Учет расчетов по оплате труда персонала предприятия на примере ООО «ФЛК»

При увольнении сотрудника в ООО «ФЛК», увольняемый идет в отдел кадров, который на основании личного заявления сотрудника составляет приказ на увольнение. Приказ визирует начальник структурного подразделения, в котором работал увольняемый, отдел кадров составляет табель рабочего времени за период, в котором сотрудник увольняется, подсчитывает количество неиспользованных дней отпуска и указывает его в приказе. Бухгалтер рассчитывает сумму заработной платы и компенсации за неиспользованный отпуск на основании приказа и табеля рабочего времени и выдает ее увольняемому. Увольняемый  сотрудник получает в отделе кадров трудовую книжку.

Учет рабочего времени и выработки

Для правильного начисления  заработной платы необходимо вести  учет отработанного каждым работником времени.

По учету  использования рабочего времени  и расчетов с персоналом по оплате труда могут применяться “Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы“ (ф. № Т-12) или  “Табель учета использования рабочего времени“ (ф. №Т-13).

Форма № Т-13 “Табель учета использования рабочего времени” (Приложение 4) применяется для тех же целей, что и форма № Т-12, при автоматизированной обработке данных. В ней ведется только учет явок и неявок, отработанного времени и проводятся данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат. Все остальные необходимые сведения для статистической отчетности и бухгалтерского учета получают с помощью вычислительных машин. Для учета использования рабочего времени всех категорий служащих и контроля за соблюдением рабочими и служащими трудового распорядка, для получения данных об отработанном времени, а также для составления статистической отчетности по труду на ООО «ФЛК» ведется табель учета использования рабочего времени по форме № Т-13.

В ООО «ФЛК» начальники каждого отдела учитывают явки (неявки) сотрудников своего отдела самостоятельно, и подают данные в отдел кадров. Уполномоченный сотрудник отдела кадров составляет сводный табель на сотрудников всего предприятия в одном экземпляре.  Заполненный табель подписывается лицом, ответственным за его ведение, и руководителем, после чего сдается в бухгалтерию предприятия, где на его основе рассчитывается заработная плата. Вместе с табелем в бухгалтерию передаются приказы о предоставлении отпусков сотрудникам, больничные листки нетрудоспособности и т.п. Таким образом,  для бухгалтера ООО «ФЛК» табель учета использования рабочего времени является одним из первичных документов, на основании которого производится расчет заработной платы.

Учет начисления оплаты труда

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета расчеты по оплате труда ведутся по счету 70, который так и называется - “Расчеты с персоналом по оплате труда”. При этом на указанном счете учитывается информация о расчетах по оплате труда не только с работниками, состоящими в штате предприятия, но и с внесписочными сотрудниками. Сюда включаются все виды заработной платы, премии, входящие в систему оплаты труда предприятия,  пособия, пенсии работающих пенсионеров, а также причитающиеся работникам доходы по акциям и другим ценным бумагам данного предприятия. Так как счет этот пассивный, то по кредиту счета 70 отражаются начисление  сумм заработной платы, премий, пособий, пенсий и других доходов работника. По дебету этого счета показываются их  выплата, а также суммы начисленных налогов, платежей по всем видам исполнительных документов и прочие удержания. Сальдо на конец месяца характеризует сумму оставшегося за предприятием долга по заработной плате перед работниками.  Как правило, это заработная плата, начисленная за вторую половину месяца, плюс не выданные по разным причинам в течение месяца средства.

Заработная  плата может выплачиваться за счет разных источников:

- за счет  отнесения зарплаты на себестоимость  продукции или реализации товаров,  работ, услуг:

Дт  20 «Основное производство» (оплата труда производственных рабочих);

Дт 23 «Вспомогательные производства» (оплата труда рабочим вспомогательных производств);

Дт 25 «Общепроизводственные расходы» (оплата труда цехового персонала);

Дт 26 «Общехозяйственные расходы» (оплата труда управленческого персонала);

Кт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

- начисление  оплаты труда по операциям,  связанным с заготовлением и  приобретением производственных  запасов, осуществлением капитальных  вложений, ликвидацией основных  средств  и т.п. отражают  по Д-ту 08, 10, 11, 15, 91 и К-ту 70.

- из нераспределенной  прибыли  предприятия по решению  его  собственников:

по Дт 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» и Кт 70   - отражают  начисленные суммы премий, материальной помощи, пособий,  выплаты социального характера,  а также  начисление доходов от участия в капитале организации.

Учет заработной платы может вестись как аналитически, так и синтетически, то есть как  по каждому работнику в отдельности, так и обобщенно. Поэтому и  учетные регистры по содержанию записанной в них информации подразделяются на регистры синтетического и аналитического учета.

К регистрам  аналитического учета заработной платы  относятся расчетные и расчетно-платежные  ведомости, налоговые карточки, лицевой  счет работника и т.п. Регистры синтетического учета - это мемориальные ордера, оборотные ведомости. Главная книга, журналы-ордера по счетам и группам счетов и т.д.

По учету  расчетов с персоналом по оплате труда  могут применяться «Расчетно-платежная  ведомость» (ф. № Т-49) (приложение 5), «Расчетная ведомость» (ф. № Т-51) (Приложение 6), «Платежная ведомость» (ф. №Т-53) (приложение 7) и «Лицевой счет» (ф. № Т-54-а) (приложение 8).  В расчетной ведомости содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платежную ведомость используют лишь для выплаты заработной платы. В ней указывают фамилии и инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы. Расчетно-платежные ведомости или замещающие их  расчетные и платежные ведомости применяют для расчетов с работниками за целый месяц. Лицевые счета представляют собой документы, на лицевой стороне которых записываются необходимые сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступления на работу и др.), а на обратной стороне – все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По эти данным легко рассчитать средний заработок за любой период.

В ООО «ФЛК» применяется окладная форма оплаты труда. Оклады утверждены в Штатном расписании (форма № Т-3). Штатное расписание (Приложение 9) утверждается приказом  руководителя организации и содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Изменения в штатное расписание могут вноситься только в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

ООО «ФЛК» занимается лесозаготовительной деятельностью, поэтому заработная плата начисляется по дебету счета 20 «Основное производство» (оплата труда производственных рабочих);

Дебет счета 23 «Вспомогательные производства» (оплата труда рабочим  вспомогательных производств);

Дебет счета 25 «Общепроизводственные  расходы» (оплата труда цехового персонала);

Дебет счета 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» (оплата труда работников обслуживающих производств и хозяйств);

Дебет других счетов издержек (28, 44, 45, 91, 97);

Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (на всю сумму начисленной оплаты труда).

 Бухгалтерский учет  (в том числе и расчет заработной платы) на предприятии ведется автоматизированным способом с помощью вычислительных машин. Данные штатного расписания, в котором содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах сотрудников заведены в справочник бухгалтерской программы «1С Зарплата+Кадры». Бухгалтер заводит данные табеля и изменение в штатном расписании в бухгалтерскую программу, и программа автоматически рассчитывает заработную плату и сумму налогов с заработной платы  в соответствии с заложенными в нее алгоритмами расчета.  Алгоритмы расчета заработной платы и налогов составлены в соответствии с действующим законодательством. После расчета заработной платы бухгалтер распечатывает расчетную ведомость заработной платы и выборочно проверяет, правильно ли произведены расчеты сумм отпускных, больничного листа нетрудоспособности, правильно ли удержан НДФЛ и рассчитан ЕСН. После  проверки он отдает расчетную ведомость на  утверждение главному бухгалтеру и  руководителю предприятия. Выплата заработной платы производится на основании платежной ведомости, составляемой по каждому подразделению предприятия отдельно.

При выдаче наличных денег из кассы организации необходимо руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40. Деньги на выплату заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий и т.д. получают в обслуживающем организацию банке. Организации, имеющие выручку, могут по согласованию с банком расходовать и на оплату труда.

Заработная  плата выплачивается не реже чем  каждые полмесяца, а отпускные - не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). При увольнении работника все суммы, причитающиеся ему от организации, выплачиваются в день увольнения. Заработная плата выдается в сроки, установленные правилами внутреннего распорядка, коллективным или трудовым  договором. Эти даты указываются в предоставленных банку кассовых заявках.

Для получения  заработной платы в банк представляются следующие документы: чек, платежные  поручения на перечисление в бюджет налоговых платежей с заработной платы, платежные получения в  пользу различных организаций и лиц на суммы, удержанные из заработной платы работников по исполнительным листам, по другим исполнительным документам и личным обязательствам. Аванс и заработная плата за вторую половину месяца выдаются в течение 3 дней, включая день получения денег в банке. Так, если деньги получены в понедельник, то в среду сумма неполученной зарплаты должна быть сдана в банк. Выплата заработной платы, пособий и премий производится по расчетно-платежной  или платежной  ведомости. При получении денег работник расписывается в ведомости. Выдача денег лицу, не являющемуся штатным сотрудником, осуществляется по предъявлении документа, удостоверяющего личность получателя. Деньги могут выдаваться по расходному кассовому ордеру. В нем получатель указывает название и номер документа, дату его выдачи, наименование его организации.

Заработная  плата выдается работникам из кассы  по расчетно-платежным документам в  течение З-х дней с момента  получения из банка денег для  ее выплаты. По истечении этого срока  в платежных ведомостях против фамилии лица, не получившего причитающуюся ему сумму, кассир ставит штамп “депонент” (или делает аналогичную пометку вручную). При закрытии каждой платежной ведомости кассир указывает выплаченную и депонированную сумму заработной платы. В целом их сумма должна полностью соответствовать сумме, указанной как результат платежной ведомости.

Далее депонированные суммы учитываются отдельно следующим  образом:

а) по каждому  работнику в книге учета депонированной заработной платы ведется аналитический  учет;

б) депонированные суммы сдаются в банк, обслуживающий предприятие, и на сданные суммы составляется общий расходный кассовый ордер.

в) когда работник приходит получать депонированные суммы, ему выписывается уже индивидуальный расходный кассовый ордер на сумму неполученных им денег, а в книге делается соответствующая пометка: указывается дата и номер расходного кассового ордера, по которому деньги были получены.

При этом бухгалтер  делает следующие проводки:

1. Оформление неполученной заработной платы (депонирование):

Дт 70 – Кт 76 - закрывается расчетно-платежная ведомость на общую сумму депонируемой зарплаты;

Дт 51 – Кт 50 - возврат денег на расчетный счет банка предприятия на эту же сумму.

2. Получение депонированной ранее заработной платы:

Дт 50 – Кт 51 - получение средств с расчетного счета в банке на оплату депонентов;

Дт 76 – Кт 50 - списание выданной заработной платы с депонента.

Так же оформляются  и другие, по какой-либо причине неполученные работником суммы (премии, выплаты, пособия  и т.д.).

 Работник имеет право на получение депонированной заработной платы в течение трех лет. По истечении этого срока невостребованные суммы как внереализованные доходы присоединяются к прибыли:

Дт 76 – Кт 91 – отнесение невостребованной суммы на счет прочих доходов организации.

В ООО «ФЛК»  учет движения средств по счету 70 ведется в карточке самого счета “Расчеты с персоналом по оплате труда” (Таблица 1) с указанием номера той хозяйственной операции, которая соответствует сумме, стоящей в той же строке карточки счета (Таблица 2).

 

Таблица 1

Журнал  хозяйственных операций  по счету 

70 «Расчеты по оплате труда» за апрель 2009 года

 

№	Дата	Хозяйственная операция и документы для ее подтверждения	Сумма,  руб.	Кор. счета
1	10.04.09	Выдана через  кассу зарплата работникам за апрель (платежная ведомость)	1932679	Д 70 - К 50
2	10.04.09	Депонирована  зарплата Вологдин М.С. (карточка депонента)	5302	Д 70 - К 76
3	28.04.09	Начислена зарплата сотрудникам за апрель (расчетная ведомость)	2100844	Д 44 - К 70

Таблица 2

Карточка  счета 70 “Расчеты по оплате труда”