Документальный фонд организации

19.02.2013

ДОКУМЕНТАЛЬНАЯ ФОНД ОРГАНИЗАЦИИ

Докум фонд формируется после окончания работы с документами, они хранятся в архивах и могут использоваться в справочных целях.

Основой формирования документа  является номенклатура дел – это  систематизир перечень наименований и дел, которые заводятся в организации, с указанием срока их хранения и оформляется в установленном порядке.

3 вида номенклатур

1. Типовая – нормативный документ, которая составляет тип отдел для отдельных организаций.
2. Примерная – имеет рекомендательный характер и устанавливает примерный состав дел на которые она распространяется (для садов, школ, высшего и среднего профессионального образования).

Номенклатура дел составляется на год.

В номенклатуре должны быть учтены все документы, журналы регистрации  и учета, а также документы  временных организаций (комиссия).

Не включаются: справочники  …

Дело – это совокупность документов относящихся к одному вопросу или участку деятельности помещенных в отдельную обложку.

Индекс дела – это порядковый номер папки.

Разделами сводной номенклатуры являются названия структурных подразделений, которые закреплены в штатном  расписании.

Переходящие дела – переносятся в следующую номенклатуру (личные дела, документы по вопросам которые переносятся на следующий год - судебные дела).

Номера делу в структурном  подразделении присваивается по степени их важности.

Дела могут быть сформированы по корреспондентскому признаку, по алфавиту.

Заголовок должен четко отражать содержание и состав документа.

Обязательным элементом  заголовка является название.

Сроки хранения.

Сроки устанавливаются в  зависимости от значимости документа

Постоянные

Временные : 1, 3, 10, 15 ,50, 75 лет

Сроки хранения устанавливаются  по перечням документов с указанием  срока хранения.

ДЗН – до замены новым

ДМН – до минования надобности

ЭК – экспертная комиссия

ЭПК – экспертно проверочная  комиссия

Номенклатура дел составляется…

Документы относящиеся к одному вопросу помещаются вместе. В дело формируются документы за один календарный год. Объем документов 250 листов. При передачи в архив дела производится их оформление и описание, производится нумерация листов, составляются доверительные надписи, вносятся уточнения. Нумерация производится в правом левом углу листа арабскими цифрами. Листы каждого тома нумеруются отдельно.

Организация делопроизводства по обращениям к гражданам.

Приказное

Коллежское - прошение

Министерское 

Обращение гражданина –  направленный в органы самоуправления или должностному лицу в письменной форме или электронного сообщения, предложение заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган или  орган местного самоуправления.(предложения, заявления, жалоба, ходатайство, петиция).

В течение месяца необходимо ответить на обращение. Максимальный срок подготовки документа составляет 60 дней.

4.03.2013

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.

ФСС - фонд социального страхования.

За неправильное введение кадрового дела, следует административное наказание.

Виды проверок:

1. Плановые
2. Внеплановые
3. Совместные

Персональные  данные – информация необходимая работодателю, в связи с трудовыми отношениями и касающиеся каждого конкретного работника организации.

Персональные данные имеют  статус конфиденциальной информации и  могут быть получены только с согласия работника.

Правила внутреннего трудового  распорядка – этот документ предусматривает  …

Структура правил состоит из нескольких пунктов:

• Порядок приема и увольнения работников ст. 189, 56 – 84.
• Основные права и обязанности работника и работодателя
• Режим труда и отдыха
• Перечень работников с ненормированным рабочим днем
• Меры поощрения
• Дни выдачи з/п

Награждение

Поощрение (благодарность, ценный подарок)

Замечание

Выговор

Увольнение

Перечень кадровых документов:

• Распорядительные документы по личному составу (приказы о приеме на роботу, переводе, увольнении, изменение персональных данных и т.д.)
• Организационные документы по кадрам (трудовой договор, должностная инструкция, положения о подразделениях, штатное расписание)
• Учетные документы по кадрам (личная карточка, график отпусков, учетные журналы)
• Информационно справочные документы (акты, справки, докладные, объяснительные)

Оформление  приема на работу

Работник – физ лицо которое вступило в трудовые отношения с работодателем.

Работником может быть любое лицо достигшего 16 лет.

Работодателем может быть физ или юр лицо вступившее в трудовые отношения с работником.

Трудовые отношения предполагают, что между работником и работодателем  достигнута договоренность о личном выполнении работником за плату трудовой функции и подчинении работника  правилам внутреннего трудового  распорядка.

Работодатель обязан обеспечить работнику условия труда которые предусмотрены трудовым законодательством. Ст. 15 ТК

Шаг 1

Заключение трудового  договора

Трудовой договор – соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда предусмотренные трудовым законодательством, своевременно и в полном размере выплачивать работнику зп, а работник обязуется лично выполнять определенным этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующего у данного работодателя.

Трудовой договор должен быть составлен в письменной форме.

Договор составляется в двух экземплярах.

Сроки трудового договора

Срочный трудовой договор  может быть заключен на временные  и сезонные работы.

Ст. 59

Испытательный срок (не является обязательным для включения в  трудовой договор).

Шаг 2

Издание приказа о приеме на работу.

Унифицированная форма Т1

Приказ должен быть составлен  в 3 дневной срок.

Ф.И.О. в родительном падеже

Заполняется новая трудовая книжка.

Заводится личная карточка.

1. Труд договор
2. Приказ
3. Труд  книжка карточка Т2

 

21.03.2013

ОКИН – классификация  населения

ОКАТО – классификатор  по территориальным округам

Классификация брака по ОКИН:

• Состоит зарегистрированном
• Не состоит
• Вдова
• Вдовец

Заполнение трудовой книжки.

Трудовая книжка должна быть заполнена в течение 5 дней.

Общий порядок ведения  трудовых книжек закреплен в правилах и инструкциях, закрепленных законодательно.

Трудовые книжки ведутся  на государственным языке.

Правила ведения  и хранения трудовых книжек п.8

Заполнение трудовой книжки производится в присутствии работника

1. Ф.И.О.
2. Дата рождения
3. Образование
4. Даты прописываются цифровым способом
5. Подпись владельца трудовой книжки
6. Подпись лица заполнявшего
7. Печать

При заполнении трудовой книжки не допускаются сокращения.

1 графа № записи

Ф.И.О.

Специальность

Дата заполнения

Подписи

Приказ о приеме на работу

В трудовую книжку могут  вноситься изменения. Пример: Фамилия.

Изменения вносятся на первой странице трудовой книжке, зачеркнув  предыдущие данные, но так чтобы  можно было прочитать данные. Основание  изменение данных.

Изменение образования в  трудовой книжке пишется через запятую.

22.03.013

 

 

ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ  ОТПУСКА

Виды отпусков:

Основной отпуск (28 календарных  дней)

Ежегодный отпуск (от 30 до 60 суток)

Дополнительный отпуск

 

Рабочий период работы год 20.03.2012 по 19.03.2013

Ежегодный дополнительный отпуск 24 календарных дней.

Периоды сдачи крови

Период прохождения медкомиссии

Период забастовок

 

Время по уходу за ребенком в оплачиваемый отпуск не входит (не входит в стаж).

Отпуск по беременности и  родам 140 дней.

Перевод на другую работу:

• Перевод на постоянную работу
• Временный перевод на другую работу

22.03.2012 по 21.03.2013 РАБОЧИЙ ГОД

 

3.04.2013

1 этап в процедуре увольнения

Расторжение трудового договора

Основание увольнения

2 этап

Составляется приказ в  родительном падеже о принятии на работу

Общий бланк организации