SWOT-анализ внедрения системы электронного документооборота в компании

Министерство  здравоохранения и социального  развития Российской Федерации

ГБОУ  ВПО «Московский Государственный  Медико-Стоматологический Университет  им. А.И.Евдокимова»

 

 

 

Экономический факультет

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

По дисциплине: «Корпоративные информационные системы»

На тему: «SWOT-анализ внедрения системы электронного документооборота в компании»

 

 

Выполнил:

Студент 4 курса 2 группы

экономического  факультета

Манукян Артур Геворкович

 

Проверил:

К.м.н., доцент

Сараджев  Владислав Владимирович

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………...2

SWOT-анализ системы электронного документооборота............……………...2

Заключение………………………………………………………………………...3

Список использованной литературы…………………………………………….8

 

Введение

В современных условиях все  большей популярностью пользуются системы электронного документооборота, которые представляют собой достаточно новое явление для Российской Федерации. Однако сейчас в большинстве  компаний приходят к пониманию необходимости  создания систем поддержки документооборота и важности внедрения инструментов, реализующих электронный документооборот. Это вызвано необходимостью поддержания  растущего документооборота в развивающихся  компаниях и снижением затрат на его обеспечение. Помимо этого, введение системы электронного документооборота повышает управляемость компанией, уровень контроля каждого объекта  управленческого учета. Поэтому  создание эффективного документооборота с максимальной отдачей и минимальными затратами является важной задачей.  
На данный момент за рубежом использование систем электронного документооборота находится на пике своей популярности. Очевидно, что на этом пике данная технология будет находиться достаточно долго.

SWOT-анализ

Сильные стороны   Контроль за передвижением документа внутри организации и его исполнением; Разграничение доступа к документам и действий над ними; Автоматическое составление отчетов по движению документов; Поиск по различным атрибутам в базе документов; Уменьшение ошибок типа “человеческий фактор”; Сокращение потребности в дополнительном персонале; Защита документов от повреждений; Коллективная работа с документами;   Мгновенный доступ к информации; Значительное ускорение поиска и выборки документов.

Слабые стороны СЭД не может заставить сотрудников с ней работать; СЭД не может отследить истинность вводимой в нее информации; СЭД не будет учить сотрудников дисциплине ее использования; Стоимость; Дополнительные затраты во время эксплуатации; Текучка кадров.

Возможности Эффективное управление; Поддержка системы контроля качества; Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям; Протоколирование деятельности предприятия; Оптимизация бизнес-процессов; Исключение оборота бумажных документов; Исключение необходимости хранения бумажных документов; Развитие корпоративной культуры

Угрозы Консерватизм персонала; Фактор директора "советского типа"; Постоянные структурные изменения; Необходимость обеспечения юридической силы документов; Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром.

 

Заключение

Рассмотрим поподробнее  все составляющие SWOT-анализа.

Сильные стороны

1. Контроль за передвижением документа внутри организации и его исполнением. Будучи единожды заведенным в СЭД, документ, внутренний или внешний, будет храниться в ней ровно столько, сколько ему положено, без риска потеряться или попасть не в ту стопку, а все действия с ним протоколируются, делая наглядной нерадивость конкретного сотрудника при его обработке. Наконец-то сбывается мечта любого руководителя: документооборот теперь полностью под его контролем!
2. Разграничение доступа к документам и действий над ними. Если система грифования бумажных документов и требует дополнительных людских ресурсов, но хотя бы более или менее работает, то защиту от любопытных глаз всех напечатанных документов обеспечить решительно невозможно, ведь они лежат повсюду, читай - не хочу. В СЭД каждому сотруднику организации присваивается круг полномочий: какие документы он может видеть, какие изменять и т.д. Способы идентификации пользователя варьируются в зависимости от степени конфиденциальности информации, с которой ему приходится работать: от обычных паролей до аппаратных токенов и отпечатков пальцев.
3. Автоматическое составление отчетов по движению документов. СЭД резко снижает возможность "имитации бурной деятельности" сотрудниками организации. Многочисленные отчеты СЭД оперируют исключительно объективными величинами: количеством обработанных документов, средним временем обработки, длиной очереди документов к каждому сотруднику и т.д. При использовании СЭД работающим в организации будет значительно сложнее цветастым отчетом прикрыть свое бездействие.
4. Поиск по различным атрибутам в базе документов. Раньше о таком можно было только мечтать - сколько реестров ни велось, все равно возможности поиска по бумажным документам были сильно ограничены. СЭД предлагает все варианты атрибутных поисков различной степени интеллектуальности - предложение ограничено только фантазией разработчиков. Разнообразны также варианты действий с полученными в результате поиска выборками документов.
5. Уменьшение ошибок типа "человеческий фактор". Правильная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. При бумажном документообороте на поиск пропавших документов уходят часы, в то время как СЭД справляется с подобной задачей всего за несколько секунд.
6. Сокращение потребности в дополнительном персонале. Увеличение объемов производства при электронном документообороте           не требует значительного расширение персонала, достаточно с помощью системы эффективного управления bb workspace автоматизировать работу уже существующего коллектива.
7. Защита документов от повреждений. Использование СЭД снижает риски вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. К сожалению, полностью перейти на электронный документооборот и избавиться от бумажного делопроизводства не возможно, поскольку по законодательству РФ значимой формой документа по-прежнему считается бумажная, однако процент таких документов в общем объеме относительно невелик.
8. Коллективная работа с документами. Автоматизация документооборота позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных документов.
9. Мгновенный доступ к информации. К основному преимуществу электронного документооборота можно отнести способность быстро и легко находить последние версии документов. Таким образом, решается проблема актуальности документооборота, то есть даже если один и тот же документ существует в нескольких вариантах, пользователь сможет найти последнюю версию файла и работать уже с ним.
10. Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам). При бумажном документообороте на поиск пропавших документов уходят часы, в то время как СЭД справляется с подобной задачей всего за несколько секунд.

Однако, планируя внедрение  СЭД, не стоит возлагать чрезмерных надежд на саму систему: есть несколько  моментов, способных свести на нет  все заложенные в СЭД преимущества.

Слабые стороны

Теперь поговорим о  трудностях внедрения и использования  СЭД. Они прежде всего связаны  с так хорошо знакомым каждому  руководителю "человеческим фактором". Какой бы интеллектуальной ни была СЭД, есть моменты, которые она отследить  не может. Перечислим основные из них.

1. СЭД не может заставить сотрудников с ней работать. Потратив значительные средства на покупку и внедрение СЭД, через некоторое время руководитель может с удивлением обнаружить, что ею никто не пользуется. Такова судьба многих нововведений, особенно в нашей стране, но директора конкретной организации, понятно, это не утешит. Деньги выброшены на ветер, время и человеческие ресурсы потрачены впустую.
2. СЭД не может отследить истинность вводимой в нее информации. Несмотря на все средства журналирования и контроля, которые имеются в СЭД, зачастую случаи подлога или искажения, умышленного или случайного, выявить невозможно. Таким образом, "пространство для маневра" нерадивого сотрудника все-таки имеется. Не подлежит сомнению, что, покопавшись в системе, работники организации найдут в ней слабые места, которые будут использовать в своих целях.
3. СЭД не будет учить сотрудников дисциплине ее использования. Любые средства безопасности СЭД, кроме самых параноидальных, не достигнут желаемых целей (а цель у них одна - обеспечение информационной безопасности организации), если сотрудники будут ими массово пренебрегать. Какой смысл разграничивать доступ к категориям документов, если вся организация знает пароль главного бухгалтера или директора и активно пользуется их учетными записями, причем не в каких-то злоумышленных целях, а "чтобы проще было" и с ведома вышеуказанных руководящих лиц.
4. Стоимость. Очень большие затраты на приобретение СЭД. Не каждая организация может себе это позволить.
5. Дополнительные затраты во время эксплуатации.
6. Текучка Кадров. Очень многие не справляются и не хотят работать  с этой программой, плохо усваивают ее, допускают много ошибок.

 

Возможности

 

1. Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
2. Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
3. Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
4. Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).
5. Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
6. Исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
7. Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
8. Развитие корпоративной культуры, стимулируемое применением современных технологий для коллективной работы сотрудников и предоставляемых ими информационных и коммуникационных возможностей.

Угрозы

 

1. Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.
2. Фактор директора "советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
3. Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.
4. Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).
5. Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

 

Список использованной литературы:

1. http://www.polikom.ru/solution/esm/bpm.php
2. http://www.sekretariat.ru/magazinestdd/articles/art2-01.2011.php
3. http://journal.itmane.ru/node/112
4. http://transport-journal.com/komentarii-obzori/vvedenye-elektronnoho-dokumentooborota-%E2%80%94-revolyutsyya-v-systeme-otnoshenyj-klyent%E2%80%94zheleznaya-doroha/
5. http://www.rcb.ru/rcb/2005-20/7171/
6. http://infovision.spb.ru/solutions/docsvision

 

 

 

 

 

 

    

Москва, 2012