Структура баз данных документального фонда организации

Журнальная форма, исторически наиболее ранняя, имеет один существенный недостаток - в журнале нельзя систематизировать записи. При журнальной форме регистрации приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации:

- входящей корреспонденции;

- исходящей корреспонденции;

- входящих распорядительных документов от руководства;

- входящих телеграмм;

- исходящей переписки с руководством и т.д.

Примерное графление журнала поступающей корреспонденции

Множественное дробление системы регистрации ведет к дополнительной путанице, поэтому ведение регистрационных журналов, безусловно, целесообразно только для документов:

- в состав индекса которых входит один порядковый номер, например: пропуска, справки, дипломы и т.д.;

- в случаях минимального объема документооборота, например: на предприятиях с малым объемом документооборота, в структурных подразделениях.

Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.

Журналы или картотеки учета документов ведутся погодно. Не исполненные в текущем году документы подлежат переводу на учет следующего года (кроме распорядительных документов и протоколов) с отметкой об этом в учетных формах текущего года.

3. Бумажные и электронные картотеки,

методики их создания и применения

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части:

- по неисполненным документам;

- по исполненным документам.

Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию.

Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.

С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить копированием верхней части первого листа документа через прозрачный трафарет, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата, индекс, заголовок и т.д.,

Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды - маркером по верхнему краю; ручные регистрационные карточки могут изготавливаться также на картоне различных цветов и различным шрифтом.

По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части.

Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться, например: по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Целесообразно аналогично формировать и машинные базы данных.

В зависимости от объема документов, системы регистрации, контроля, задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных.

Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справочные поисковые системы по предложениям, заявлениям и жалобам, по ведомственным нормативам (приказам, решениям, поручениям, по кадровым документам, по распорядительным документам).

Чтобы не потерять порядок номеров при ведении карточной системы регистрации, службой ДОУ обычно применяются дополнительные рабочие таблицы-шахматки для отметок об уже использованных порядковых регистрационных номерах.

В нижней части «шахматки» проставляются сведения о структурном подразделении и месте хранения документов:

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в документную базу данных осуществляется непосредственно с документа с помощью клавиатуры и других устройств ввода. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива.

Компьютерная документная база данных ведется в соответствии с применяемым на данном компьютере или сервере программным обеспечением. Выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы находится в компетенции руководства организации.

Для повышения эффективности работы справочных картотек и сокращения времени обработки поступающих запросов в организации создается электронная картотека, которая позволяет: сократить время обработки запросов; производить быстрый поиск карточек по индексным полям; интегрировать картотеку с внешними базами данных; организовать удаленный доступ к картотеке по защищенным каналам Интернет; обеспечить сохранность информации хранящейся на бумажных карточках; автоматизировать поступление и обновление карточек; проводить мониторинг всех изменений, вносимых в информационную базу.

Благодаря быстрому поиску информации и автоматизации работ, скорость обработки запросов возрастает в десятки раз; многопользовательский доступ к данным позволяет нескольким сотрудникам картотеки работать с одной и той же информацией; электронная картотека позволяет интегрироваться с внешними базами данных, что значительно расширяет возможности поиска и анализа информации.

Заключение

В данной работе рассмотрена структура баз данных документального фонда организации.

На основании изучения структурных компонентов баз данных документального фонда организации сделан вывод, что большое влияние на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников оказывает правильная организация работы с документами. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит функционирование как организации в целом, так и ее структурных подразделений, а также успех управленческой деятельности.

Рассмотрены назначение и места регистрации документов. Определена важность регистрации документа - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Изучен состав обязательных показателей, которые должны быть введены в качестве информационно-поисковых признаков документа.

Определена значимость роли индексации документа в процессе его регистрации, хранения и поиска.

Изучены методики создания и приемы применения бумажных и электронных картотек, обоснована значимость ведения электронных картотек в организации.

Таким образом, в ходе выполнения данной работы доказана значимость изучения структуры баз данных документального фонда организации, заключающаяся в том, что эффективная деятельность организации  напрямую зависит от профессионального формирования документального фонда.

Список использованной литературы

1.      Бардаев Э.А. Документоведение. – М.: Академия, 2008;

2.      Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах. – Ростов-на-Дону:Феникс, 2009;

3.      Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. – М.: ИНФРА-М, 2010;

4.      Кирюхин Ю.Г., Усманова И.В., Кошелева Г.В. Автоматизация документирования деятельности организации. - Пенза: Пензенский гос. ун-т, 2008;

5.      Кузнецов И.Н. Делопроизводство. – М.:Дашков и Ко, 2009;

6.      Кушнаренко Н.Н. Документоведение. — М.: Знания, 2008;

7.      Мосеев Р.Н. Современное документоведение. – М:Восток-Запад, 2007;

8.      Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. – Ростов-на-Дону:Март, 2007.

16