Учет поступления и использования основных средств

     Установлено, что к незавершенным капитальным  вложениям относятся не оформленные актами о приеме-передаче объектов основных средств и иными документами (включая документы, подтверждающие государственную регистрацию объектов недвижимости в установленных законодательством случаях) затраты на строительно-монтажные работы, приобретение зданий, оборудования, транспортных средств и иных материальных объектов длительного пользования.

     В актах предусмотрен реквизит «Государственная регистрация прав на недвижимость», который заполняется при оформлении прав на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним.

     В случаях приобретения объектов основных средств, бывших в эксплуатации, в  формах № ОС-1 и № ОС-1а предусмотрен раздел 1, в котором указываются  сведения о состоянии объекта  на дату передачи. Данный раздел заполняется  на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер.

     В показателях граф «Сумма начисленной  амортизации (износа)» указывается  сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации объекта.

     В случаях приобретения объектов через  сеть розничной торговли или изготовления их для собственных нужд раздел 1 не заполняется.

     Раздел 2, включающий сведения об объектах на дату их принятия к бухгалтерскому учету, заполняется организацией-получателем  только в одном (своем) экземпляре.

     В актах данные об объектах основных средств, находящихся в собственности  двух или нескольких организаций, записываются соразмерно доле организации в праве  общей собственности.

     При этом на первой странице в раздел «Справочно»  заносятся сведения об участниках долевой  собственности (с указанием их доли в праве общей собственности). Кроме того, в случае, если стоимость  приобретения объекта основных средств  была выражена в иностранной валюте (условных денежных единицах), то на первой странице актов приводятся сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу ЦБ России на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета.

     Акты  утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика основных средств.

     После оформления акты с приложенной технической  документацией передаются в бухгалтерию организации, где на объект основных средств открывается инвентарная карточка (книга).

     Данные  приема и выбытия объекта из состава  основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств.

     Учет  основных средств ведется бухгалтерией пообъектно.

     Единицей  бухгалтерского учета основных средств  является инвентарный объект.

     Инвентарным объектом признается объект основных средств со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы.

     Комплекс  конструктивно сочлененных предметов - это один или несколько предметов  одного или разного назначения, имеющих  общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

     Если  один объект состоит из нескольких частей, сроки полезного использования  которых существенно отличаются, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

     Объект  основных средств, находящийся в  собственности двух или нескольких организаций, отражается в учете каждой организацией в составе основных средств соразмерно ее доле в общей собственности.

     Для организации бухгалтерского учета  и обеспечения сохранности основных средств каждому инвентарному объекту  основных средств должен присваиваться  при принятии их к бухгалтерскому учету соответствующий инвентарный номер.

     Присвоенный инвентарному объекту номер может  быть обозначен путем прикрепления металлического жетона, нанесен краской  или иным способом. В тех случаях, когда инвентарный объект имеет несколько частей, имеющих разный срок полезного использования и учитывающихся как отдельные инвентарные объекты, каждой части присваивается отдельный инвентарный номер. Если по объекту, состоящему из нескольких частей, установлен общий для объектов срок полезного использования, указанный объект числится за одним инвентарным номером.

     Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данной организации.

     Инвентарные номера выбывших объектов основных средств  не рекомендуется присваивать вновь принятым к бухгалтерскому учету объектам в течение пяти лет по окончании года выбытия.

     Для учета наличия объектов основных средств, а также учета движения их внутри организации бухгалтерией открывается:

     - на каждый объект - инвентарная карточка учета объекта основных средств по форме № ОС-6

     - на группу объектов - инвентарная карточка группового учета объектов основных средств по форме № ОС-ба;

     - для объектов основных средств  малых предприятий - инвентарная книга учета объектов основных средств по форме № ОС-66.

     Инвентарные карточки составляются в одном экземпляре на основании документов на зачисление объекта и находятся в бухгалтерии.

     Записи  в инвентарных карточках (инвентарной  книге) производятся на основании актов  о приеме-передаче объектов основных средств (формы № ОС-1, № ОС-1а, № ОС-16) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей  и др.).

     В инвентарных карточках (инвентарной  книге) должны быть приведены основные данные по объекту основных средств: срок полезного использования, способ начисления амортизации, отметка о неначислении амортизации (если оно имеет место), индивидуальные особенности объекта.

     На  объект основных средств, полученный в  аренду, для организации учета  указанного объекта на забалансовом счете в бухгалтерской службе арендатора рекомендуется также открывать инвентарную карточку. Данный объект может учитываться арендатором по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем.

     Прием, перемещение объектов основных средств  внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание, отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих документов. Инвентарные карточки (книга) являются основным регистром аналитического учета объектов основных средств.

     В инвентарную карточку записывают только главные качественные и количественные показатели основного объекта, а  также относящиеся к нему важнейшие  пристройки, при-

     способления и принадлежности, ограничиваясь  двумя-тремя наиболее важными для  данного объекта качественными показателями, исключая дублирование данных имеющейся в организации технической документации на данный объект.

     Краткую индивидуальную характеристику в случае группового учета основных средств  дают не по каждому объекту отдельно, а в целом по всей группе объектов, учитываемых в одной инвентарной  карточке (форма № ОС-ба).

     При значительном изменении качественных и количественных показателей в  характеристике объекта в результате реконструкции (модернизации), достройки и дооборудования прежнюю инвентарную карточку в случае невозможности отразить в ней все показатели, характеризующие реконструированный (модернизированный, дооборудованный, достроенный) объект в целом, заменяют новой. Старую инвентарную карточку сохраняют как справочный документ.

     Инвентарные карточки могут группироваться в  картотеке в соответствии с указанной  выше Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы.

     В организациях, имеющих небольшое  количество объектов основных средств, пообъектный учет может осуществляться в инвентарной книге (форма № ОС-66) с указанием необходимых сведений об основных средствах по их видам и местам нахождения.

     При наличии большого количества объектов основных средств по месту их эксплуатации учет может осуществляться в инвентарном списке или другом соответствующем документе, содержащем сведения о номере и дате инвентарной карточки, инвентарном номере объекта, полном наименовании объекта, его первоначальной стоимости и сведения о выбытии (перемещении) объекта.

     Данные  инвентарных карточек ежемесячно суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств.

     Оперативный контроль за использованием основных средств в организации осуществляется на основе данных бухгалтерского и оперативного учета, а также технической документации. К числу показателей, характеризующих использование основных средств, относятся, в частности: данные о наличии основных средств с подразделением их на собственные или арендованные; установленные и неустановленные, действующие и неиспользуемые; данные о рабочем времени и простоях по группам основных средств; данные о выпуске продукции (работ, услуг) в разрезе объектов основных средств и др.

     Отражение в бухгалтерском учете поступления  основных средств будет различным  в зависимости от источников поступления  и условий их получения. Однако в  любом случае в первичных учетных  документах, отражающих поступление  основных средств, должны содержаться  данные о количестве и стоимости  каждого объекта основных средств. В противном случае у бухгалтера не будет достаточных оснований для принятия таких основных средств к учету.

     Перемещение основных средств внутри организации  оформляется накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств по форме № ОС-2.

     Данная  форма применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка  и др.) в другой. Накладная выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность объекта основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю.

     Данные  о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарные  карточки (книгу) учета объектов основных средств, которые помещаются в картотеку  по новому местонахождению.

     Для оформления приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации (восстановление основных средств) применяется акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме № ОС-3.

     Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей  ремонт, реконструкцию, модернизацию.

     Акт утверждается руководителем организации  или уполномоченным им лицом и  сдается в бухгалтерию.

     Если  ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

     Данные  ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма № ОС-6).

     В технический паспорт соответствующего объекта основных средств должны быть внесены необходимые изменения в характеристику объекта, связанные с капитальным ремонтом, реконструкцией и модернизацией.

     Выбытие основных средств в результате продажи  или передачи сторонним организациям оформляется актом (по форме № ОС-1, № ОС-1а или № ОС-16), на основании которого в бухгалтерии организации делается соответствующая запись в инвентарной карточке (книге) учета объектов основных средств (формы № ОС-6, № ОС-ба или № ОС-66).