Структура баз данных документального фонда организации

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

СТЕРЛИТАМАКСКИЙ ФИЛИАЛ

ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО  БЮДЖЕТНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«БАШКИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Документальное обеспечение управления»

на тему: «»Структура баз данных документального фонда организации»

           Выполнила:

                                                       студент 1 курса ОЗО (3 года) группы 11

                                Направления «Экономика»

                                                   Профиль «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»

Проверила:

Ст. пр.

Стерлитамак  2012

Содержание

Введение

              Документированная информация составляет основу управления, его эффективность и в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Анализ формирования документального фонда имеет  высокую степень актуальности, так как эффективная деятельность организации  напрямую зависит от эффективно выстроенной работы с документами, образующимися в процессе реализации  функций,  то есть с его  документальным фондом.

Любая функция управления имеет определённый состав документов, сопровождающих  процесс  реализации конкретной функции управления, поэтому изучение такого состава может дать наглядное представление и о процессе реализации управленческих функций.

Цель данной работы — анализ структуры баз данных документального фонда организации.

Для достижения указанной цели необходимо последовательно решить ряд задач, а именно:

- изучить назначение и места регистрации документов;

- изучить необходимость индексации документов;

- изучить особенности создания и применения бумажных и электронных картотек.

1. Регистрация документов

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, а в некоторых эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

Для обеспечения эффективного пользования информацией при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию практически обо всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.

Главное назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Если поступивший документ не зарегистрирован и таким образом не подтвержден факт его поступления, организация как бы не берет на себя ответственность за него.

Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях:

- распорядительные,

- кадровые,

- плановые,

- отчетные,

- устно-статистические,

- учебные,

- финансовые,

- бухгалтерские и др.

Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных строится учет документов, поиск и контроль исполнения.

Регистрация документов осуществляется на основе централизованной, децентрализованной или смешанной системы обработки документов.

Выбор типа организации системы зависит от объема обрабатываемых документов, территориального размещения подразделений учреждения, фирмы и технической оснащенности службы документационного обеспечения.

Централизованная система предполагает концентрацию всех стадий, процедур и операций по обработке и хранению документов в единой для учреждения, фирмы службе ДОУ.

При смешанной системе одна часть стадий (например, прием документов, их отправка, контроль за исполнением, ознакомление с документами персонала и др.) осуществляется централизованно, а другая (регистрация документов, их распределение по исполнителям, хранение) - децентрализовано по структурным подразделениям учреждения, фирмы и выполняется секретарями и лицами, ответственными за обработку документов этих подразделений.

В территориально раздробленном учреждении применяется децентрализованная система, при которой все стадии рассредоточены по структурным подразделениям или филиалам.

Документирование информации, исполнение и использование документов всегда выполняется децентрализовано в структурных подразделениях руководителями и специалистами-исполнителями.

Регистрация документов производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения, например:

приказы по основной деятельности регистрируются в службе ДОУ;

приказы по кадрам - в отделе кадров;

бухгалтерская документация - в бухгалтерии;

учебная документация - в учебной части;

переписка может регистрироваться по структурным подразделениям и (или) в службе ДОУ и т.д.

Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой системе регистрационных индексов, единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных, естественно, с соблюдением всех положений по конфиденциальности информации.

Рекомендуется составлять список документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ и сразу передаваемых в соответствующие службы, и документов, не регистрируемых вообще из-за их малой значимости. Часто составляется и утверждается руководителем организации единый список нерегистрируемых документов.

Исходя из необходимости обеспечить совместимость, понятность и полноту информационного содержания регистрационных массивов, определен состав обязательных показателей, которые должны быть введены в качестве информационно-поисковых признаков документа, и правила заполнения этих показателей:

2. Индексация и формы регистрации документов

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год.

В комплексе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. В дополнение к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, территории, периоду, корреспонденту, лицу и т.д.

Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам, например: бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и др., служит только порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса.

Так, при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например: И-221, К-212, А-213 и т.д.

При регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой, например: 18-К, 107-К и т.д.

К приказам по вопросам управления кадрами относятся:

- приказы о приеме на другую работу,

- о предоставлении отпусков,

- обо всех видах поощрений и увольнении,

т.е. те, на основании которых вносятся записи в трудовые книжки сотрудников.

При регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить буквой П, например: 74-П, 38-П и т.д.

Индекс документов, составленных несколькими организациями, например, договоров, совместных постановлений, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в заголовочной части документа.

Ввод документа в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы:

- регистрационно-контрольные карточки (РКК),

- экранные формы,

- регистрационные журналы.