Учет основных средств с помощью программы "1С:Предприятие"

2.1 Организация справочника "Необоротные активы"

     Для организации аналитического учета  необоротных активов используется субконто вида "Необоротные активы". Данному виду субконто соответствует  одноименный справочник. В этом можно  убедиться, обратившись к описанию типовой конфигурации в документации или непосредственно к режиму конфигурирования, раскрыв необходимые ветви дерева объектов метаданных Прежде чем приступать к вводу информации в справочник, следует обратить внимание на некоторые наиболее важные аспекты его организации. Рассмотрим, какие параметры установлены для справочника "Необоротные активы" в типовой конфигурации.

     Обратимся к режиму конфигурирования, чтобы  выяснить, какие параметры установлены  для данного справочника В  окне описания параметров справочника  можно выяснить следующие наиболее важные его свойства:

• справочник является двухуровневым, так как для параметра "Количество уровней" установлено значение, равное двум;
• данный справочник не подчинен другим справочникам, о чем свидетельствует соответствующая установка параметра "Подчинен";
• в справочнике осуществляется сплошное кодирование элементов независимо от разбиения их на группы, поскольку переключатель "Серии кодов" установлен в положение "Во всем справочнике";
• тип кода - числовой;
• для ввода и редактирования элементов предусмотрена специальная форма диалога (для параметра "Редактировать" установлено значение "В диалоге").

     Прежде  чем вводить информацию в справочник, желательно убедиться в том, что  сделаны именно такие установки. Если есть расхождения, требуется их устранить. Обратимся к реквизитному составу справочника. Помимо обязательных элементов "Код" и "Наименование" справочник включает ряд дополнительных реквизитов:

• Группа;
• Срок использования;
• Норма амортизации;
• Метод расчета износа и др.

     В описании свойств реквизитов справочника  следует обратить внимание на одну важную особенность - многие реквизиты, входящие в состав справочника, являются периодическими. Периодические реквизиты, как и любые другие, могут изменять свои значения в течение времени. Однако в отличие от обычных реквизитов, каждое изменение значения периодического реквизита фиксируется на определенную дату, то есть, программа в хронологическом порядке хранит историю изменения значения реквизита.

     2.2 Ввод справочной информации

     Справочник "Необоротные активы" является аналогом картотеки необоротных активов. Программа предусматривает два варианта ввода информации в справочник:

• справочная информация подготавливается предварительно, а затем осуществляется ввод операций и документов;
• справочная информация вводится непосредственно во время ввода бухгалтерских операций и документов.

     Рассмотрим  первый вариант, когда ввод справочной информации об объекте предваряет ввод операций. Выполним ввод сведений об инвентарном  объекте необоротных активов.

     Задача 1. Необходимо ввести в справочник "Необоротные активы" сведения о следующем объекте НА. Наименование объекта: "Станок универсальный деревообрабатывающий ДУН". Вид необоротного актива: определяется в бухгалтерии. Инвентарный номер: присваивается в бухгалтерии. Амортизационные отчисления относятся на счет: 23 (83) "Амортизация производственных ОС, НМЛ и др. необоротных активов". Первоначальная стоимость: 25 000 грн. Метод начисления амортизации: Уменьшение остатка Ликвидационная стоимость: 560. Срок полезного использования: 48 месяцев. Группа налогового учета: 2. Вид деятельности: определяется в бухгалтерии.

     Поскольку справочник является двухуровневым, имеется  возможность обеспечения дополнительной группировки необоротных активов. В качестве групп НА можно определить типовые классификационные группы, установленные органами статистики: здания, сооружения, передаточные устройства, машины и оборудование и т.п. Однако вспомним, что для определения принадлежности необоротного актива к типовым группам в справочнике предусмотрен реквизит "Вид необоротного актива", который позволяет 98 организовать учет наличия и движения НА по классификационным группам. В этих условиях определяющим фактором при группировке элементов справочника Должно явиться удобство доступа к справочной информации Для иллюстрации возможностей двухуровневой организации справочной информации на первом уровне иерархии выделим группу "Основные фонды", на втором уровне иерархии выделим две группы основных фондов - "Производственные" и "Непроизводственные". На подчиненных уровнях будем отражать инвентарные объекты основных фондов.

     Сначала через меню "Справочники - Необоротные  активы" открывается форма справочника. Нажатием клавиш С1г1+Р9 или через  меню "Действия - Новая группа" выполняется переключение в режим  ввода нового группового элемента На экране развернется форма диалога для ввода группового элемента справочника В ней требуется заполнить два поля - "Код" и "Наименование". Далее, двойным щелчком мыши по пиктограмме, расположенной слева от наименования группы, следует войти в группу "Производственные" и осуществить ввод в нее сведений об инвентарном объекте "Станок СДУ-11".

     Нажатием  клавиши Enter осуществляется переключение в режим ввода нового элемента. На экране развернется форма диалога для ввода элемента справочника - информации об инвентарном объекте. Необходимо заполнить входящие в ее состав реквизиты.

     Как правило, инвентарный номер отличается от кода объекта Формирование кода происходит автоматически, код получит  значение, поскольку в справочнике  установлена сквозная нумерация  всех объектов вне зависимости от их принадлежности к группам. Если на предприятии используется иная система кодирования инвентарных номеров НА, то этот номер может быть изменен вручную.

     Обычно  в бухгалтерии существует определенная система формирования инвентарных номеров объектов НА. Примем и мы некоторую систему построения инвентарного номера, которой будем следовать при реализации задач по учету необоротных активов.

     Первый  разряд кода - код группы НА, который  может принимать следующие значения:

     1- здания и сооружения;

     4- машины и оборудование;

     6- транспортные средства.

     Последующие три разряда - порядковый номер объекта  в группе. Таким образом, новый  объект получает инвентарный номер - 4001, который надо ввести вручную  в соответствующее поле формы  диалога Шифр объекта носит информационный характер и может заполняться бухгалтерий по желанию. В графу "Наименование" вводится наименование объекта. В графу "Полное наименование" вводится полное наименование объекта. В графу " Вид необоротного актива" вводится одно из возможных значений принадлежности НА к типовой группе - путем выбора одного из значений перечисления. Заполним это поле, выбрав группу, к которой принадлежит данный объект - "Основные фонды". В графу "Счет учета" вводится информация о счете учета необоротного актива в бухгалтерском учете. В графе "Вид деятельности" устанавливается вид деятельности из справочника "Виды деятельности". Значения справочника представляют собой экономическую деятельность предприятия. Следует отметить, что в процессе эксплуатации отдельные основные средства могут переходить из одного вида деятельности в другой вид деятельности, что может быть связано с изменением профиля работы отдельного подразделения предприятия. В реквизите "Дата ввода в эксплуатацию" указывается дата зачисления основного средства на баланс организации по акту (накладной) приемки-передачи необоротных активов. В рабочем режиме она заполняется при проведении документа «Ввод в эксплуатацию». Для арендованных необоротных активов этот реквизит не заполняется Форма элемента справочника включает две закладка Реквизиты второй закладки "Дополнительно" содержат информацию, необходимую для организации учета амортизации НА.

     Кстати, в реальной практике ведения бухгалтерского учета эти данные также могут  вводиться в другое время.

     2.3 Средства автоматизации ввода хозяйственных операций

     Для автоматизации ввода хозяйственных  операций по учету необоротных активов  в типовой конфигурации программы "1С:Бухгалтерия" предусмотрено  несколько документов:

• Ввод в эксплуатацию
• Списание МБП
• Ликвидация необоротного актива
• Модернизация необоротного актива
• Списание НА

     Все эти документы объединены в одну группу и доступны через меню "Документы - Необоротные активы и МБП-...". Приобретение необоротных активов  осуществляется документом "Приходная  накладная", который доступен через меню "Документы -Приход-...". Кроме того, в типовой конфигурации имеется документ "Начисление амортизации". Он предназначен для оформления операций по ежемесячному начислению износа необоротных активоа Данный документ также входит в группу документов по учету необоротных активов.

     Помимо  перечисленных документов при отражении  хозяйственных операций, связанных  с приобретением и выбытием НА, могут использоваться типовые операции, объединенные в группу "Капитальные  вложения в основные средства и нематериальные активы", а также документы, предназначенные для автоматизации ввода операций по расчетам с поставщиками и покупателями, документы ввода кассовых и банковских операций. В настоящей главе на ряде конкретных примеров рассмотрим различные варианты ввода хозяйственных операций по учету необоротных активов с использованием стандартных документов 100 типовой конфигурации, а также средств автоматизации в виде типовых операций, разрабатываемых силами пользователя.

     Необходимо  обратить внимание на организацию аналитического учета на счете 15 "Капитальные инвестиции", так как все хозяйственные операции поступления необоротных активов проходят через этот счет. Более подробно организацию учета на счете 15 рассмотрено в граве 14 "Ремонт необоротных активов". При вводе новой капитальной инвестиции необходимо заполнить значения полей "Код", "Наименование", "Счет учета" и "Цена".

     Заполнение  справочника необходимо проводить  следующим образом: формируется  название инвестиции, заполняется счет учета и приходная цена без НДС.

     Рассмотрим  особенности реализации компьютерного  учета НА на конкретных примерах. Вспомним, что одним из источников появления  необоротных активов на предприятии  является их поступление от учредителей. Данная операция отражается в бухгалтерском учете записью на счете 15 "Капитальные инвестиции" (формирование счета 15 рассмотрено выше) в корреспонденции со счетом 46 "Неоплаченный капитал" на сумму стоимости НА. На примере поступления необоротных активов в качестве взноса в уставный капитал предприятия продолжим рассмотрение операций по расчетам с учредителями предприятия "Добро".

     Задача 2. Учредителями Гуренко  М.В. и Чурбановым В.А. в качестве вклада в уставный капитал  внесено основное средство "Станок деревообрабатывающий универсальный СДУ-П" по согласованной стоимости 25 000 грн. Стоимость станка в равных долях (по 12500 грн.) распределена между двумя учредителями. Станок предназначен для эксплуатации в столярном цехе в процессе производства всей номенклатуры выпускаемых изделий. По факту прихода основного средства оформлен акт № ОС-1 от 01.07.2001.

     Поступление одного основного средства от нескольких учредителей в бухгалтерском  учете предприятия не является операцией  регулярной, часто повторяемой. В  связи с этим в типовой конфигурации не предусмотрены специальные средства для ее реализации. В подобных условиях обычно используется ручной ввод операции.

     Особенностью оформления хозяйственной операции в виде сложной проводки является то, что в ней дебетуется один аналитический счет основного средства, а кредитуется два аналитических счета расчетов с учредителями.

     Таким образом, налицо сложная проводка, которую  можно представить в виде следующей  схемы. Введем новую операцию по поступлению  основного средства от учредителей, состоящую из одной сложной проводки. Прежде всего, представим сложную проводку в виде последовательности корреспонденции:

1. Дебет счета 15.2 "Станок СДУ 11" - 25 000 грн.
2. Кредит счета 46 "Гуренко М. В." - 12 500 грн.
3. Кредит счета 46 "Чурбанов В.А." - 12 500 грн.