Характеристика основных функций пакетов программ офисных приложений

Прикладное программное обеспечение делят на три группы в зависимости от сферы применения.

 Первую группу составляют  прикладные программы общего  назначения. К ним относятся: редакторы  текстов, табличные процессоры, СУБД  и т.д.

 Редакторы текстов  – программы для создания и  обработки текстов программ и  документов. Существует достаточно  большой список таких программ. У каждой из них есть свои  преимущества и недостатки. Наиболее  популярным текстовым редактором  является Microsoft Word.

 Табличные процессоры  обеспечивают работу с большими  массивами числовой информации. К числу наиболее известных  табличных процессоров относятся: Excel, Lotus. В настоящее время абсолютным лидером является табличный процессор Excel, разработанный фирмой Microsoft. Табличный процессор представляет собой прямоугольную таблицу, в ячейках которой могут помещаться числа, символы (слова), формулы для расчета значений. Большинство табличных процессов снабжено достаточно богатыми библиотеками функций для расчетов. Кроме вычислений многие программы этой группы позволяют строить графики по имеющимся данным. В качестве дополнительных услуг часто представляются возможности записи макрокоманд, создания собственных входных и выходных форм, а также обмена информацией с базами данных.

 

 Системы управления  базами данных (СУБД) – информационно-поисковые  системы, позволяющие обрабатывать (вводить, осуществлять поиск, сортировать  и пр.) большие массивы информации. Примером простейшей базы данных  является элементарная картотека. Более сложные СУБД позволяют  решать задачи, связанные с обработкой  нескольких информационных массивов, связанных между собой различными  отношениями. К числу наиболее  популярных СУБД относятся Oracle, MS SQL, Access. В недалеком прошлом широко использовались Dbase IV, Paradox 4, Fox Rro, Clarion Professional Developer, Clipper, RBase.

 Системы (средства) деловой и научной графики позволяют выводить на экран различные виды графиков и диаграмм. Среди этих систем наибольшей популярностью пользуются Microsoft Chart, Harvard graphics, StatGraf.

 Во вторую группу  выделены специализированные прикладные  программы. К ним относятся прикладные  программы, имеющие своей целью  решение каких-либо узкоспециализированных  задач. Например, в настоящее время  на рынке программного обеспечения  имеется достаточно большой набор  бухгалтерских программ (1С, БЭСТ, Турбо-бухгалтер, Парус и т.д.), обучающих программ (языковых, математических и пр.).

 Интегрированные пакеты  прикладных программ сочетают  в себе возможности текстовых  редакторов, табличных процессоров  и СУБД. Как правило, интерфейс  каждого компонента имеет родственный  вид, однотипные действия выполняются  одинаковыми средствами, что облегчает  процедуру освоения всего пакета. Самым ярким представителем этой  группы программного обеспечения  является Microsoft Office – продукт корпорации Microsoft.

 

 

 

 

 

 

 

3.  ИНТЕГРИРОВАННЫЕ  ПАКЕТЫ ПРИКЛАДНЫХ ПРОГРАММ

 

 

Интегрированные пакеты – это совокупность программных средств различного назначения с единым пользовательским интерфейсом, совместно использующих одни и те же данные.

 Наиболее распространены  интегрированные пакеты, компонентами  которых являются:

СУБД;

текстовый редактор;

табличный процессор;

органайзер;

средства поддержки электронной почты;

программы создания презентаций;

графический редактор.

 Компоненты интегрированных  пакетов могут работать изолированно  друг от друга, но основные  достоинства интегрированных пакетов  проявляются при их разумном  сочетании друг с другом. Пользователи  интегрированных пакетов имеют  унифицированный для различных  компонентов интерфейс, тем самым  обеспечивается относительная легкость  процесса их освоения.

 Отличительными особенностями  данного класса программных средств  являются:

полнота информационных технологий для конечных пользователей;

однотипный интерфейс конечного пользователя для всех программ, входящих в состав интегрированного пакета – общие команды в меню, стандартные пиктограммы одних и тех же функций (сохранение на диске, печать, проверка орфографии, шрифтовые оформления и т. п.), стандартное построение и работа с диалоговыми окнами и др.;

общий сервис для программ интегрированного пакета (например, словарь и средства орфографии для проверки правописания, построитель диаграмм, конвертер данных и др.);

легкость обмена и ссылок на объекты, созданные программами интегрированного пакета (применяется два метода: DDE – динамический обмен данными и OLE – динамическая компоновка объектами), единообразный перенос объектов (метод drag-and-drop);

наличие единой языковой платформы для разбора макрокоманд, пользовательских программ;

возможность создания документов, интегрирующих в себе возможности различных программ, входящих в состав интегрированного пакета.

 Интегрированные пакеты  эффективны и при групповой  работе в сети многих пользователей. Так, из прикладной программы, в  которой работает пользователь, можно отправить документы и  файлы данных другому пользователю, при этом поддерживаются стандарты  передачи данных в виде объектов  по сети или через электронную  почту.

 Главной отличительной  чертой программ, составляющих интегрированный  пакет, является общий интерфейс  пользователя, позволяющий применять  одни и те же (или, похожие) приемы  работы с различными приложениями  пакета. Взаимодействие программ  осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный  в одном приложении, можно вставить  в другое приложение и при  необходимости изменить его. Общность  интерфейса уменьшает затраты  на обучение пользователей. Кроме  того, цена комплекта из трех  и более приложений, поддерживаемых  одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная  цена, если приобретать их по  отдельности.

 

 

 

 

 

4.  ПАКЕТ ПРИКЛАДНЫХ  ПРОГРАММ MICROSOFT OFFICE

 

 Microsoft Office – пакет прикладных программ, позволяющий решать разнообразные задачи. Приложение Microsoft Office настолько тесно связаны между собой, что часто их совокупность рассматривается как единая программа.

 Первое упоминание о пакете Microsoft Office приходится на начало 90-х годов XX в., когда в свет вышла его первая рабочая версия – Microsoft Office 4.2. В то время он представлял собой небольшой набор офисных продуктов для одного пользователя.

 Менее чем за 10 лет  вышли Microsoft Office’95, Microsoft Office’97, Microsoft Office XP, Microsoft Office’03, а в конце 2007г. корпорация Microsoft объявила о выходе очередной, шестой версии – Microsoft Office 2007.

 За столь непродолжительное время пакет превратился в широко интегрированную систему, включающую не только уже ставшие привычными пользователям средства (текстовый и табличный процессоры, системы управления базами данных, системы управления персональной информацией и ряд других), но и серверы, службы и программы для настольных компьютеров, разработанные для совместной работы по решению широкого круга бизнес-задач.

 В ходе создания  новых версий пакета некоторые  из приложений объединились: так, например, приложение Microsoft Schedule+ (расписание) вошло в состав Microsoft Outlook. Некоторые приложения вообще были исключены из пакета по причине того, что их функции взяли на себя другие приложения (например, приложение Card File (картотека)).

 Традиционно пакет  прикладных программ Microsoft Office имеет несколько вариантов поставки:

стандартный (standard), предназначенный для пользователей, сфера интересов которых распространяется на базовый набор инструментов для организации делопроизводства, создания, публикации и анализа документов в сети организации и глобальной сети Интернет;

малый бизнес (small business edition) для использования на малых предприятиях;

профессиональный (professional), в котором стандартная версия дополнена системой управления базами данных;

специальный профессиональный (professional special edition), в котором профессиональная версия дополнена системами управления веб-узлами и веб-сайтами;

разработчик (developer), предназначенный для профессиональных разработчиков и содержащий кроме полной специальной профессиональной версии комплект инструментария и документации для создания, внедрения и поддержки решений на базе Microsoft Office.

 В состав пакета  входят два блока компонентов  – основные и вспомогательные.

Блок основных компонентов состоит из следующих приложений:

текстовый процессор Microsoft Word. Является многофункциональным многооконным редактором текстов, позволяющим создавать документы любого уровня сложности, и снабжен большим набором инструментов для их редактирования и оформления.

 Создание документа  в текстовом процессоре может  осуществляться по двум направлениям: создание «пассивного» документа; создание типового документа.

 Создание «пассивного»  документа происходит посредством  набора текста с последующим  его оформлением (форматированием). Создание типового документа  осуществляется на основе шаблонов  – интерактивной формы, требующей  заполнения.

 Кроме непосредственного  ввода и форматирования текста  текстовый процессор позволяет  создавать таблицы и табличные  формы, осуществлять верстку текста  в несколько колонок, рисовать, внедрять  графические объекты, создавать документы для серийной рассылки (слияние документов), создавать виртуальные документы, состоящие из ссылок на другие файлы.

система электронных таблиц (табличный процессор) Microsoft Excel. Область применения табличного процессора весьма широка: от выполнения элементарных вычислений до создания бухгалтерских книг, счетов, диаграмм и финансовых моделей. Электронная таблица снабжена мощными средствами анализа данных и построения диаграмм, а также аналитическими функциями. К числу основных сервисных возможностей Microsoft Excel относят возможность разнообразно упорядочивать информацию на листах и в книгах, на базе встроенных функций программы создавать собственные функции и формулы любого уровня сложности, создавать качественные двух- и трехмерные графики и диаграммы, обрабатывать информацию баз данных в списках, анализировать и разрабатывать сценарии, повышать производительность работы за счет создания и применения макросов.

 В Excel различают следующие типы данных: числа, текст, формулы, текстуальные формулы, текст из чисел. Excel сам распознает числа и текст.

система подготовки презентаций Microsoft PowerPoint. Разработана как средство для создания слайдовых и проекционных презентаций, автоматических демонстраций и мультимедиа-экспозиций. Программа позволяет строить презентации на основе стандартных наборов слайдов или задавать свое собственное содержание с помощью презентационных средств PowerPoint и данных из Word, Excel или Access. Приложение снабжено большим набором шаблонов слайдов. В слайд могут быть помещены текстовая информация, различного рода графики и диаграммы, графические изображения. Анимационные эффекты при выводе информации внутри слайда и при смене слайдов делают этот программный продукт незаменимым инструментом при подготовке и проведении различного рода презентаций.

система управления персональной информацией Microsoft Outlook – приложение, выполняющее функции электронной записной книжки, дневника, средства для составления личного расписания, графика встреч и пр., с возможностью работать с электронной почтой.

система управления базами данных Microsoft Access – приложение для работы с базами данных, с помощью которого можно создавать и вести списки клиентов, хранить учетную информацию о товарах и другие упорядоченные данные. Для удобства задания условий поиска информации, вывода на экран (печать) результатов поиска система представляет возможность создавать различные формы, запросы и отчеты как в режиме мастера, так и в режиме конструктора, где за пользователем остается право самостоятельно формировать внешний вид документа на экране и при печати.

система управления веб-узлами Microsoft FrontPage – приложение, позволяющее в диалоговом режиме выполнить все необходимые действия по созданию и редактированию веб-страниц пользователю, не знакомому со специальными языками программирования для веб.

настольная издательская система Microsoft Publisher. Основное предназначение этого приложения – средство для создания профессионально оформленных публикаций – брошюр, буклетов, карточек, листовок. Большое количество мастеров (специальных программных средств) позволяет автоматизировать процесс оформления документа.

система управления проектами Microsoft Project. Продукт имеет удобные средства построения отчетов и ведения информации, необходимой для принятия управленческих решений, и эффективные алгоритмы ее анализа.

система подготовки диаграмм Microsoft Visio. Содержит богатую библиотеку диаграмм, позволяющую построить организационные (иерархические), циклические, радиальные, пирамидальные и другие типы диаграмм любого уровня сложности.

 К числу вспомогательных  приложений относятся:

 

- интерпретатор запросов к внешним базам данных Microsoft Query;

- программа рисования блок схем Microsoft Organization Chart;

- программа создания диаграмм Microsoft Graph;

- программа создания фигурных текстов Microsoft WordArt;

- редактор математических формул Microsoft Equation;

- программа распознавания текстов Microsoft Office Document Imaging;

- средства рисования Microsoft Draw;

- географические карты Microsoft Map;

- служба индексации документов Microsoft Find Fast;

- коллекция картинок и клипов Microsoft ClipArt;

- панель Microsoft Office.

 Панель Microsoft Office является своего рода «пультом дистанционного управления» и представляет собой набор настраиваемых кнопок, расположенных вдоль одной из сторон экрана.