Делопроизводство при Петре 1

- флаговым (каждая строка  реквизитов начинается от левой  границы зоны расположения реквизитов). (27)

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк; 

- бланк письма;

- бланк конкретного  вида документа. 

Общий бланк используют для изготовления любых видов  документов, кроме письма. Общий  бланк в зависимости от учредительных  документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные  отметки для верхних границ зон  расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости  от учредительных документов организации  включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные  отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов  Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно  использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

1.4. Особенности  подготовки и оформления отдельных видов документов

Заявление — документ, адресованный должностному лицу учреждения, в котором заявитель излагает свою просьбу к нему (например, просьбу о приеме на работу или учебу, об освобождении от занимаемой должности, о предоставлении очередного отпуска или какой-нибудь услуги: установке домашнего телефона или подключении к сети Интернет и т. д.).  (16)

Заявление является личным документом. Оно оформляется на чистом листе бумаги и подписывается  лично человеком, подающим его. На заявлении оформляются следующие реквизиты:

- адресат;

- данные об авторе  заявления (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, если автор уже является сотрудником предприятия, или полный домашний адрес и телефон, если автор не является сотрудником предприятия, к руководителю которого он обращается с заявлением);

- наименование вида  документа;

- дата;

- текст;

- отметка о наличии  приложения (если имеются прилагающиеся документы);

- подпись.

Например, при поступлении  на работу к заявлению прилагаются следующие документы: об образовании, паспорт, трудовая книжка, военный билет (для военнообязанных), анкета, автобиография, фотокарточка.

Образец оформления заявления  представлен в Приложении 1.

 

Приказ — распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем учреждения и содержащий обязательные для исполнения предписания.

В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (о кадрах). (16)

1. По основной деятельности  приказы издаются при:

- создании, реорганизации  или ликвидации структурных подразделений;

- утверждении положений  о структурных подразделениях  и должностных инструкций;

- введении новых стандартов;

- изменении графика  работы предприятия и т. д.

2. По личному составу  (эти приказы готовятся отделом кадров) при:

- назначении работников  на должность;

- освобождении от должности;

- перемещении по службе;

- поощрениях или взысканиях;

- уходе сотрудников  предприятия в очередной отпуск  и т. д. 

Приказы (распоряжения) оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает следующие реквизиты:

- название вида документа  (ПРИКАЗ);

- дату (датой приказа  является дата его подписания);

- порядковый номер;

- место издания;

- индекс документа;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись руководителя;

- отметку о согласовании;

- фамилию и телефон  исполнителя. 

Распоряжения, как правило, заголовка  не имеют.

Текст отделяется от заголовка 2—3 междустрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа излагается кратко в повелительной форме и состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа, в распорядительной — конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. Текст распорядительной части разбивается на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой.

Начинается распорядительная часть  словом "ПРИКАЗЫВАЮ".

Если приказ предусматривает изменение  или отмену других действующих приказов, то в тексте указывается, какие из ранее действовавших приказов утратили силу. После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его текст.

Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, по производственной деятельности — в канцелярии.

Образец оформления приказа по основной деятельности представлен в Приложении 2.

Образец оформления приказа по личному составу представлен в приложении 3.

 

Служебные письма — это самый распространенный вид деловых документов. Они составляются для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам.

По содержанию и назначению письма могут быть: информационными, гарантийными, рекламационными, коммерческими, письма-запросы, письма-приглашения и т. д.

Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения. (16)

Гарантийные письма предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроках поставки или качестве продукции и услуг.

В рекламационных (претензионных) письмах излагаются требования о возмещении убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т. д.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагаются просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов или, напротив, предлагают поставить товары или услуги.

В письмах-запросах просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.

Правила оформления служебных  писем:

1. Служебные письма оформляются  на бланках для писем, на  которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2.  В состав служебного письма  входят следующие реквизиты:

- адресат;

- дата;

- индекс документа;

- ссылка на индекс  и дату документа-запроса, если  письмо является ответом;

- заголовок к тексту;

- текст;

- возможно, отметка о  наличии приложения;

- подпись;

- фамилия и телефон исполнителя.

3.  Письмо составляется только по одному вопросу (например, просьба о чем-то или извещение о чем-то). Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов — и просьба, и извещение в одном письме, — затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому рекомендуется по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

4.  Рекомендуемый объем делового письма — не более двух страниц (в исключительных случаях — до пяти страниц).

5.  Письма оформляются в двух экземплярах, причем оригинал письма печатается на бланке учреждения, а копийный экземпляр — на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

6. Служебное письмо может быть  адресовано учреждению, его структурному  подразделению, конкретному должностному  или частному лицу. Если письмо  адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатается в именительном падеже, должность и фамилия должностного лица — в дательном. (16)

7.  После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес.

8.  Если письмо одного содержания  направляется нескольким адресатам,  сначала оформляется адрес основного получателя, а затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если документ направляется более чем по четырем адресам, то составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

9. В письмах и факсах название  вида документа не указывается.  В заголовочной части письма  оформляют следующие реквизиты: Дата, Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: "Об изменении...", "О создании...", "О проведении..." и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4-6 строк, заголовок можно не оформлять.

10. Текст письма рекомендуется  разбивать на две части —  вводную и основную:

- во вводной части указываются  причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы;

- в основной части формулируется  основная цель письма. Например:

Вводная часть: "В связи с тем, что при приеме партии № 7 насосов "Малыш" 26.01.05 по накладной № 238846 в присутствии представителя Вашего предприятия... была установлена недостча... штук насосов на сумму... (коммерческий акт от 26.01.05 № 245...) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками".

Основная часть: "На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет".

Для большинства деловых  писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составлять тексты различных писем.

11.  Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и ее расшифровку.

12.  Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

 

Факс — документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс является, по сути, копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложений к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большинстве случаев являются разновидностью деловой переписки между деловыми партнерами и организациями.

Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, только в реквизите Адресат вместо почтового адреса указывается код города и номер факса получателя.

Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат (телефакс), являются:

- код отправителя;

- дата и время передачи, а также ее длительность;

- номер телефакса,  с которого передана информация;

- количество переданных  страниц.

Если полученные факсы  содержат важную информацию и предназначены для длительного использования, их необходимо скопировать, потому что факсовая бумага многих факсимильных аппаратов недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах, в которых используется обычная бумага, копирование необязательно.

Образец оформления факса  представлен в Приложении 5.

 

Трудовые соглашения. Формуляр трудового соглашения

Трудовые соглашения — это документы, оформляемые между предприятием или организацией в лице его руководителя и физическим лицом, не состоящим в штате этого предприятия, на выполнение единовременной работы. В тексте трудового соглашения оговариваются права и обязанности сторон на время его заключения. (16)

Формуляр трудового  соглашения включает следующие реквизиты:

- наименование вида  документа;

- указание места составления  документа;

- дату составления  документа;

- текст, содержащий  юридические адреса сторон;

- подписи сторон, заключивших  соглашение.

Образец оформления трудового  соглашения дан в Приложении 5.

 

Протокол — это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях и других формах работы коллегиальных органов.