Учет затрат по автотранспорту

По периодичности, перечню  и трудоемкости выполняемых работ  техническое обслуживание подразделяется на ежедневное, периодическое и сезонное. Ежедневное техническое обслуживание включает в себя контроль, направленный на обеспечение безопасности движения, а также работы по поддержанию надлежащего внешнего вида автотранспорта, заправку топливом, маслом и охлаждающей жидкостью. Периодическое техническое обслуживание предусматривает выполнение определенного объема работ через определенную величину пробега, установленную изготовителем автотранспортного средства. Сезонное техническое обслуживание проводится два раза в год и включает в себя работы по подготовке автотранспорта к эксплуатации в холодное и теплое время года.

Теперь рассмотрим виды ремонта. Текущий ремонт выполняется  как по мере надобности (при появлении  неисправностей), так и по плану, при достижении автотранспортом  определенной величины пробега.

Средний ремонт предусматривает  диагностирование технического состояния автотранспорта и устранение выявленных неисправностей путем замены или ремонта деталей, окраску кузова, другие необходимые работы, обеспечивающие восстановление исправности всего автомобиля. Средний ремонт проводится с периодичностью раз в год и реже.

Капитальный ремонт предполагает восстановление автотранспорта с практически  полной (не менее 80%) заменой деталей. Капитальный ремонт проводится специализированным ремонтным предприятием и предусматривает  полную разборку автомобиля, восстановление или замену изношенных деталей и узлов, сборку, регулировку, испытание. Необходимость капитального ремонта устанавливается на основании результатов анализа технического состояния автотранспорта, который проводится с применением средств контроля (диагностирования). Также следует учитывать пробег, выполненный с начала эксплуатации или после предыдущего капитального ремонта, и суммарную стоимость израсходованных запасных частей с начала эксплуатации автотранспорта. Такой ремонт автотранспорта, в результате которого изменились его эксплуатационные показатели, а кроме того, увеличилась его первоначальная стоимость, признается модернизаций (дооборудованием).

Документальное оформление

Затраты на ремонт автотранспорта отражаются в учете на основании соответствующих первичных документов, которыми оформляются движение запасных частей и прочих материалов, начисление оплаты труда, задолженность поставщикам за выполненные работы по ремонту и прочие расходы. Для обобщения информации о проводимых ремонтах (с целью контроля затрат) данные об их проведении отражаются в инвентарной карточке по учету основных средств (форма N ОС-6 (Утверждены Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7.)).

При выполнении текущего ремонта составляются:

• наряд на выполнение ремонтных работ (при выполнении работ хозяйственным способом);
• смета на проведение ремонтных работ;
• договор, счет на выполнение ремонтных работ;
• акт выполненных работ с указанием перечня выполненных работ и использованных материалов.

При необходимости проведения среднего или капитального ремонта кроме перечисленных нужны следующие документы:

• приказ руководителя о проведении ремонта;
• дефектная ведомость выявленных неисправностей или акт о выявленных дефектах оборудования (форма N ОС-16 (Утверждены Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7.));
• акт сдачи-приемки отремонтированных и реконструированных объектов (форма N ОС-3 (Утверждена Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7.)).

В случае изменения номеров  двигателя, кузова, шасси либо цвета кузова эти изменения необходимо внести в инвентарные карточки учета автотранспорта и техническую документацию с регистрацией в органах ГИББД. Чтобы проконтролировать своевременность получения автотранспорта из ремонта, инвентарные карточки по учету автотранспорта рекомендуется перемещать в группу "Основные средства в ремонте". При поступлении автотранспорта из ремонта инвентарные карточки возвращаются обратно. 
Если по результатам реконструкции и модернизации автотранспорта принимается решение об увеличении его первоначальной стоимости, то корректируются данные в его инвентарной карточке. Если отразить корректировки в заведенной на объект инвентарной карточке затруднительно, открывается новая инвентарная карточка (с сохранением ранее присвоенного инвентарного номера), где отражаются новые показатели, характеризующие реконструированный или модернизированный объект.

Учет затрат, связанных  с модернизацией и реконструкцией объекта ОС (включая затраты по модернизации, осуществляемой во время ремонта, проводимого с периодичностью более 12 месяцев), ведется в порядке, установленном для учета капитальных вложений. Затраты на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию объекта основных средств учитываются на счете учета вложений во внеоборотные активы и увеличивают первоначальную стоимость объекта (п. 14 ПБУ 6/01). Такие расходы отражаются по дебету счета 08 "Вложения во внеоборотные активы".

По завершении работ  по реконструкции и модернизации объекта ОС затраты, учтенные на счете учета вложений во внеоборотные активы, увеличивают первоначальную стоимость этого объекта и списываются в дебет счета 01 "Основные средства" либо учитываются на счете 01 обособленно (в таком случае открывается отдельная инвентарная карточка на сумму произведенных затрат). Кроме того, пересматривается срок полезного использования объекта (п. 60 Методических указаний по учету ОС).

2.1 Налоговый учет расходов на содержание автотранспорта

Оплата автостоянки. Если фирма арендует для своего автомобиля гараж (отдельный бокс в гараже), то сумму арендной платы она будет включать в состав прочих расходов. Проблем с документальным подтверждением таких расходов быть не должно. Специалисты ФНС России в письме от 05.09.2005 № 02-1-07/81 указали, что акты оказания услуг для этого необязательны. Ведь сам договор аренды и подписанный акт приема-передачи гаража уже свидетельствуют о том, что услуга по аренде оказывается. Однако Минфин России считает иначе. По мнению финансистов, такие акты должны быть (письмо Минфина России от 07.06.2006 № 03-03-04/1/505. Обратите внимание: договор аренды здания (сооружения) или нежилого помещения, заключенный на год и более, подлежит обязательной регистрации.

Часто фирмы предпочитают оставлять автомобиль на платной  стоянке. Такие расходы тоже считаются связанными с содержанием транспорта. Услуги автостоянки фирма оплачивает, как правило, наличными через водителя. Какие бумаги он должен приложить к авансовому отчету, чтобы расходы считались документально подтвержденными? По мнению финансистов, в этой роли может выступать кассовый чек или бланк строгой отчетности (письмо Минфина России от 27.04.2006 № 03-03-04/ 1/404). Речь в данном случае идет о квитанции за парковку. Ее форма утверждена письмом Минфина России от 24.02.94 № 16-38.

Обратите внимание: этот бланк нельзя использовать после 1 января 2007 года. Причем, если новый документ Минфин так и не утвердит, со следующего года все автостоянки должны будут при расчетах наличными применять ККТ.

Каких-либо требований к  содержанию кассового чека и бланка строгой отчетности финансисты в упомянутом письме не предъявили. Но, учитывая, что в квитанции за парковку указываются сведения о марке и номерном знаке автомобиля, можно предположить, что инспекторы захотят увидеть такую же информацию и в чеке за парковку.

Еще одно требование инспекторов, к которому нужно быть готовым  при документальном подтверждении  затрат на автостоянку. Статья 887 Гражданского кодекса и Правила оказания услуг  автостоянок, утвержденные постановлением Правительства РФ от 17.11.2001 № 795, предусматривают заключение договора хранения машины в письменной форме. Но в то же время это требование считается выполненным при выдаче стоянкой квитанции, расписки или другого документа, который подтверждает получение имущества.

Техосмотр

Все автомобили должны проходить техосмотр. Причем с определенной периодичностью. Так, например, легковые автомобили, с года выпуска которых не прошло семи лет, должны проходить техосмотр каждые два года. Более же старый транспорт необходимо отправлять на осмотр ежегодно.

Владелец автомобиля должен оплатить проведение осмотра. Размер платы определяют власти региона. Кроме  того, необходимо перечислить госпошлину за выдачу техталона в сумме 30 рублей. Она является федеральным налогом, поэтому организация может учесть пошлину в составе расходов (подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Плата за проведение техосмотра считается прочими расходами, связанными с содержанием автомобиля.

Ремонт

Владельцу автомобиля не обойтись без расходов на ремонт. Проводить  его организация может как  собственными силами, так и в автомастерской. В налоговом учете данные расходы списывают в том периоде, когда они фактически возникли. Однако это может быть невыгодно фирме, если ремонт дорогостоящий.

Для равномерного списания подобных затрат можно создавать резерв под предстоящий ремонт. Сумму резерва на конкретный год фирма должна определять, исходя из первоначальной стоимости основных средств, введенных в эксплуатацию, на начало года, и самостоятельно рассчитанных нормативов отчислений (п. 2 ст. 324 НК РФ). Последние зависят от предполагаемой периодичности проведения ремонта и его предполагаемой сметной стоимости. Отчисления в резервный фонд будут уменьшать налоговую базу равномерно в течение всего года. Ремонтные расходы фирма станет покрывать за счет резерва.

Если по итогам года окажется, что средств фонда недостаточно, сумму превышения можно включить в состав прочих расходов. А вот  неизрасходованный остаток резервного фонда необходимо в конце года включить в состав внереализационных  доходов.

Резерв на оплату ремонта фирма может создавать как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Причем в бухучете лучше всего делать это по тем правилам, которые установлены Налоговым кодексом. В таком случае расхождений между данными двух учетов у вас не будет.

2. Распределение затрат на содержание и эксплуатацию автотранспорта

Производственные процессы автотранспортного и любого другого  предприятия резко отличаются друг от друга. Автотранспорт не имеет дела с сырьем; предмет его труда - груз - поступает на транспорт извне в готовом виде, и никаких новых продуктов при этом не создается. Но, как и любая отрасль материального производства, он создает новые стоимости. Изменение потребительной стоимости автотранспортного предмета труда вызывается материальным изменением его положения в пространстве. Новые стоимости создаются в результате прибавления к первоначальной стоимости автотранспортируемого предмета стоимости его транспортировки.

Затраты автотранспорта на выполнение перевозок грузов и пассажиров, погрузочно-разгрузочных работ, транспортно-экспедиционных услуг, выраженные в денежной форме, представляют собой себестоимость перевозок, работ, услуг. Себестоимость является обобщающим показателем, отражающим все стороны производственной деятельности автотранспорта, характеризующим эффективность использования материальных, трудовых и денежных ресурсов. Она непосредственно отражается на уровне прибыли автотранспорта: чем ниже себестоимость, тем больше прибыль.

Все виды затрат, которые  требуются автотранспорту для выполнения перевозок грузов и пассажиров, относятся на себестоимость. Бухгалтерия должна так организовать учет себестоимости автомобильных перевозок, чтобы можно было своевременно получить отчетные калькуляции, в которых отражаются все отклонения от нормативных расходов на перевозки. Объектами учета затрат на производство являются материальные, трудовые и финансовые ресурсы, израсходованные на осуществление транспортного процесса, работ и услуг. Объектами калькулирования себестоимости автомобильных перевозок, работ и услуг является продукция, изготовленная в результате осуществления производственного процесса. Учет производственной и хозяйственной деятельности внутренних подразделений базируется на оперативно-техническом, статистическом и бухгалтерском учете. Основанием для учета выполнения финансовых заданий является первичная документация, оформляемая по автоколоннам, бригадам и отдельным автомобилям. Фактические затраты подразделений относятся непосредственно на их счета и отражаются в аналитическом учете расходов на перевозки так, чтобы данные бухгалтерского учета стали непосредственной основой для оценки работы подразделений.

Основными моментами  организации как грузовых, так  и пассажирских перевозок являются: установление деловых (договорных) взаимоотношений между транспортными предприятиями и клиентурой, составление плана перевозок и его выполнение, организация линии и учет работы.

В любом случае наличие  у предприятия своего или арендованного  автотранспорта предполагает следующую схему формирования затрат:

• расход нефтепродуктов;
• расходы на проведение текущего ремонта автотранспортных средств;
• затраты на оплату труда и отчисления на социальные нужды;
• амортизация основных средств;
• прочие затраты.

Основными калькуляционными статьями затрат на автомобильные перевозки являются следующие: