Автоматизация производства

Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам).

Система электронного документооборота и автоматизации  делопроизводства компании «Интертраст»

Система включает в себя 3 продукта:

• «Делопроизводство»- комплект баз данных для автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает регистрацию всех документов предприятия; контроль документов, резолюций руководства, поручений; статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников; автоматическую доставку электронных документов исполнителям; ведение электронного архива документов.
• «Малый офис»- комплект баз данных для автоматизации офисной деятельности малых предприятий. В комплект входят базы данных: Регистрация документов, Договоры, Адреса и телефоны, Прайс-лист, Заказы товаров и услуг, Совещания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и мероприятия, Планирование времени, Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов. Отдел кадров, Приказы и распоряжения, Внешние контакты.
• «Канцелярия»- система автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает подготовку и хранение исходящей корреспонденции; подготовку распорядительной документации; регистрация входящей и исходящей корреспонденции; контроль результатов и сроков исполнения документов; контроль переадресации документов по подразделениям сортировка и поиск документов формирование сводок и отчетов [19].

Система автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных  организации на базе DOCS Open и Work Route.

Применяется для  комплексной автоматизации делопроизводства документооборота и управления деловыми процессами, а также для создания электронных архивов крупных и средних организаций.

Используется  поэтапное внедрение автоматизированной системы:

- автоматизация централизованной службы ДОУ;

- автоматизация  служб ДОУ структурных подразделений;

-автоматизация  работы исполнителей в структурных  подразделениях;

-автоматизация  централизованного архива.

Система автоматизации конфиденциального  документооборота и делопроизводства «Optima-Workflow».

Система «Optima-Workflow» предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства: создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для организации конфиденциального документооборота.

Система отслеживает  и фиксирует процесс движения документов с учетом времени и  имени исполнителя. В системе  поддерживаются специальные стандарты  защиты, используются современные методы криптографической защиты и средства электронной цифровой подписи для защиты от преднамеренного или случайного вмешательства.

Система управления неструктурированной информацией  предприятия на базе платформы Documentum.

Предназначена для работы с любыми типами файлов: текстовыми документами, изображениями, чертежами, веб-страницами, аудио- и видеофайлами, отсканированными изображениями и др. Отдельные программы платформы можно применять совместно любых комбинациях для решения разнообразных задач управления.

Система ЕМС (Enterprise Content Management управление корпоративным содержанием) упорядочивает неструктурированную информацию, а именно:

• обеспечивает создание, управление, обработку, распространение и архивирование информации любого содержания по 
  определенным пользователем бизнес-правилам;
• устанавливает связи между частями содержания, позволяя использовать одну и ту же информацию в различном контексте, версиях и форматах;
• предоставляет возможность интеллектуального анализа содеожания информации, упрощает ее публикацию и распространение.

Корпоративная система автоматизации делопроизводства ОАО «Российские железные дороги»

Делопроизводство  в аппарате управления общества осуществляют с использованием автоматизированной системы «Документооборот», предназначенной для автоматизированного учета, обработки, сопровождения и контроля исполнения документов. Эффективность информационно-поисковой системы достигается за счет разработки и применения классификационных справочников: виды документов, корреспонденты, исполнители, номенклатура дел. В корпоративной автоматизированной системе, в ее поисковых массивах поиск конкретного документа осуществляют по его реквизитам, в частности по названию, виду, дате, номеру, или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в заголовке к тексту документа или в аннотации). При этом поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов текста.

Контрольная база данных программного комплекса систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, по группам документов, в частности, акты и поручения высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, решения совета директоров и правления, приказы, распоряжения, протоколы совещаний.

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Кроме того, в защиту автоматизации делопроизводства можно сказать о следующем факте: Практика показывает, что средний по величине документ занимает примерно три страницы. По данным консалтинговой фирмы Delta Consulting Group, в процессе работы над документом с него в среднем снимается около 20 копий. И если в организацию поступает 100 документов в день, то на одни только расходные материалы для их копирования (считая по 5 центов на страницу) эта организация ежедневно тратит 100 долл. плюс стоимость бумаги, содержание персонала, расходы на аренду помещения. Электронная же копия страницы при разрешении в 256 оттенков серого обычно занимает около 60 Кбайт (черно-белая - 15 Кбайт). Стоимость хранения информации в магнитооптических (МО) библиотеках приближается к 12 центам за Мбайт (на жестком диске - примерно 20-30 центов). Таким образом, стоимость хранения одной страницы изображения документа в МО-библиотеке составляет около 0,7 цента, что почти на порядок дешевле изготовления ее ксерокопии.

В заключение можно процитировать  управляющего фирмы IBS: "Спорить о том, что лучше - Oracle или Informix - совершенно бессмысленно, пока не поймешь, для чего это нужно, и не сформулируешь точно требования к той базе, которая должна использоваться". На самом деле, это справедливо для всех ситуаций, когда чувствуешь необходимость что-то изменить. Выбор у заказчика сейчас достаточный. Главное, и самое трудное здесь - это принять два решения: во-первых, изменить неэффективный уже, но такой привычный процесс исполнения документов, и, во-вторых, заплатить за это деньги. Потом берете справочник "Кто есть кто в компьютерном мире" и знакомитесь со всеми, кто занимается документооборотом или системной интеграцией. Выбираете того, кто внушил больше доверия, и начинаете очередной этап приобщения к информационной цивилизации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРАКТИЧЕСКОЕ  ЗАДАНИЕ

 

 

Планово-экономический  отдел                         Генеральному директору

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                                СТЗ «Заря»

13.08.2012 № 5                                                  Шишков П.Л.

г. Брянск

                                                                              Куличенко О.С.

                                                                              предоставить компьютеры

                                                                             к 25.09.2012

                                                                              подпись Шишков П.Л.

 

                                                                                              13.08.2012

Об обеспечении отдела

четырьмя компьютерами

 

Планово-экономический  отдел сообщает, что централизация  экономических расчетов не возможна в связи с использованием устаревшей техники и внедрением новой базы данных.

Прошу предоставить в отдел четыре компьютера для  дальнейшей работы.

 

 

 

 

Начальник отдела                           Подпись                        З.П.Гулова

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ТЕСТ

 

1. Когда работа  над документом завершена, проставляется  отметка: 

а)  об исполнителе;

• б) об исполнении документа и направлении его в дело;

в) о переносе данных на машинный носитель.

 

2. Формуляр-образец  – это: 

а) совокупность реквизитов приказа;

• б) совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации;

в) совокупность реквизитов делового письма.

 

3. С точки  зрения принадлежности к реквизитам  следующий фрагмент 

 

Зам.директора  Плюхину И.К.

Обеспечить  условия выполнения поставок до 16.01.2008 л/п 18.11.2007

 является:

• а) резолюцией;

б)визой;

в)заголовком.

 

4. Не входит  в формуляр письма реквизит:

а) заголовок;

• б) наименование вида документа;

в) ссылка на индекс и дату входящего документа.

 

5. Докладная  записка - это документ:

а) поясняющий содержание отдельных положений основного  документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения;

б) информационно-справочный, составляющийся группой лиц для  подтверждения установленных фактов и событий;

• в) адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию, содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

 

6. С точки  зрения принадлежности к реквизитам  данный фрагмент 

Ректору Новосибирского университета господину Смолкину С.А. А

634635 г. Новосибирск  ул. Ленина, д. 15.

 является:

а) резолюцией

б)визой заверения 

• в) адресатом

 

7.Текст  приказа  состоит из следующих частей:

• а) констатирующей, распорядительной;

б) вводной, основной;

в) вводной, констатирующей.

 

8.Документ, составленный  группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий - это:

а) протокол;

б) решение;

• в) акт.

 

9.Комплекс взаимосвязанных  документов, регламентирующих структуру,  задачи, функции предприятия, организацию  ее работы , права, обязанности  и ответственность руководства-  это:

а) распорядительные документы;

б) информационно-справочные документы;

• в) организационные документы.

 

10.Какой из  приведенных реквизитов «подпись»  оформлен правильно:

• а) Директор   л/п    И.И. Иванов

б) Директор  л/п    Иванов И.И.

в) Директор  И.И.Иванов  л/п

 

11. Фраза "Направляем Вам..." говорит о том, что данное письмо по содержанию будет:

• а) сопроводительным;

б) претензией;

в) информационным;

г) подтверждением.

 

12. Не входит  в формуляр протокола следующий  реквизит:

а) заголовок;

б) текст;

• в) адресат;

г) подпись.

 

13. Заявления  и жалобы граждан, не требующие  дополнительного изучения и проверки, разрешаются в следующий срок:

а) не позднее 1 месяца со дня поступления;

• б) не позднее 15 дней со дня поступления;

в) не позднее 7 дней со дня поступления.

 

14.Оптимальная форма организации документооборота в учреждениях со сложной структурой и большим объемом документов:

а) централизованная;

б) децентрализованная;

• в)смешанная.

 

15. Номенклатура  дел подлежит составлению и  согласованию заново:

• а) не реже одного раза в пять лет;

б) не реже одного раза в год;

в) не реже одного раза в три года.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001. №1. С. 32-38
2. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3.С.87-90.
3. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2001. №1. С. 36-41.
4. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2000. №2. С. 21-25.
5. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С.16-20.
6. Галахов В.В. Корнеев И.К. и др. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.-2-е изд., перераб. и доп. -М: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005 - 456 с.
7. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2001. №3. С. 23-26.
8. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.
9. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3. С. 13-19.
10. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие.-2-е изд., перераб. и доп.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и », 2006 - 520 с.
11. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2000 - 232 с.
12. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап // Делопроизводство 2000. №1. С. 41-46.
13. Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.
14. Кузнецов С.Л. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2001. №2. С. 27-32.
15. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2000. №3. С. 33-39.
16. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел – синтез» 2002 - 384 с.
17. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело 2000. №1. С. 42-47.
18. ^{Охотников А.В., Булавина Е.Л.} Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие.- Изд. 2-е, перераб. и доп.-М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д издательский центр «МарТ», 2005.- 304 с. - (Серии «Безупречные документы»).
19. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство, 2001. №2. С. 18-23.