Учет расчетов с подотчетными лицамии

Таким образом,  необходимо проверить, не было ли во время командировок произведено «представительских расходов». Данные расходы могут быть возмещены  командированному работнику из суточных либо за счет прибыли предприятия. Если указанные расходы возмещены  за счет прибыли предприятия, следует  эту сумму включить в совокупный доход работника для удержания  НДФЛ.

Рассмотренные ранее направления  расходования подотчётных сумм (закупка  ТМЦ у юридических и физических лиц, предпринимателей), представитель  предприятия может осуществить  и находясь в командировке, к тому же расходы на командировки - неотъемлемая часть состава затрат почти каждого  предприятия; они находятся под  пристальным вниманием налоговых  органов. Поэтому на командировочных  расходах следует остановиться подробнее.

2.3. Бухгалтерский учет  расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы.

Командировки  на территории России

Служебной командировкой  признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. В командировку могут быть направлены только штатные работники предприятия, с которыми заключен трудовой договор.

Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни  отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Если работник специально командирован для работы в выходные и праздничные дни, компенсация  за работу в эти дни производится в соответствии с действующим  законодательством.

В случаях, когда работник выезжает в командировку в выходной день, о чем должно быть указано  в приказе о направлении в  командировку, ему по возвращении  из командировки предоставляется другой день отдыха по его заявлению.

Во время командировки (в том числе за время нахождения в пути) за командированным работником сохраняется средний заработок  за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Предприятия, как правило, ведут специальные журналы - "Журнал учета работников, прибывших в  командировку" и "Журнал учета  работников, выбывающих в командировки", в которых работник, отбывающий в  командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники, ответственные  за ведение этих журналов, назначаются  приказом руководителя предприятия.

Перед отъездом в командировку работник на основании приказа о  направлении в командировку получает в кассе предприятия аванс. Для этого работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью зам. главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. Лицам, которые не отчитались по ранее выданным авансам подотчетные суммы не выдаются.

На копии приказа (с  отметкой зам.главного бухгалтера) главный бухгалтер производит расчет авансовой суммы, ставит свою подпись и передает кассиру для выдачи денежных средств командированному лицу по расходному ордеру. Копия приказа с расчетом авансовой суммы включается с расходным ордером в отчет кассира.

В расчет авансовой суммы  включается оплата суточных, предполагаемые расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату проезда к месту  командировки и обратно. Суммы, выдаваемые в качестве аванса командированному лицу, кроме перечисленных, должны быть оговорены в приказе руководителя предприятия о направлении работника в командировку.

По возвращении из командировки работник обязан в трехдневный срок сдать в бухгалтерию предприятия  авансовый отчет, а неизрасходованные  суммы вернуть в кассу предприятия. К авансовому отчету должны быть приложены  оправдательные документы, подтверждающие расходы командированного, командировочное удостоверение с необходимыми отметками и утвержденный руководителем отчет о командировке. Бухгалтер, обрабатывающий авансовый отчет, прикладывает к нему копию приказа руководителя о направлении в командировку работника.

Бухгалтер, проверив авансовый  отчет командированного лица и получив  от него при необходимости пояснения  в письменном виде, подписывает этот отчет и передает его на утверждение руководителю предприятия в день получения отчета от подотчетного лица. Бухгалтерские записи в балансе производятся только по утвержденным руководителем авансовым отчетам.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику  полностью по предоставленным документам. Также возмещаются расходы на оплату следующих дополнительных услуг, предоставляемых гостиницами: телевизор, телефон, холодильник и подобные расходы, связанные с оплатой  жилья. Не возмещаются включенные в  счет за гостиницу оплата питания, наборы к чаю, минеральная вода, пользование  мини-баром и прочие расходы, не связанные  с оплатой жилья.

Командированному работнику  возмещается плата за бронирование мест в гостинице в размере  до 50 % от стоимости места за сутки.

Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной  остановки в пути возмещаются  в том же порядке. Вынужденная  остановка должна быть подтверждена соответствующими документами.

Расходы по проезду к месту  командировки и обратно к месту  постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере : стоимости проезда железнодорожным, воздушным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже билетов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями. Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, по билету "бизнес- класса" на воздушном транспорте, в каютах, оплачиваемых по 1-4 группам тарифных ставок на судах морского флота, в каютах 1 и 2 категории на судах речного флота возмещаются без ограничений, но в каждом отдельном случае с разрешения руководителя предприятия, что должно быть отражено в приказе о направлении работника в командировку.

При утере проездных документов работник должен написать заявление  о возмещении ему израсходованных  средств с указанием даты и  времени отправления транспортного  средства, его вида и номера, стоимости  билета, а также причин утраты документов. На заявлении руководитель предприятия  должен написать распоряжение о размерах возмещаемых сумм или о не возмещении. На себестоимость по статье "командировочные расходы" в таких случаях относится минимальная сумма затрат (минимальный тариф) на проезд в указанном направлении на основании справки транспортного предприятия, а сумма сверх нее относится на счета учета затрат по субсчетам "исключаемые из себестоимости при налогообложении". НДС в таких случаях расчетным путем не выделяется. Суммы, возмещенные работнику при утере проездных документов, полностью включаются в его совокупный доход для удержания подоходного налога. На суммы, возмещенные сверх минимального тарифа, начисляются взносы во внебюджетные фонды.

Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного  средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 24 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта и от них при возвращении из командировки.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении  о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Следует помнить, что суточные и расходы по найму жилого помещения (как при предоставлении документов, подтверждающих такую оплату, так  и без них) должны возмещаться  работнику в пределах установленных  действующим законодательством  норм, которые имеют тенденцию  к постоянному увеличению в связи  изменением уровня цен. В настоящее  время  указанные расходы возмещаются  по  нормам, установленным Приказом МФ РФ от 06.07.2001г. № 49н, действующим  с 01.01.2002г., в следующих размерах:

• оплата суточных - 100 руб. за каждый день нахождения в командировке;
• оплата найма жилого помещения - по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 руб. в сутки.

 Министерству финансов  РФ предоставлено право корректировать эти нормы с учетом изменения индекса цен.

При командировках в такую  местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Если командированный работник по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при предоставлении документов о найме жилого помещения расходы по найму возмещаются в установленном порядке.

Учитывая дальность расстояния, условия транспортного сообщения, характер выполняемого задания и  необходимость создания работнику  условий для отдыха, руководитель предприятия в приказе о направлении  работника в командировку в такую  местность может разрешить работнику  не возвращаться ежедневно к месту  постоянного жительства. В таких  случаях суточные работнику выплачиваются  в установленном порядке.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему  на общем основании возмещаются  расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда работник находится  на стационарном лечении) и выплачиваются  суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к  исполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к  месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности в срок командировки не включаются. Временная нетрудоспособность и невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены медицинским учреждением.

В бухгалтерском учете  при командировочных расходах делаются следующие записи:

Дебет 71 Кредит 50 - выдача денежного аванса командированному лицу;

Дебет 08, 10, 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 71 - списаны командировочные расходы в зависимости от характера расходов;

Дебет 19 Кредит 71 - учтен НДС, подлежащий возмещению из бюджета;

Дебет 50 Кредит 71 - возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.

Командировки  за пределы территории Российской Федерации

При направлении работника  в командировку за границу руководитель издает приказ, в котором указывается: цель командировки, срок командировки, страна назначения, дата пересечения  границы, количество дней нахождения за пределами территории РФ, размер суточных и расходов по найму жилого помещения  за границей в иностранной валюте (в день и всего).

Командировочное удостоверение  при загранкомандировках не выписывается. Подтверждением фактического пребывания командированного работника за пределами  РФ являются отметки контрольно-пропускных пунктов с датами пересечения  границы, проставляемые в заграничном  паспорте командированного работника. В авансовый отчет командированного лица следует приложить копию  приказа на загранкомандировку и  копии первой страницы загранпаспорта, страницы с визой и страницы с  пограничными отметками.

При поездке в страны СНГ  с безвизовым режимом въезда командировочное  удостоверение оформляется в  установленном порядке.

Срок заграничной краткосрочной  командировки не должен превышать 60 дней. Работнику, командированному за пределы России, кроме возмещаемых компенсаций по командировкам в пределах РФ, оплачиваются дополнительные расходы, связанные с необходимостью пересечения границы и использования иностранной валюты. Помимо расходов по проезду, найму жилого помещения, оплате суточных возмещаются следующие документально подтверждённые расходы:

• по получению виз и загранпаспорта;
• по прописке загранпаспорта при необходимости;
• по покупке иностранной валюты страны пребывания или обмену чека на валюту;
• оплата за провоз багажа.

Нормы расходов организаций  на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке устанавливаются Положением Правительства  РФ.

Следует отметить, чтобы  все расходы, кроме суточных, были подтверждены документально, так как  при отсутствии оправдательных документов соответствующие командировочные  расходы не возмещаются.

Расходы по найму жилья, подтверждённые соответствующими документами, и суточные возмещаются в пределах, установленных  действующим законодательством.

При принятии к учету авансовых  отчетов и проверке гостиничных  счетов бухгалтеру следует учитывать  то обстоятельство, что за рубежом  отели обычно представляют постояльцам  целый комплекс услуг, стоимость  которых включается в общую стоимость  счета. Суммы, уплаченные за питание  в гостиничных барах, кафе и ресторанах, а также другие личные услуги, включенные в счет по найму жилого помещения, оплачиваются за счет суточных. При  условии, если предоставлено бесплатное жилое помещение, возмещение работнику  расходов за проживание не производится. В приказе о командировании, издаваемом руководителем предприятия, должны быть оговорены все условия пребывания работника в командировке с приложением  приглашения принимающей стороны.