Учет расчетов с подотчетными лицамии

Что касается оплаты проезда  к месту командировки и обратно, то порядок, установленный для загранкомандировок, немного отличается от порядка, установленного по командировкам внутри страны.

Так, в зависимости от должности направляемого в командировку за границу сотрудника лимитирован  класс проезда. Руководителям предприятий  и их заместителям проезд воздушным, железнодорожным и водным транспортом  оплачивается по тарифу первого класса, всех остальных - по тарифу второго  класса; при этом на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса.

Возмещаются расходы по проезду  на вокзал, аэродром, пристань и от них  в местах отправления, назначения, пересадок. Кроме того, подлежат оплате аэродромные, страховые и комиссионные сборы, а также провоз багажа (30 кг - независимо от количества багажа, полагающегося  провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует  работник).

Следует отметить, что оплата страховых сборов входит в проездные  расходы и подлежит включению  в себестоимость.

Что касается оплаты найма  такси при нахождении в загранкомандировке, то прямого запрета на возмещение расходов на такси при проезде от пункта прибытия (к пункту отправления) к пункту (от пункта) назначения в нормативных документах не содержится.

При возмещении расходов по проезду при загранкомандировке необходимо учитывать, что действующим  законодательством не установлены  выплаты при отсутствии подтверждающих документов, и произведённые соответствующие  расходы при отражении их в  составе затрат в бухгалтерском  учёте не должны учитываться в  себестоимости в целях налогообложения  со всеми вытекающими последствиями (начислением дохода на  налог, взносов  в фонды).

Кроме перечисленных выше расходов, командированному подотчётному лицу могут быть возмещены затраты, связанные с получением виз, загранпаспорта, его пропиской, с обменом чека в банке на иностранную валюту, а также произведённые в производственных целях дополнительные расходы, например, на телефонные переговоры. Данные расходы  могут быть компенсированы при наличии  оправдательного документа об их необходимости для выполнения командировочного задания. Так, возможно включить в командировочное  задание обязанность сотрудника информировать руководство о  ходе проведения переговоров и др.

При направлении сотрудника в служебную заграничную командировку ему должен быть выдан аванс в  иностранной валюте на текущие расходы, исходя из реальных потребностей в  стране пребывания, с учётом непредвиденных расходов. Для этого с текущего счёта предприятия снимается  наличная иностранная валюта либо покупается дорожный или банковский чек в  валюте. В случае отсутствия на счёте  предприятия необходимой валютной суммы банк по поручению предприятия  может приобрести инвалюту на валютной бирже. При этом снятие, покупка валюты или приобретение чека производится только на основании представляемых предприятиями в уполномоченный банк заявок.

Заявка оформляется предприятием на основании следующих документов:

• приказа (распоряжения) о норме суточных командируемому лицу, устанавливаемой предприятием;
• приказа о командировании данного лица в служебную командировку за пределы РФ, в котором указываются: фамилия, имя, отчество командируемого, предполагаемая дата выезда, дата возвращения или планируемый срок командирования, страна командирования.

За десять рабочих дней до даты убытия работника в загранкомандировку уполномоченный банк выдаёт запрашиваемую  сумму наличной иностранной валюты предприятию (либо дорожные чеки командируемому лицу) с одновременной выдачей  справки по форме № 0406007 на имя  командируемого, которая является основанием для вывоза иностранной валюты и  дорожных чеков за пределы РФ.

Справки по форме № 0406007 хранятся в кассе предприятия.

Для учёта таких справок  кассиром предприятия ведётся Журнал учёта справок по форме № 0406007. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован,  заверен подписями руководителя и главного бухгалтера и скреплен круглой печатью предприятия.

Согласно Порядку ведения  кассовых операций в РФ  валюта не может быть выдана в банке самому командируемому. Она должна обязательно  приходоваться через кассу предприятия  и выдаваться работнику по расходному кассовому ордеру в течение трех банковских дней, с момента снятия указанных средств.

Приобретение дорожных чеков  организациями возможно только путем  безналичной оплаты с текущего валютного  счета в уполномоченному банке.

Полученные в банке  средства или чек выдаются работнику  под отчет, а при невыполнении этого должны быть в течение трех банковских дней с момента их снятия возвращены в полном объеме на тот  же счет, с которого они были получены; при этом необходимо предъявление документа, подтверждающего списание этой суммы  именно с того валютного счета, на который она будет зачислена. Дорожные чеки по несостоявшейся командировке обязан купить банк и зачислить вырученные за них средства на счет, с которого производилась оплата за банковские, дорожные чеки.

Обычно аванс на командировочные  расходы выдается в валюте, в которой  установлены нормы возмещения этих расходов. Если нормы установлены в редкой неконвертируемой валюте, предприятие может произвести расчеты и в свободно конвертируемой валюте, в которой и будет составляться смета (пересчет) редко используемой неконвертируемой иностранной валюты на свободно конвертируемую производится через рубли по курсу ЦБ РФ.

Выезжающему в служебную командировку выдается денежный аттестат (справка-расчет), в котором указывается место назначения, маршрут, срок командировки, нормы выплат и все полученные подотчетным лицом денежные средства.

Выдаваемая в качестве аванса сумма включает суточные в  пределах норм.

Когда предприятие в лице кассира выдает под отчет сотруднику наличную валюту из кассы, в то в  составе соответствующего счета  открываются для учета данных операций отдельные субсчета для  каждой из используемых валют. При этом в кассовой книге выделяется место  для учета движения валюты, который  ведется непосредственно в валюте и в рублях по курсу на день совершения операции. Поскольку синтетический  учет ведется только в рублях, то остатки иностранной валюты в  кассе подлежат переоценке при изменении  курса валюты. Данная операция производится на день совершения операции и на последний  день каждого месяца с отнесением курсовой разницы на внереализационные доходы (расходы) или на счет доходов будущих периодов проводкой, например, при возрастании курса инвалюты по отношению к рублю:

Дебет 50-2 "Касса в иностранной валюте" Кредит 99 "Прибыли и убытки", или

Дебет 50-2 "Касса в иностранной валюте" Кредит 98 "Доходы будущих периодов".

 Сданный подотчетным  лицом отчет обрабатывает бухгалтер.  В процессе обработки проверяется  правильность его составления,  наличие подтверждающих расходы  оправдательных документов. Кроме  того, затраты работника распределяются  по источникам их покрытия (составляется  корреспонденции счетов). При этом  суточные и расходы по найму  жилья рассчитываются в пределах  норм; в этих суммах, а также  оплата за проезд к месту  командировки и обратно, за  оформление выезда за пределы  России и другие относятся  согласно Положению о составе  затрат на себестоимость для  целей налогообложения. Кроме  того, подсчитывается общая сумма  расходов, подлежащая возмещению  работнику, определяется перерасход  или недостаток, выводится остаток  по данному авансовому отчёту.

Необходимо учитывать, что  авансовый отчёт составляется в  той валюте, которая была выдана командируемому.

Бухгалтер, обрабатывая авансовый  отчёт, ведёт учёт отдельно для целей  бухгалтерского учёта и для целей  налогообложения. Суммы сверхнормативных командировочных расходов, а также  нормативных, но не подтверждённых документально, относятся, за счёт затрат, не участвующих  в налогообложении прибыли, и  подлежат обложению доходом на налог  в установленном порядке. Такая  корректировка финансового результата производится внесистемно без составления бухгалтерских проводок.

После утверждения и обработки  авансового отчёта необходимо завершить  расчёты с работником по выданному  в подотчёт на командировку авансу. Когда по результатам расчёта  предприятие является должником, возможны несколько вариантов. Причитающаяся  к доплате сумма может быть выплачена направившей в командировку организацией в соответствующей  иностранной валюте и в рублях по курсу Центрального банка РФ на дату выплаты, а также зачислением  на текущие валютные счета работников или выплаты им валюты через кассы  банков, уполномоченных на осуществление  данных операций.

Кроме того, по результатам  расчёта может возникнуть ситуация, при которой сотрудник обязан вернуть остаток выданного на командировку неиспользованного аванса. При получении от подотчётного лица валютных средств предприятие обязано  внести их на текущий счёт в течении трёх дней, что в учёте отражается проводками:

Дебет 50-2  «Касса в иностранной валюте» Кредит 71

Дебет 52 Кредит 50-2 «Касса в иностранной валюте»

При этом пересчёт валюты в  рубли производится по курсу Центрального банка РФ на дату совершения операции, а курсовая разница отражается также  по счёту 91 «Прочие доходы и расходы.

3. Учет расчетов  с подотчетными лицами 

3.1. Первичный учет  расчетов с подотчетными лицами

Документы по учету расчетов с подотчетными подразделяются на три вида:

1. Документы, относящиеся  к первому виду, составляются, как  правило, в отделе кадров и  бухгалтерии организации до начала  командировки на основании служебной  записки от заинтересованного  подразделения, отдела, цеха.

К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника  в командировку (форма №Т–9). В  приказе указывается фамилия, имя  и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый  срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание  и отчет о его выполнении (форма  №Т–10а) и выписывается командировочное  удостоверение (форма №Т–10).

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным  предварительным расчётом суммы  командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому  ордеру (№КО–2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

2. Документы второго вида  командированный работник получает  самостоятельно во время нахождения  в командировке или при приобретении  ТМЦ, оплаты работ, услуг. К  ним относятся проездные документы,  чеки ККМ, товарные чеки и  оформленные на имя организации  с указанием НДС, а также  фамилии, имена и отчества командированного  лица счет, накладная, акт, бланк  строгой отчетности, квитанция к  приходному кассовому ордеру, счет–фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а  покупатель вправе потребовать у  продавца два документа - кассовый чек  и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек  должен содержать следующие реквизиты:

• наименование организации-продавца;
• идентификационный номер (ИНН)
• заводской номер ККМ;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки;
• стоимость (цену) покупки;
• признак фискального режима.

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой  отчётности по формам, утверждённым Министерством  финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать  следующие реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции
• измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
• должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счёте–фактуре должны быть указаны:

• порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;
• наименование продавца в соответствии с учредительными документами;
• идентификационный номер продавца (ИНН);
• наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;
• идентификационный номер покупателя (ИНН);
• наименование товара (работы, услуги);
• стоимость (цена) товара (работ, услуг);
• налоговая ставка;
• сумма налога на добавленную стоимость;
• страна происхождения товара;