Делопроизводство при Петре 1

Чаще всего ведется  краткая форма протокола без  текстов докладов, хотя полная форма протокола предполагает приложение к протоколу стенограммы заседания.

Протокол оформляется как на общих бланках, так и на чистых стандартных листах бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты:

- наименование вида  документа и его порядковый  номер;

- дату;

- указание места его составления; . — заголовок к тексту;

- текст;

- подписи председателя  и секретаря.

Заголовок к тексту обычно содержит название собрания, например: Заседание ученого совета, Совещание руководителей подразделений завода, Заседание профсоюзного комитета.

Текст протокола состоит из двух частей — вводной и основной.

Во вводной  части перечисляются присутствовавшие на собрании, в том числе указывается, кто был его председателем и секретарем. Также указываются должности присутствовавших, если это протокол производственного совещания. Заканчивается вводная часть повесткой дня. Допускается также такая запись: Присутствовали ... человек.

Основная часть  протокола строится по схеме СЛУШАЛИ -ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) отдельно по каждому пункту повестки дня.

В разделе СЛУШАЛИ приводятся инициалы и фамилия докладчика без указания должности (должность названа во вводной части), ставиться тире и с прописной буквы дается краткая запись содержания доклада, сообщения.

В разделе ВЫСТУПИЛИ  схема изложения та же.

В разделе ПОСТАНОВИЛИ по пунктам излагаются принятые постановления.

Текст протокола подписывается  председателем и секретарем.

Образец оформления протокола  представлен в Приложении 7.

 

Справки: служебные, личные, порядок оформления

Справка — документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки могут быть служебные и личные.

Служебные справки содержат результат обобщений каких-либо обследований, проведенных должностным лицом (например, справка о наличии материалов на складе, которую составляет зав. складом, или справка о количестве пропусков занятий учениками за какой-то период времени, которая составляется завучем).

Личные справки выдаются физическим лицам. В них обычно подтверждаются какие-либо сведения, касающиеся этого лица (например: справка с места учебы, справка с места работы, справка с места жительства, справка о состоянии здоровья).

Справки оформляются  на угловых бланках общего вида и содержат следующие реквизиты:

- адресат;

- название вида документа  (СПРАВКА);

- порядковый номер;

- дату;

- указание места составления;

- заголовок к тексту (в служебных справках);

- текст;

- отметку о наличии  приложений;

- подпись.

Отличия служебных справок  от личных заключаются в том, что  в служебных оформляется реквизит Адресат, а в личных — нет, но в конце текста документа пишут, для какой цели выдана справка, т. е., в какое учреждение она будет предоставляться (образцы оформления справок показаны в Приложениях 8 и 9). На личных справках обязательна печать учреждения, выдавшего справку.

 

Акты — это документы, составляемые должностными лицами (членами комиссий), назначаемыми приказом руководителя, и подтверждающие установленные комиссией факты, связанные с деятельностью предприятия.

В зависимости от назначения акты бывают различного содержания:

- при смене работников, являющихся материально-ответственными лицами, составляются акты приема-передачи дел;

- при проверке деятельности  предприятия или его структурного подразделения — акты по результатам обследования или ревизии;

- акты, составляющиеся при списании пришедшего в негодность инвентаря или оборудования;

- акты об испытаниях  новых изделий;

- акты о выделении  к уничтожению документов и  т. д.

Акт оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:

- гриф утверждения;

- наименование вида документа (АКТ);

- дату;

- порядковый номер;

- указание места составления;

- индекс документа;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметку о наличии  приложения (если оно есть);

- подписи председателя  и членов комиссии. (16)

Текст акта состоит из двух частей — вводной и констатирующей.

Во вводной части  указывается основание для составления акта (номер и дата приказа, на основании которого была создана комиссия) и перечисляются составители акта — присутствовавшие члены комиссии с указанием их должностей, а также другие лица, участвовавшие в работе комиссии, но не являющиеся ее членами.

В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта и существо проведенной комиссией работы, а также установленные факты и выводы.

Количество  оформляемых экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон, т. е. оформляется столько экземпляров, сколько человек изъявили желание получить его. При этом в акте указывается, кому передан его каждый экземпляр. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При оформлении подписей членов комиссии их должности не указываются. Акт вступает в силу со дня его утверждения руководителем предприятия.

Образец оформления акта дан в Приложении 10.

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Составление  и оформление документов в МОУ Анненская СОШ

1. Оформление документов

Большая часть документов в школе ложится на секретаря  директора. Важнейшая функция секретаря  – оказание максимальной помощи директору  и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение таких работ, как:

1. Работа с документами. Этот вид деятельности включает весь комплекс работ, связанных с делопроизводством: оформление документов, направление их по инстанциям или сотрудникам школы, контроль за сроками исполнения, прием документов на подпись директора и контроль за правильностью их оформления, организацию хранения исполнительных документов.
2. Работа со средствами связи. Ведение телефонных переговоров (при отсутствии директора на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента, и, по - возможности, интересующий его вопрос). Прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте.
3. Работа с посетителями включает в себя прием и помощь как обратившихся к секретарю сотрудникам школы, так и другим лицам, оказание им помощи при написании документов (заявлений и др.).

Основные требования делопроизводства СОШ:

• единообразие в постановке этой работы;
• правильное и своевременное исполнение распорядительных документов в соответствии с действующим законодательством;
• обязательная организация учета, регистрации, контроля исполнения, соответствующей обработки, систематизации документов, подготовки их для сдачи в архив, соблюдения порядка хранения и исполнения.

Документация своевременно оформляется с помощью новых технологий, без последующих исправлений.

В настоящее время  номенклатура дел СОШ содержит уставную документацию и локальные акты, формирующие правовое поле деятельности учреждения, как автономной единицы системы образования, а также перечень документации по охране труда и технике безопасности при организации образовательного процесса.

Документы после их исполнения группируют в дела, представляющие собой совокупность документов, относящихся  к определенному вопросу или  участку деятельности учреждения.

Книга приказов является одним из самых важных видов номенклатурной документации школы. Книга приказов хранится в СОШ в течение 50 лет. Это практически единственный документ, по которому можно восстановить стаж любого работника школы, период обучения обучающегося, управление образовательным процессом. Другая номенклатурная документация согласуется с книгой приказов (по датам, нумерации, содержанию).

Книга приказов (книга  регистрации приказов), являясь документом строгой отчетности, постранично  пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписана директором СОШ.

Приказами оформляют  решения, имеющие нормативное значение (решения государственно-общественных органов самоуправления СОШ, в частности: решения педагогического совета о переводе обучающихся; о допуске обучающихся к государственной аттестации; об организации и проведении промежуточной аттестации обучающихся и др.). Кроме этого издаются приказы по оперативным, организационным, кадровым вопросам работы СОШ. Проект приказа разрабатывается ответственным лицом на основании подготовленных им или поступивших документов (в необходимых случаях, проводится согласование проекта с представителем профсоюза, учредителя, юрисконсульта и т. д.) Обеспечение правильности оформления приказа возлагается на канцелярию.

Приказы подписываются директором школы и нумеруют в пределах календарного года, т. е. с 1 января.

Приказ имеет следующие  реквизиты:

• наименование образовательного учреждения;
• наименование вида документа;
• дата и номер (указанные реквизиты печатаются центрованным способом);
• заголовок (должен кратко и точно отражать содержание текста приказа, при этом точка в конце заголовка не ставится, например, "О командировании участников олимпиады");
• подпись. Этот реквизит состоит из наименования должностного лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приложения к приказу  подписываются лицами, которые готовят проект приказа (завуч по воспитательной работе или др.). Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

В Книге приказов оформляется численный состав обучающихся по классам на начало учебного года, далее фиксируется прием и выбытие обучающихся в течение учебного года.

Приказами по школе оформляются  и решения педагогического совета, а также совета школы, т. е. те решения, которые должны стать нормативно-правовым документом.

Количество трудовых книжек соответствует количеству работников (кроме 2-х совместителей). Трудовая книжка предъявляется работником при  заключении трудового договора. На работника, принятого на работу впервые, оформляется трудовая книжка. При выдаче трудовой книжки работнику бухгалтерия отдела образования взимает с работника стоимость трудовой книжки.

Все трудовые книжки хранятся в сейфе в кабинете секретаря, который отвечает на основании приказа  директора за ведение, учет и хранение трудовых книжек.

При заключении трудового договора трудовая книжка предъявляется работником работодателю. Людям, пришедшим в школу и не имеющим трудовые книжки, на основании письменного заявления заводятся трудовые книжки, стоимость которых возмещается работниками.

Трудовые книжки заводятся  на всех работников, проработавших  в организации свыше пяти дней.

 

2.2. Ошибки при  оформлении документов

При анализе документов Анненской СОШ нами были обнаружены следующие ошибки:

1. В классификации документов, закрепленной в номенклатуре дел, не указываются сроки хранения этих документов, которые утверждает директор.
2. В книге приказов на последней странице, где ставится печать СОШ, нет записи: "В книге приказов пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 118 (сто восемнадцать) страниц", не поставлена дата и подпись директора СОШ (с расшифровкой подписи).
3. В книге приказов не оформляется прием в 1е и 10е классы списочным составом.
4. Приказами по СОШ не оформляются решения педагогического совета о допуске обучающихся к промежуточной и итоговой аттестации, об окончании СОШ выпускниками 9, 11х классов, при этом в приказе указываются только общие результаты.
5. Основными замечаниями при различных проверках локальных нормативных правовых актов СОШ являются:

• расплывчатость формулировок задач и функций, не позволяющая их конкретизировать и понять;

• дублирование: одни и те же задачи, функции выполняются разными подразделениями СОШ, органами самоуправления, работниками;

6. При составлении заявлений в реквизитах неполные данные об авторе заявления, отсутствуют полный домашний адрес и телефон. Не всегда присутствует дата пред текстом. Нет отметок о наличии приложений.

7. При оформлении приказов  встречаются следующие отклонения  от ГОСТа:

• порядковый номер приказа ставится не после названия документа (Приказ №), а после даты;
• неправильно ставится дата (например, от 22 января);
• в тексте не всегда указываются ответственные и сроки исполнения.