Учет расчетов с подотчетными лицамии

Счёт-фактура подписывается  руководителем и главным бухгалтером  поставщика, а также лицом, ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется  печатью организации (Приложение 7).

3. Третий вид – итоговая  документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т–10а), в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств.

С 1 января 2002 года постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 года №55 введена в действие унифицированная  форма первичной учетной документации №АО–1 «Авансовый отчет», которая применяется  для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

На оборотной стороне  авансового отчета предусмотрены отдельные  графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным  лицом, и сумм расходов, принятых к  учету.

После проведения хозяйственно - операционных, представительских  расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет  отчет о фактически израсходованных  суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет  авансовый отчет, который в течении  5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением  командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции  к приходным кассовым ордерам) и  отчет о результатах командировки (см. Рис 1.).

Рис 1. Схема первичной  документации

 

В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:

1) работник по авансовому  отчету отражает неиспользованную  сумму и возвращает её в  кассу организации;

2) утверждение целесообразности  произведенных расходов в авансовом  отчете и списание их для  целей бухгалтерского учета в  расходы организации. Однако для  уменьшения налогооблагаемой базы  по налогу на прибыль расходы  без первичных документов не  принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы  23 НК РФ соответствующие суммы  включают в доходы физического  лица, подлежащие обложению налогом  на доходы. Кроме того, возникают  обязательства по уплате единого  социального налога на основании  п.3 ст.236 главы 24 НК РФ.

 

3.2. Аналитический  и синтетический учет

 

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

 

 

Таблица 3

Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 –  это остаток долга подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное — это остаток  долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету – выдача денег  подотчетному лицу	Оборот по кредиту – списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода  — это остаток долга подотчетного лица на конец периода	Сальдо кредитовое на конец периода  — это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

 

Расходы, оплаченные из подотчетных  сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки  неиспользованных сумм списывают с  подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется  по каждой авансовой выдаче.

В ООО счет 71 дебетуется в  корреспонденции со счетами:

Дебет 71  Кредит 50 "Касса" - на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег на оплату услуг связи.

Дебет 71  Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

- оплата подотчетным лицом  ТМЦ за организацию (момент  предоставления ссуды) 

Дебет 71 Кредит 91 "Прочие доходы и расходы" - отражена курсовая разница при возвращении подотчетного лица из загранкомандировки;

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции  со счетами:

Дебет 10 "Материалы" Кредит 71- отражена сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным лицом;

Дебет 19 " Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 71- учтен НДС, отраженный в счете-фактуре по приобретенным запчастям;

Дебет 20  "Основное производство Кредит 71- приобретение материальных ценностей подотчетным лицом;

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 71- приобретены канцелярские принадлежности подотчетным лицом;

Дебет 50 "Касса"  Кредит 71- на суммы, возвращенные в кассу подотчетным лицом, неиспользованные во время командировки;

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71- отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71- на суммы, удержанные из зарплаты подотчетного лица;

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 71

- если недостача будет  удерживаться в течение нескольких  отчетных периодов;

Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 71

- если командировка носит  непроизводственный характер и  финансируется за счет собственных  средств;

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 71- если недостачу по расчетам с подотчетным лицом нельзя возместить.

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71- если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства;

Дебет 97 "Расходы будущих периодов" Кредит 71- приобретена лицензия  на осуществление деятельности подотчетным лицом;

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер  № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Ежемесячно итоги из журнала  – ордера №7 переносятся в главную  книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим  счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся  в баланс.

                                                                                                                    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 Безопасность жизнедеятельности

 

4.1 Основы безопасности жизнедеятельности и их роль в организации труда экономиста-менеджера

 

Известно, что в основе деятельности человека лежат определенные способности к труду, которые раскрываются понятиями дееспособности и работоспособности. Дееспособность - способность человека к различным, качественно разнородным видам труда: от простейших его видов (землекоп, дровосек) до более сложных, например водитель, токарь, еще более сложных (геодезист, наладчик аппаратуры), и совсем сложных: конструктор, инженер, программист, экономист, менеджер. Дееспособность проявляется в развитии и освоении различных видов физической и умственной деятельности, в различном сочетании этих видов труда.Работоспособность - способность человека выполнять точно специфическую работу в течение длительного времени без снижения ее качества и уровня производительности труда. Учитывая разные уровни физической и психической тренированности людей к профессиональной (специальной) деятельности, следует понимать и разный уровень работоспособности. Она зависит от возраста, пола, состояния здоровья, психологической настроенности, физической силы, чувства ответственности и сознательного отношения к делу, от взаимоотношений работника с окружающими его людьми.

      Труд управленческих работников  характеризуется повышенным уровнем  психического напряжения. Стрессовые  ситуации могут быть связаны  со сложностями в трудовой  деятельности, необходимостью поддерживать  постоянное внимание, ответственностью  за качество выполняемой работы, где цена ошибки может вылиться  в крупные экономические потери. Эмоциональное напряжение разной  степени может по-разному влиять  на работоспособность. Известным  психологом М. Милеряном показано, что у некоторых категорий людей экстремальные ситуации сопровождаются повышением работоспособности. Для других групп - она резко снижается, происходит дезорганизация деятельности, работоспособность падает. Слабый или средний уровень эмоционального напряжения, как правило, сопровождается высоким уровнем работоспособности, замедлением развития утомления. Активный физический и умственный труд возможен при высокой активности мозга и всех органов чувств, организма в целом. Чрезмерное нервное напряжение подавляет жизнерадостный труд и приводит к необходимости снимать это напряжение, т.е. предупреждать появление уставания и снижения работоспособности.

      Таким образом, уровень работоспособности  людей определяется комплексом  внутренних и внешних факторов. Из внутренних следует отметить как главные: уровень функциональной активности в момент работы, особенности личности. К внешним факторам, определяющим работоспособность относят: условия окружающей среды (температура, влажность, движение воздуха, уровень общей и локальной освещенности, характер и интенсивность излучения в рабочей зоне, барометрическое давление, шум, вибрация, содержание в воздухе химических веществ и др.), особенности режимов труда и вид физической нагрузки, эргономичность организации рабочего места, рабочая поза.

       Меры по обеспечению оптимальных  условий труда работников (микроклимат,  освещенность рабочих мест, оптимизация  рабочего места, обеспечение оптимальной  рабочей позы, оптимизация режима  труда) 

      В соответствии с законодательством  о труде и охране труда наниматель  обязан обеспечивать здоровые  и безопасные условия труда.

Организация и  улучшение условий труда на рабочем  месте является одним из важнейших  резервов производительности труда  и экономической эффективности  производства, а также дальнейшего  развития самого работающего человека и экономического значения организации  и улучшения условий труда.

     Гигиенические требования к микроклимату  производственных помещений приведены  в ГОСТ 12.1 005-88 ССБТ "Общие санитарно-гигиенические  требования к воздуху рабочей  зоны" и "СанПиН 9-80 РБ 98 "Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений".

     Параметры микроклимата  для санитарно-бытовых помещений  должны соответствовать значениям,  приведенным в Санитарных нормах, а также СНБ 3.02.03-03 "Административные  и бытовые здания".

     Правильное расположение  и компоновка рабочего места,  обеспечение удобной позы и  свободы трудовых движений, использование  оборудования, отвечающего требованиям  эргономики и инженерной психологии, обеспечивают наиболее эффективный  трудовой процесс, уменьшают утомляемость  и предотвращают опасность возникновения  профессиональных заболеваний. Важное  эргономическое значение имеет  рабочая поза человека.

Оптимальная поза человека в процессе трудовой деятельности обеспечивает высокую  работоспособность и производительность труда. Нормальной рабочей позой  следует считать такую, при которой работнику не требуется наклоняться вперед больше, чем на 10 - 15; наклоны назад и в стороны нежелательны; основное требование к рабочей позе - прямая осанка.