного залишку на кінець дня і проти кожної суми проставляє шифр кореспондуючих рахунків. 
Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера або уповноважену керівником особу. 
Касові документи після складання касиром звіту та його обробки у бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки та зберігаються протягом 36-ти місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов’язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, що передається під охорону.

Документування  операції з іншими грошовими коштами Документи з обліку операцій з готівкою 
Касові операції оформлюються документами: 
♦ "Прибутковий касовий ордер"; 
♦ "Видатковий касовий ордер"; 
♦ "Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів": 
♦ "Касова книга"; 
♦ "Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей". 
Законність надходження грошей до каси підприємства та їх витрачання за цільовим призначенням засвідчують документи, що називаються касовими ордерами. 
Оприбуткування готівки в касу здійснюється на підставі прибуткового касового ордера (ПКО), підписаного головним бухгалтером, або уповноваженими на це особами письмовим розпорядженням керівника підприємства, і касиром (зразок ). У прибутковому касовому ордері зазначається сума (цифрами та прописом), від кого прийнято гроші та на якій підставі. При цьому особі, яка здала гроші, після отримання їх касиром видається квитанція, підписана головним бухгалтером і касиром.  Підставою для заповнення ПКО при отриманні коштів з банку є грошовий чек, який виписується на ім'я касира або іншої уповноваженої особи, через яку отримуються кошти. 
Для одержання в банку чекової книжки необхідно заповнити заяву, в якій зазначається прізвище, ім'я, по батькові касира та зразок його підпису. Заява повинна бути завірена печаткою підприємства, підписами керівника та головного бухгалтера. За цією заявою касир одержує чекову книжку, яка зберігається в касі підприємства. На корінці чеку вказується прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержання готівки. Підписуються чеки керівником підприємства та головним бухгалтером. Жодних виправлень у чеках не допускається. 
Витрачання готівки з каси оформлюється видатковим касовим ордером (ВКО). Він підписується керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах - заявках, рахунках, інших розрахункових документах є дозволяючий надпис керівника підприємства, то його підпис на видаткових ордерах не обов'язковий. У випадку видачі грошей окремій особі за видатковим касовим ордером касир повинен вимагати пред'явлення документу, який засвідчує особу отримувача та містить фотокартку й особистий підпис власника. Порядок оформлення видаткового касового ордеру наведено на рис.  
При оплаті товарів (робіт, послуг) готівкою, датою збільшення валових витрат виробництва (обігу) є день їх видачі з каси платника податку на прибуток.

Облік операцій на рахунках в банку Перерахування певної суми коштів з рахунків платників на рахунки одержувача коштів , а також перерахування банками по дорученню підприємств і фізичних осіб коштів, внесеними ними готівкою в касу банку, на рахунки одержувачів коштів являються безготівковими розрахунками. Ці розрахунки проводяться банками на підставі розрахункових документів на паперових носіях або в електронному вигляді. Єдиним законним засобом платежу на території України, який приймається без  обмежень для оплати любих вимог і зобов’язань, якщо інше не передбачено валютним законодавством, являється грошова одиниця України – гривня. Для бухгалтерського обліку в ТОВ  наявності і руху безготівкових грошових коштів, які знаходяться на поточному рахунку в банку, використовують рахунок 31 «Рахунки в банках», який має субрахунки: -         311  «Поточні рахунки в національній валюті»; -         312 «Поточні рахунки в іноземній валюті»;-         333 «Грошові засоби в дорозі в національній валюті»;-         334 «Грошові засоби в дорозі в іноземній валюті». По дебету рахунку 31 «Рахунки в банках» відображається надходження грошових коштів на підприємство, а по кредиту рахунку 31 «Рахунки в банках» – використання безготівкових грошових коштів. Документування операцій із зарахування або списання коштів із рахунків у банках здійснюється за типовими формами розрахунків та документів. Розрахункові документи – це складені за встановленою формою документи, що подаються до банку юридичними та фізичним особами і містять письмове доручення ( чи вимогу) про перерахування певної суми грошей у безготівковій формі за отримані товари, роботи, послуги та різні платежі ( до бюджету, фондів та ін.) В ТОВ  використовують такі розрахункові документи: - платіжне доручення – документ, який є письмово оформленим дорученням клієнта банку, що його обслуговує, на перерахування визначеної суми коштів зі свого рахунку (Додаток 5); - чек – документ, що містить письмове розпорядження власника рахунка (чекодавця) установі банку, яка веде його рахунок, списати чекотримачеві зазначену в чеку суму коштів; - платіжна вимога-доручення – це комбінірований розрахунковий документ, який складається з двох частин: а) верхня – вимога постачальника (одержувача коштів) безпосередньо до покупця ( платника) сплатити вартість поставленої йому за договором продукції (виконані роботи , надані послуги); б) нижня – доручення платника своєму банку перерахувати з його рахунку суму постачальникові; - акредитив – це форма розрахунків, при якій банк-емітент за дорученням свого клієнта (заявника акредитива) зобов’язаний: а) виконати платіж третій особі (бенефіціару) за поставлені товари, виконані роботи й надані послуги; б) надати повноваження іншому ( виконуючому) банкові здійснити цю оплату. Банк обліковує рух грошових коштів товариства й періодично повідомляє підприємство про стан рахунку з допомогою виписки. При обробці виписок треба пам’ятати, що для банків товариство є кредитором, тобто банки виступають боржниками підприємства, зараховуючи чи зберігаючи гроші. Зарахування коштів від покупця на поточний рахунок банк відображає по кретиту поточного рахунку, а списування – по дебету.

Документація, що використовується при обліку касових операцій. Первинна документація касових операцій:  n прибутковий касовий ордер;  n видатковий касовий ордер;  n касова книга;  n платіжна відомість;  n журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів.  Касир приймає гроші в касу за прибутковим касовим ордером, підписаним головним бухгалтером, з видачею що здає гроші особі квитанції про прийом грошової суми. Квитанція є частиною прибуткового касового ордера, заповнюється одночасно з ним і видається тільки після одержання грошей касиром. Прибутковий касовий ордер зберігається з копією листа касової книги як звіт касира. Квитанція до прибуткового касового ордеру зберігається разом з випискою банку про перерахування коштів з рахунку. Касир видає гроші по видаткових касових ордерів, платіжними відомостями, заяв про проведені витрати з доданими до них товарними чеками, квитанціями, довідками та іншими документами що виправдовують. Витратні документи підписуються головним бухгалтером, а на відомостях і заявах обов'язкове дозвільний напис керівника підприємства. Витратні касові ордери зберігаються з копією листа касової книги, гасяться штампом або написом «сплачено». Прийом та видача грошей по прибуткових і видаткових касових ордерів проводиться касиром тільки в день їх виписки.

Выписка банка - это финансовый документ, который выдается клиенту. Он отражает движение денежных средств на расчетном или текущем счете. Является копией записей на расчетном счету в банке. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные предприятием. Прием и выдача денег или безналичные перечисления производятся банком на основании документов специальной формы, утвержденной им же. Из них наиболее распространенными являются: объявление на взнос наличными, чек (денежный), платежное поручение, расчетный чек, платежное требование. Предприятие периодически (ежедневно или в другие установленные банком сроки) получает от банка выписку из расчетного счета, т.е. перечень произведенных им за отчетный период операций. В выписке указывается:- номер расчетного счета клиента -дата предыдущей выписки и ее исходящий остаток (он же явля-ется входящим остатком для последующей выписки); -номера документов, на основании которых зачислены или списаны денежные средства; -корреспондирующий счет-шифр бухгалтерии банка, которым закодированы финансовые операции предприятия; -суммы по дебету и кредиту; -остаток наличия средств на дату выписки; -выписка с приложением оправдательных документов передается предприятию ежедневно или в другие установленные сроки. Остатки средств на расчетном счете на определенную дату, зачисление средств на расчетный счет владельца банк отражает по кредиту расчетного счета в выписке банка, а все суммы списаний, т.е. уменьшение своего долга перед владельцем счета, банк отражает в выписке по дебету лицевого (расчетного) счета. Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей. Все приложенные к выписке документы гасятся штампом ”погашено”. Ошибочно зачисленные или списанные с расчетного счета суммы принимаются на счет 63 ” Расчеты по претензиям”, а банку немедленно сообщается о таких суммах для внесения исправлений. В последующих выписках банк вносит исправления, а в бухгалтерском учете предприятия задолженность списывается. На полях проверенной выписки против сумм операций и в документах проставляются коды счетов, корреспондирующих со счетом 51 ” Расчетный счет”, а на документах указывается еще и порядковый номер его записи в выписке. Эти данные необходимы для контроля за движением денежных средств, автоматизации учетных работ, справок, проверок и последующего хранения документов. Проверка и обработка выписок должны производиться в день их поступления.

Облік операцій в іноземній валюті. Режим здійснення операцій у іноземній валюті на території України, загальні принципи валютного регулювання, права й обов'язки суб'єктів валютних відносин регламентуються Декретом Кабінету Міністрів України "Про систему валютного регулювання і валютного контролю" від 19.02. 93 № 15-93 (із змінами і доповненнями, внесеними постановою Правління НБУ від 04.08. 97 № 212), Правилами використання готівкової іноземної валюти на території України, затвердженими постановою Правління НБУ від 26.03. 98 та іншими нормативними актами. Облік операцій у іноземній валюті регламентується Положенням про бухгалтерський облік операцій у іноземній валюті, затвердженим наказом Мінфіну України від 14.02. 96 № 29 (із змінами, внесеними згідно з наказом Мінфіну України від 05.12. 97 № 268). Відповідно до зазначеного Положення і національного Плану рахунків бухгалтерський облік наявності та руху валютних коштів здійснюється на рахунку 312 "Поточні рахунки в іноземній валюті" за субрахунками (рахунками третього порядку): 312-І "Валютний рахунок в країні", 312-2 "Валютний рахунок за кордоном", 312-3 "Транзитний валютний рахунок". Записи на рахунку 312 "Поточні рахунки в іноземній валюті" та його субрахунках здійснюються на підставі виписок банку з цього рахунка і доданих до них розрахунково-платіжних документів, за якими були зараховані або сплачені кошти у іноземних валютах. Аналітичний облік по рахунку 312 "Поточні рахунки в іноземній валюті" ведеться так, щоб забезпечити достовірну інформацію про наявність і рух валютних коштів по кожному з відкритих у банку рахунках в іноземних валютах: "Валютний рахунок у доларах США", "Валютний рахунок в англійських фунтах", "Валютний рахунок у німецьких марках" тощо. При опрацюванні первинних документів, вартісні показники яких вказані в іноземних валютах, облікові працівники в знаменнику вказують еквівалент цих показників у гривнях по курсу НБУ на дату, яка прийнята для перерахунку операцій у іноземній валюті. У облікових регістрах (журналах-ордерах, відомостях, книгах) господарські операції також відображають в гривнях та іноземній валюті (з зазначенням назви валюти — російські рублі, долари США тощо). Бухгалтерський облік операцій у іноземних валютах ведеться в тій самій системі рахунків, що й облік операцій у гривнях. Записи по рахунках розрахунків з постачальниками і підрядчиками, покупцями і замовниками та іншими дебіторами і кредиторами здійснюються відповідно на рахунках 36 "Розрахунки з покупцями і замовниками") 63 "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками", 64 "Розрахунки за податками й платежами" та ін. При цьому можливе відокремлення розрахунків в іноземних валютах на окремих субрахунках, що відкриваються в складі відповідних синтетичних рахунків. У облікових регістрах обов'язково вказують дату здійснення господарської операції, оформленої відповідним документом. Наявність і рух готівкової іноземної валюти в касі підприємства відображається на рахунку ЗО "Каса", за субрахунком 302 "Каса в іноземній валюті". Записи на субрахунку 302 здійснюються в загальноприйнятому порядку на підставі звітів касира з доданими до них прибутковими і видатковими касовими ордерами.