Автоматизация производства

 

Федеральное казенное образовательное учреждение

Высшего профессионального  образования

«Кузбасский институт Федеральной службы исполнения наказаний»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

К о  н т р о л ь н а я    р а б о т а

 

По дисциплине: ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ  УПРАВЛЕНИЯ

 

Тема: АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОИЗВОДСТВА

 

 

 

 

            Выполнил(а): студентка 5 курса

   гр. 582, № зачетной книжки 35/08

        Казицкая Екатерина Сергеевна

         Принял(а): Целлермайер Владимир Яковлевич

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Новокузнецк 2012

 

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

 

Организация и  работа с документами охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях  и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления  управленческих действий. Документирование осуществляется на   естественном   языке   (рукописные,   машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.). Я в своей работе рассмотрю применение компьютерной техники, то есть автоматизацию  ведения делопроизводства.

Организация работы с документами - ключевая задача управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства  или крупной корпорации.

Деятельность  любого предприятия регулируется действующим  законодательством, приказами и  распоряжениями руководства, условиями  заключаемых договоров, установленными правилами ведения тех или  иных (например, торговых) операций и  т.д. Все эти «регуляторы» оформляются в виде документов - зафиксированных текстов законов, приказов, договоров. Исходя из этого можно сказать, что вся деятельность любого предприятия заключается в последовательном исполнении документов, а успех их исполнения определяет благополучие предприятия.

Когда речь заходит  об автоматизации документооборота, то часто в эту сферу попадает множество программ, не имеющих прямого  отношения к решаемой проблеме - текстовые редакторы, программы  распознавания символов, системы  электронной почты. В общегосударственных стандартах термин документооборот обозначает контролируемое движение готовых документов как внутри организации, так и за ее пределами. Электронный документооборот охватывает сверх того стадии подготовки документов и свободный обмен информацией по компьютерным сетям. В данном обзоре рассматриваются программные продукты, попадающие под эти определения.

Актуальность, цели и задачи настоящей работы будут  определены следующими положениями.

Контрольная работа состоит:

-титульный лист;

-пояснительная записка;

-теоретическое  задание;

-практическое  задание;

-тес;

-список литературы.

 

 

 

 

ТЕОРЕТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

 

1. АВТОМАТИЗАЦИЯ  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

Автоматизацией  документооборота на российском рынке  информационных технологий занимается много фирм. И первое, что хочется уяснить для себя, - это определение документооборота. Конечно, все согласны с тем, что документооборот - это некие операции с документами. Расхождения начинаются в приграничной полосе - где кончается документооборот и начинается делопроизводство, а также можно ли говорить о документообороте без связи с делопроизводством.

Существуют  две тенденции. В первом случае документооборот  рассматривается как составная  часть делопроизводства. Автоматизация  делопроизводства, в свою очередь, представляет собой часть процесса создания информационной системы предприятия (учреждения), который выполняется для автоматизации уже существующих бизнес-процессов, либо для их изменения в сторону повышения эффективности. Такой подход характерен для системных интеграторов. Они имеют, как правило, коробочную версию автоматизации делопроизводства с той или иной степенью унификации для мелких и средних клиентов. Автоматизация крупных банковских, государственных и коммерческих структур - процесс индивидуальный.

Вторая тенденция - это использование узкоспециализированных программ, предназначенных только для контроля и управления потоком документов. Такие системы работают, как правило, с большими объемами документов. Они хорошо совместимы с другими офисными системами и как нельзя более кстати для тех клиентов, которые хотят сохранить в тайне свои системы автоматизации и остаться независимыми от поставщика программного обеспечения (ПО).

На мировом  рынке существуют различные компьютерные программы, предназначенные для автоматизации процессов различного масштаба. Они бы не прочь внедриться на российский рынок и изначально пытались сделать это непосредственно. Тогда оказалось, что последнюю линию обороны государственных интересов держит великий и могучий русский язык. Западные системы не смогли предложить ничего подходящего в областях, связанных с использованием русского языка. Это первое, что делает неконкурентоспособными стандартные импортные решения. Другой аспект, характерный для развития российских автоматических систем делопроизводства, - это сочетание традиций и новых поисков в области партнерских и деловых отношений в современной экономической среде. Каждая организация творит на любом поприще, включая делопроизводство и документооборот. При этом, наверное, не счесть изобретенных велосипедов и открытых америк. Наиболее просвещенные подсознательно подозревают, что есть отработанные временем шаблоны документов и действий и что стандартизация - это экономия времени со всеми вытекающими последствиями.

Это то, что касается существующего положения дел на российском рынке. Следующий этап, который предстоит нам на пути эволюции, -- осознание новых технологий GroupWare и WorkFlow и преимуществ работы в открытых системах. И где-то на периферии сознания определяется понятие реинжиниринг. Это тот путь, по которому движется сейчас западная организация бизнес-процессов.

Разработчики  программ документооборота оказываются  в ситуации совмещения желаемого  и действительного. Им приходится не только ориентироваться на существующий рынок, но и активно создавать его, имея в виду мировой процесс развития компьютерной техники и программного обеспечения.

Рассмотрим  сначала общую структуру делопроизводства. Как правило, это три крупных  блока - создание документа и его  регистрация, собственно документооборот (передача, пересылка, контроль исполнения и т.п.), создание и ведение архива (занесение, поиск, извлечение, систематизация и пр.).

Эта интегрированная  схема поможет произвести систематизацию информации, которая получена от фирм, производящих программы документооборота.

Все попавшие в  поле зрения программы работают со следующими видами документов: структурированные, неструктурированные, бумажные и электронные. Структурированные документы отличает жесткость формы. Информация, необходимая  для дальнейшей обработки, находится на определенных полях, которые считываются и заносятся в виде записей в базу данных. Примеры таких документов - финансовые документы, анкеты. Некоторые производители, использующие технологии Lotus Notes, в частности "Интерпроком", структурируют документы более свободной формы, например, договоры.

При работе со структурированными документами необходимо применять  технологии сканирования и распознавания (такова, например, технология Tiger Forms, распознающая рукописные символы). Систем сканирования и распознавания на российском рынке две: Cunei Form и Fine Reader. Обе имеют хорошую репутацию. Системы распознавания необходимы также, если вы имеете дело с бумажными документами, которые поступают в систему делопроизводства путем сканирования и распознавания, это - письма, факсы, рекламные проспекты и пр. Другой вид документов - электронные документы. Ориентируясь на многообразный рынок ПО, системы документооборота распознают практически все форматы - от ДОСовского txt до графического tif или rtr. А также используют различные каналы приема-передачи информации: электронную почту, факс, телекс, телетайп, Интернет и др.

На этапе  создания документа ему присваиваются  опознавательные реквизиты. Все  системы гибки в определении  состава реквизитов и их формы. Некоторые продукты, например "Евфрат", при вводе документа проводят его лексический анализ. Реквизиты документов хранятся в специальной базе данных.

Создание документа - это не только обработка входящего  документа, но и генерирование исходящего. Самый простой путь, используемый всеми системами, - это использование текстовых редакторов для создания неструктурированного документа и занесения его в базу данных посредством присвоения реквизитов. Структурированные документы генерируются по шаблонам путем заполнения необходимых полей.

 

2. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ РАБОЧИЕ МЕСТА

 

Согласно Государственной  системе документационного обеспечения управления, автоматизация работы с документами осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.

Типовое АРМ  состоит из компьютера, подключенного  к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. В зависимости  от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.

Для объединения  компьютеров в единый комплекс используются различные линии связи: кабельные (связь по кабелю типа телевизионного), волоконно-оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импульсами) и телефонные (связь по телефонному кабелю).

Каждое автоматизированное рабочее место, а также организация сетей разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.

К современным  техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

1) персональные компьютеры, объединенные в сети;

2) электронные пишущие машинки;

3) текстообрабатывающие системы;

4) копировальные машины;

5. коммуникационные средства, телефонная техника;
6. средства для автоматизации ввода архивных документов и 
   поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);
7. средства для обмена информацией — электронная почта;
8. видеоинформационные системы;
9. локальные компьютерные сети;

10) интегрированные сети учреждений.

К автоматизированному  рабочему месту руководителя предъявляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение оперативной связи с другими источниками; обеспечение возможности накопления в памяти документов и решений [19].

Основные требования к АРМ подготовки проекта документа  состоят в следующем: возможности  доступа к банку текстовых  заготовок и автоматизированной информационно-поисковой системы; возможности  работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения диалога с дополнительными источниками информации; наличии технических средств для печати документов.

 

3. ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ

 

Офисная система - это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

 Круг задач электронной офисной системы:

1. автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;
2. организация одновременного доступа к документам различных пользователей;
3. осуществление эффективного поиска информации;
4. обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

Офисные системы  должны обеспечить эффективное выполнение следующих функций:

- ввод, подготовка  и редактирование документов;

- регистрация  документов;

- совместная  работа над документами;

- контроль исполнения  документов;

- создание баз  данных (хранение документов);

- прием и  пересылка документов;

- систематизация  документов, формирование дел;

- подготовка к хранению и архивное хранение дел.

Рассмотрим  несколько характерных офисных  систем.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело»

Система поддерживает полный жизненный цикл документа  в организации: от его первичной  регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

Система включает в себя 2 продукта:

• «ДЕЛО-Предприятие»- многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).
• «ДЕЛО-Секретарь»- полнофункциональная однопользовательская версия, которая поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MSDE). Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающий обмен по электронной почте на уровне «исходящих-входящих документов».