Электронный документооборот

    Во-вторых, документооборот по платежам не был регламентирован. Как следствие, в процессе прохождения документа – от его получения сотрудником финансовой службы до оплаты и отражения операции в учетной системе – возникали многочисленные проблемы: нарушение сроков платежей, установленных в договоре, утеря бумажных документов, необходимость повторного выставления счетов поставщиками и т.п.

     Внедрение системы электронного документооборота по платежам должно было повысить качество управления хранением и движением информации о платежах, исключить потерю документов и дублирование, а также наладить эффективный контроль сроков предоставления и обработки документов на различных этапах их прохождения. Сопутствующими задачами стали обеспечение прозрачности бизнес-процессов; улучшение возможности их отслеживания, а также получение данных для оценки качества их исполнения. 

    2.2 Анализ использования  и проблемы внедрения  системы «Банк-клиент» 

    Перед началом проекта автоматизации системы «Банк-клиент» в компании пришлось провести существенные организационные преобразования. В структуре финансовой службы было создано казначейство, в которое перевели трех сотрудников ФЭС. В сфере проведения платежей за казначейством были закреплены следующие функции: организация взаимоотношений с банками и финансовыми институтами, организация системы платежей, отражение информации о платежах в учетной системе компании, краткосрочное кассовое планирование.

    Казначейство, наряду с финансовой службой и  бухгалтерией, подчиняется финансовому  директору компании. Кроме того, были разработаны регламенты и порядок авторизации документов на оплату, была произведена формализация структуры данных по платежам. В компании было принято решение полностью перейти на получение документов на оплату в электронной форме, так как в соответствии с действующим российским бухгалтерским и налоговым законодательством для осуществления платежа не обязательно наличие документа от поставщика на бумажном носителе с оригинальной печатью и подписью руководителей компании.

    В наше время для многих предприятий  большое значение имеет возможность  оперативно распоряжаться своими финансами. Поэтому, ООО «ЭТМ» установила систему «Банк-клиент», которая такую возможность обеспечивает. Ее предлагают своим клиентам многие банки. Обычно она так и называется: система "Банк-Клиент".

    Внедрение такой системы позволяет качественно  изменить саму схему взаимоотношений предприятий и банка. Банк, в свою очередь, ежедневно предоставляет каждому из клиентов выписки о состоянии расчетного счета - 3 промежуточные и итоговую.

    Прямо на своем рабочем месте руководитель или бухгалтер предприятия может  получить сведения о состоянии ссудных  и депозитных счетов, другую справочную информацию. 
      Что умеет система? На самом деле - очень многое. Но все же самое главное ее назначение - это формирование и доставка в банк платежных документов. Вместо того, чтобы печатать многочисленные заявки, платежные поручения, реестры, а затем везти все это в банк, можно передавать необходимую информацию по телефонному каналу, используя компьютер и модем. Разработчики системы обеспечили сохранение полной конфиденциальности: вся информация, которой банк обменивается со своим клиентом, передается в зашифрованном виде.

      Практически весь документооборот  с банком производится в электронном  виде. Помимо платежных документов, можно послать сообщение (с  вопросом, просьбой и т.д.) любому  сотруднику банка и быть уверенным,  что оно дойдет до адресата. Единственные документы, которые по-прежнему требуется оформлять на бумаге, это чеки на получение наличных денег в банке.

    Кто будет распоряжаться подписью - решает руководство предприятия. Но в любом  случае каждую "платежку" подписывает  один человек, а не два, как это требуется при работе в обычном режиме. Это тоже повышает мобильность расчетов. 
        Любой платежный документ перед отсылкой должен быть подтвержден электронной подписью, единой для каждого предприятия.

    Стоит отметить, что весь программный комплекс, который называется системой "Банк-Клиент", разработан в самом ОПСБ. 

2.3 Эффективность работы  системы «Банк-клиент» 

    Я, как бывший бухгалтер ООО «ЭТМ»  могу сказать, что  мы долгое время работали по обычной схеме, а в 2009 г. по предложению банка внедрили у себя систему "Банк-Клиент". Поначалу были некоторые опасения, но освоились мы очень быстро, потому что система проста и удобна в обращении.

    Очень удобно, что в любой момент можно  ознакомиться с состоянием всех наших  счетов и получить справочные данные - например, о курсах иностранных валют на тот или иной день.

    Установка и обслуживание системы стоят  недорого, а преимуществ она дает много. Использование заготовок  документов из архива уменьшает число  ошибок при их подготовке. А если ошибка и случится, ее можно легко и оперативно исправить. В банк мы сейчас ходим примерно раз в неделю, чтобы получить распечатанные документы.

    Это снимает многие проблемы: не надо беспокоиться об охране кассы, людям не приходится стоять в очередях после трудной  смены или ехать в свой выходной день через весь город. У нас сотни сотрудников, и раньше процесс выплаты зарплаты был довольно трудоемким и нервным.

    Поначалу  были у нас некоторые замечания  к работе системы. Их учли, внесли изменения, и сейчас она нас полностью  устраивает. Но в полной мере оценить все преимущества работы с системой "Банк-Клиент" мы смогли после того, как стали перечислять зарплату на пластиковые карточки. Сейчас мы практически полностью отказались от работы с наличными деньгами - все расчеты предпочитаем вести через банк.

    Сейчас  все сводится к тому, что мы формируем  на компьютере и тут же отправляем в банк реестры на перечисление денег. Люди поначалу были настроены против карточек, а теперь оценили их преимущества и очень довольны: нужную сумму  можно получить тогда и там, где им удобно.

    Внедрение системы электронного документооборота отразилось на всей организации ООО «ЭТМ», это привело к перестройке бизнес-процессов и организационной структуры, как результат, способствовало повышению управляемости компании. В частности, были получены следующие результаты внедрения системы:

• полностью автоматизирована работа с документами на оплату, создан единый финансовый контур по платежам (от момента получения документа до отражения соответствующей операции в учетной системе);
• организовано администрирование всех платежей компании, налажена система управленческого учета и контроля расходов и доходов по ЦФО;
• реализован оперативный контроль сроков и других параметров прохождения платежей со стороны всех заинтересованных лиц;
• проведен реинжиниринг бизнес-процессов компании в области финансирования затрат;
• налажен процесс формирования планового графика платежей и управленческой отчетности по движению денежных средств в режиме реального времени;
• Наша компания стала более эффективной в работе с другими организациями, что увеличило нашу прибыль;
• Зарплату можно получить в любое время и в любом месте где есть банкомат.

 
 
 
 
 
 
 
 
 

    ГЛАВА 3 Совершенствование электронной системы документооборота «Банк-Клиент» в ООО «Энерготехмонтаж» 

    3.1 Трудности на пути работы системы «Клиент-Банк» и меры по их устранению 

    Система "банк-клиент" в настоящее время превращается в необходимый вид сервиса, который каждый солидный банк должен предоставить своим клиентам. В условиях повсеместного перехода от бумажного к электронному документообороту, наличие такой системы зачастую определяет выбор клиентом того или иного банка.    Кроме того, при удачной реализации система "банк-клиент" может использоваться банком для организации документооборота со всеми своими партнерами - любыми физическими и юридическими лицами.

    Итак, для функционирования системы "банк-клиент" желательно наличие провайдера, то есть независимой фирмы, предоставляющей сервис электронного документооборота. В результате у банка отпадает необходимость в создании собственного телекоммуникационного подразделения. Кроме того, обе стороны получают независимого судью для разрешения спорных вопросов, касающихся транспортировки документов телекоммуникационной системой. При этом провайдер обеспечивает наличие достаточного количества качественных каналов связи, предоставляет персонал для установки оборудования и программного обеспечения у клиентов и обеспечивает техническую поддержку в процессе эксплуатации.

    Идеальной является ситуация, когда провайдер тесно взаимодействует с разработчиком используемой системы "банк-клиент", либо сам им является.

    В больших городах такого провайдера найти, не составит труда, но здесь мы столкнулись с этой проблемой, дело в том, что дипломированных специалистов в области инновационных телекоммуникаций не так и много, а фирм-провайдеров еще меньше, пришлось искать провайдера в другом городе, что стало большим недостатком.

    Может показаться, что банку, имеющему большое  число пользователей системы "банк-клиент", выгодно эксплуатировать собственную телекоммуникационную систему.

    На  самом деле это не так. Оказывается, что целесообразно воспользоваться  услугами специализированной фирмы-провайдера. Причины, по которым банку выгоднее использовать средства связи, предоставляемые  независимым провайдером таковы:

•  Рост числа клиентов требует постоянного увеличения количества и качества линий связи. Считается, что для обеспечения удовлетворительного времени соединения нагрузка на одну телефонную линию не должна превышать 30 абонентов. Провайдер может обеспечить ровно столько линий связи, сколько необходимо в данный момент.

•  Обслуживание удаленных клиентов требует подключения к сетям Х.25. В большинстве случаев в России используется связь с помощью двух сетей: "Спринт" и "Инфотел" или "Роснет", однако и это не всегда гарантирует возможность надежного доступа для клиента.

•  Система предъявляет жесткие требования к надежности всех ее компонент. В случае построения собственной телекоммуникационной системы, как правило, приходится резервировать все элементы системы: телефонные линии, компьютеры, и телекоммуникационное оборудование, что естественно повышает ее стоимость.

    Вышеперечисленные аспекты обусловили тот факт, что  услугами банков по дистанционному управлению счетом на основе систем «толстого клиента»³ реально могут воспользоваться только крупные предприятия. Для организаций, которые ежедневно проводят много платежей, выигрыш в скорости и качестве банковского обслуживания сопоставим с затратами на внедрение и сопровождение клиентской части системы.

    Что касается мелких предприятий и частных  клиентов, то им внедрять у себя подобные системы зачастую экономически невыгодно. Поскольку технология «толстого  клиента» подразумевает, что на компьютере клиента банка, по сути, устанавливается часть БИС⁴, то клиент может соединиться с банком только со своего компьютера. Таким образом, при географических перемещениях я вынуждена всегда иметь с собой свой компьютер. Что послужило еще одним недостатком, но не таким значимым.  

2. Конечный  результат работы системы «Банк-Клиент»

 

    Система «Клиент-Банк» является на сегодняшний  день самым современным способом полной автоматизации всего документооборота между Нами и Банком, обеспечивающим одновременно простоту, доступность и высокую функциональность. Для нашей организации основными преимуществами от эксплуатации системы «Банк-Клиент» стали следующие показатели:

-система позволяет клиенту банка получение различной актуальной банковской информации (выписки по счетам, состояния документов, остатки по счетам и т.п.) в режиме реального времени;