Проблемы создания и использования электронного документооборота

Псковский филиал Санкт-Петербургского университета сервиса и экономики

 

 

 

 

 

 

 

 

Проблемы создания и использования электронного документооборота.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                              Работу выполнила

Студентка 2 курса группа ОБс-10

Иванова Мария

 

 

 

 

2011г.

Проблемы создания и использования электронного документооборота.

 

В отличие от других служб, особенности движения документов в которых варьируются в зависимости от специфики компании, документооборот для бухгалтерии строго регламентирован. Следовательно, эффективность применения систем электронного документооборота для бухгалтерской службы гораздо выше.

Актуальность темы организации документооборота в современных условиях  очень высока, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Цель работы - проанализировать различные системы электронного документооборота.

Для достижения этой цели необходимо решение следующих задач:

дать понятие документооборота;

рассмотреть этапы движения документов;

изучить основные понятия, которыми будем оперировать;

рассмотрим преимущества и недостатки электронного документооборота.

Понятие документооборота определяется ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» : документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.{www.consultant.ru}

Для любой организации полный цикл движения документов включает в себя следующие этапы:

прием внешних документов;

регистрация поступающей документации;

передача документов в дела;

установление сроков хранения и уничтожения документов.

Традиционная организация делопроизводства в бухгалтерии регламентируется рядом нормативных актов. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105 по согласованию с ЦСУ СССР) содержит примерный график документооборота, который может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.  {www.consultant.ru}

Согласно нормативному акту работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, а график документооборота утверждается приказом руководителя организации. Кроме того, за исполнительную дисциплину в конечном итоге также отвечает главный бухгалтер.

Документы в наше время выступают как универсальный инструмент управления, обеспечивают взаимодействие между подразделениями и отдельными сотрудниками. Но при росте объемов деятельности перед организацией возникает проблема – работа с документами требует все больше ресурсов и замедляет работу всей организации. Решение данной проблемы – использование специального программного обеспечения, представляющую собой систему электронного документооборота.

Такая система обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства. Системы электронного документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.

Татьяна Межуева, эксперт журнала «Российский бухгалтер»  выделяет следующие преимущества системы электронного документооборота:

объем системы;

возможность совместного использования с другими системами;

разнообразность типов интерфейсов рабочих мест;

поддержка различных программно-аппаратных платформ;

гибкость управления доступом ко всему спектру документов;

-наличие  механизмов создания юридически  значимого электронного документооборота.

Регистрация и хранение документов в системе электронного документооборота дает возможность быстрого их поиска. Система обеспечивает так же централизованное хранение всех нужных документов с поддержкой актуальности и простоты доступа к ним.

Система электронного документооборота позволяет отследить текущее состояние дел, наступление сроков исполнения поручений, историю работы с документами, статистику их выполнения.

М. Ю. Опилкин, руководитель направления автоматизации малого и среднего бизнеса Северо-Западного подразделения компании «1С: Бухучет и Торговля» (БИТ), о применении систем электронного документооборота: « Применение систем электронного документооборота позволяет обеспечить быструю централизованную регистрацию документов, в том числе их сканирование и распознавание, с назначением характеристик, номера и предназначения. Система также контролирует своевременную обработку документов пользователями, ограничивает доступ к документам с помощью разграничения прав, ускоряет движение документов внутри компании и в результате формирует регламентированную отчетность, обеспечивает доступ к документам сотрудников и руководства, находящихся вне офиса (при организации сети через Интернет), организовывает хранение данных в электронном виде…»{ М. Ю. Опилкин, Электронный документооборот в бухгалтерии, «Бухгалтерский учет» №2 , 2011г.,стр. 114-117.}

О.Г. Харитонова ( журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота") говорит о том, что «для обеспечения сохранности и доступности документов с одновременным быстрым выполнением всех действий по их обработке и распространению и был разработан электронный документооборот».   «Качественное документальное обеспечение учета – необходимое условие успешного прохождения различных проверок, а это – возможность избежать финансовых санкций… Система электронного документооборота позволяет повысить скорость движения документов, например из филиалов в головную организацию, избежать утери документов, экономить время на их подборке для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органов.»{ О.Г.Харитонова, «Современные технологии делопроизводства и документооборота», 2010г.}

Недостатки СЭД зависят от конкретных систем, разработок и версий. Так, некоторые системы электронного документооборота рассчитаны на определенное количество пользователей, другие обладают небольшой функциональностью, третьи имеют высокую стоимость программы и ее внедрения. Основные сложности связаны не столько с высокими техническими требованиями, сколько с недостаточно ясной и регламентированной структурой делопроизводства. Так же важным препятствием для многих компаний, по мнению М. Ю. Опилкина, «является стоимость программ для автоматизации делопроизводства. При финансовой оценке проекта внедрения целесообразно оценить возможные результаты использования программы».{ М. Ю. Опилкин, Электронный документооборот в бухгалтерии, «Бухгалтерский учет» №2 , 2011г.,стр. 114-117.}

Так же к основному недостатку электронного документооборота приписывают возможность утраты информации или ее утечки. Действительно, уровень развития аппаратного и программного обеспечения в настоящее время еще не способен обеспечить абсолютную надежность хранения и передачи информации в электронном виде. Однако даже самые простые меры предосторожности способны поднять надежность электронного документооборота до вполне приемлемого уровня. Еще одним серьезным недостатком использования электронного документооборота называют необходимость специальных познаний и навыков для работы с соответствующим программным и аппаратным обеспечением. В этом случае требуются навыки более высокого уровня сложности нежели навыки пользователя ПК. Все это требует значительных затрат на обучение специалистов и налагает некоторые ограничения на подбор сотрудников для работы предприятия. { Дзялошинский И. Права человека в киберпространстве// «Право знать: история, теория, практика». ноябрь-декабрь 2003 №11-12}

Таким образом, практически все недостатки электронного документооборота (кроме проблем психологического плана) устранимы, но их преодоление требует материальных затрат, тем более значительных, чем выше требования к надежности и удобству документооборота. Эти затраты необходимо соизмерять с выгодами внедрения электронного документооборота взамен бумажного и основывать свое решение на результатах такого сравнения.

Проанализировав понятие электронного документооборота, его преимущества и недостатки, мы пришли к мнению, что внедрение электронного документооборота имеет больше достоинств.  Система электронного документооборота является неотъемлемой составляющей современного документооборота.

На наш взгляд, М. Ю. Опилкин дал наиболее четкую и лаконичную характеристику понятию электронного документооборота и его назначению.  Мы считаем, что цель электронного документооборота- это регистрация и хранение документов в электронном виде, для последующей их обработки, систематизации и дальнейшего движения документа по подразделениям. Эффективность документооборота во многом зависит от правильно выбранной технологии, используемой системы автоматизации. Системы автоматизации документооборота подразделяют на:

WorkFlow-системы- системы управления потоками работ;

DocFlow-системы- системы электронного управления документами;

DMS-Document Management Systems- системы управления архивами;

ECM-Enterprise content management- системы управления корпоративной информацией (наиболее популярное обозначение систем управления документооборотом).

В каждом из сегментов российские разработчики программных продуктов предлагают собственные решения, способные автоматизировать контроль движения документов, например «1С: Документооборот 8» фирмы «1С».

Положение дел в области электронного документооборота в нашей стране, по мнению исполнительного директора Гильдии управляющих документацией Сергея Афанасьева, «напоминает улицу с интенсивным движением, участники которого не знают правил, при этом обязательных для всех правил не существует». Отсутствие государственных стандартов, регламентирующих требования к системам управления электронными документами (СУЭД), не дает возможности объективно оценивать качество этих систем.

Подводя итоги проделанной работы, можно отметить, что на сегодняшний день электронный документооборот активно внедряется во все сферы деятельности современного общества. Системы электронного документооборота качественно улучшают процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, существенно сокращают время рутинной работы с документами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы.

 

1. .www.consultant.ru

2. М. Ю. Опилкин, Электронный документооборот в бухгалтерии, «Бухгалтерский учет» №2 , 2011г.,стр. 114-117.

3. О.Г.Харитонова, «Современные технологии делопроизводства и документооборота», 2010г.

4. Дзялошинский И. Права человека в киберпространстве// «Право знать: история, теория, практика». ноябрь-декабрь 2003 №11-12

5.Т.Межуева, «Российский бухгалтер», 2010г.

6.А.Яковлев, www.InterFace.ru