Делопроизводство – основы технологии управления

2.2. Распорядительные  документы.

     I. Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными  органами коллегиального управления в целях   разрешения  наиболее  важных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, и установления стабильных норм  правил поведения.

     Постановления принимаются Верховным Советом РФ и Верховными Советами союзных  и автономных республик по организационным  и другим  вопросам, связанным с осуществлением высшими органами государственной власти своих полномочий; Президиумом  верховного  Совета РФ и Президиумами Верховных Советов союзных и автономных  республик по итогам рассмотрения вопросов о состоянии той или иной сферы государственного руководства и по вопросам, связанным с подготовкой сессий и координацией деятельности постоянных комиссий; Советом  Министров РФ и Советами  Министров  союзных и автономных республик как нормативные акты или акты, имеющие важное народнохозяйственное и общее значение.  По наиболее важным вопросам государственного  управления издаются  совместные  постановления, являющиеся  правовыми актами.

     II. Решение – как распорядительный документ  является правовым  актом, принимаемым  Советами  народных  депутатов и   исполнительными комитетами. Решения  оформляют  также  результаты  деятельности  и других  коллегиальных органов- коллегий  министерств  и ведомств,  научных советов  и т.п.

     III.  Распоряжение  -  акт  управления  государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамка присвоенный должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.  Распоряжение  являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая. Распоряжения  издают Совет Министров РФ, Советы Министров союзных республик (на основе и во исполнение законов, решений Верховных Советов и их президиумов), исполкомы Советов народных депутатов. Распоряжения издают также руководители коллегиальных органов Государственного  управления  и администрация  предприятий и учреждений в пределах прав, предоставленных им законами  РФ  или союзных республик для решения главным образом оперативных вопросов.

     IV. Приказ - акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений исполкомов местных Советов народных депутатов, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).

     Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия,  а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставить основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

     V. Указ – документ, издаваемый  руководителем учреждения, действующего  на основе единоначалия. Указы дается по оперативным вопросам (как правило, разового характера), они связаны с выполнением директив вышестоящих организаций и исполнением приказов, инструкций и поручений руководства данного учреждения.

     VI. Протокол – документ, содержащий  запись хода обсуждения вопросов  и принятия решений на собраниях,  совещаниях, конференциях и заседаниях  органов. Протоколы могут составлять и должностные лица следственных, административных органов, органов охраны общественного порядка и др. 

2.3. Справочно-информационные  документы.

     I. Письма – самые распространенные документы. Они являются средством общения между учреждениями, официальными и неофициальными лицами.

     По содержанию и назначению  письма подразделяются на:

     1. инициативные:

• письма-запросы (адресат побуждается ответному письму, в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удовлетворить тот или иной факт);
• письма-просьбы (адресат требует совершить какое-то определенное действие или прекратить его, но не предполагает ответного письма);
• претензионные письма (адресат обоснованно требует возместить убытки, нанесенные нарушением договорных обязательств);
• письма-напоминания (адресат побуждается к действию, которое он должен был выполнить, но еще не выполнил);
• циркулярные письма (рассылаются во все подведомственные учреждения).

2. ответные:

• информационно-разъяснительные письма – разъясняются, уточняются поставленные ранее вопросы или сообщаются какие-то данные, факты;
• запрещения – письма, в которых дается отрицательные ответы на запрос;
• разрешения – письма, в которых дается положительный ответ на запрос.

     II. Телеграммы – краткое и срочное сообщение, переданное по телеграфу. Отделение связи несет ответственность за доставку телеграммы в пределах определенных сроков, установленных для телеграмм-молний, срочных и простых телеграмм.

     В зависимости от содержания  телеграммы подразделяются на  телеграммы-распоряжения, извещения и донесения.

     III. Докладная записка – письменное сообщение вышестоящему должностному лицу о служебном деле: о результатах обследований, ходе выполнения работ, выполнении заданий по командировке и т. д.

     Содержание докладной записки  может носить инициативный, информационный, отчетный, информационно-инициативный, отчетно-инициативный характер.

     IV. Объяснительная записка – письменное изложения трудовой дисциплины, невыполнение заданий, отступление от указанных правил в работе и т. д.

    V. Справка – документ, содержащий и подтверждающий какие-то данные (сведения). Справка предназначена для параллельно действующих или вышестоящих лиц или учреждений, выдается на руки подведомственным в том или другом отношении лицам для представления в другие учреждения (справка с места работы, справка с места жительства и т. д.)

     VI. Удостоверение – документ, подтверждающий что-либо (личность, полномочия) и дающий право совершать определенные должностные действия.

     VII. Акт – документ, отражающий явления, факты или сложившиеся отношения.

     Группы  актов:

• юридические акты;
• акты гражданского состояния;
• административные акты;
• хозяйственные акты.

     VIII. Доверенность – письменное полномочие, по которому учреждение отдельного  лицо предоставляет право другому лицу выступает от его имени, совершать какие-либо юридические действия или получать материальные ценности.

     Доверенность может быть однократного и многократного действия.

     IX. Расписка – письменное подтверждение факта приема, передачи документов, денег, товаров и т. д. 

Заключение.

   В работе инженеров, конструкторов, руководителей производства много времени отводится  изучению, анализу и составлению различной докуметации.       Особенно большие трудности возникают, как правило, при   разработке производственных  документов, что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей.

   Устранение непроизводительных затрат времени в процессах составления и использования документов требукет  разумного сочетания   формализации и творцества, а это, по мнению авторов, требуют, с одной стороны, ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой- и в этом главная задача - формулирование и систематизации общих правил и норм составления основных документов.

Список  литературы.

1. Камаев В. Д., Домненко Б. И. «Основы рыночной экономики.

       Национальная экономика в целом», Москва, 1991.

2. Фишер С., Дорнбуш Р., Шмалензи Р. «Экономика» , Москва, 1997.
3. Макконнелл Кемпбелл Р., Брю Стенли Л. «Экономикс: Принципы,

       проблемы и политика», Москва, 1996.