Учет материально-производственных запасов

   После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки  материалов таксируют по твердым  учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам  материалов и в целом по складу.

   Сальдовый метод учета материалов наиболее эффективный, особенно при ручной обработке  учетных данных. При использовании  компьютеров все необходимые  регистры – групповые оборотные  ведомости, ведомости остатков, сальдово-сличительные ведомости – составляются на машинах.

   При использовании ЭВМ все необходимые  регистры при сальдовом методе учета  материалов составляют на машинах. /18,107/

   Аналитический учет материалов в бухгалтерии с  применением ЭВМ можно осуществлять также посредством составления  сортовых оборотных ведомостей по номенклатурным номерам на основании поступающих  первичных документов. Сверка со складским  учетом в этом случае осуществляется вручную. При передаче на ВУ карточек складского учета на их основе разрабатывается  сортовая оборотно-счислительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий остаток материалов (в количественном и суммовом выражении) по первичным документам, по карточкам складского учета и выявляются отклонения между этими данными.

   Оба изложенных варианта аналитического учета  материалов с применением ЭВМ  имеют существенные недостатки, поскольку  при сальдовом методе трудоемкой является разработка групповых и  сальдово-счислительных ведомостей для сверки данных бухгалтерского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверку с карточками складского учета производят вручную, что значительно затрудняет поиск и обнаружение ошибок.

   В связи с этим целесообразно использовать комбинированный метод аналитического учета материалов, сочетающий прогрессивность  сальдового метода и меньшую трудоемкость разработки регистров поиска ошибок при втором варианте. При комбинированном  методе осуществляется постоянный контроль за складским учетом и составляются сортовые оборотные (оборотно-счислительные) ведомости.  
 

   

3. Синтетический и аналитический  учет материалов

     Бухгалтерский учет может быть  организован с применением компьютерного  учета на основе утвержденной в установленном порядке системы автоматизированных рабочих мест бухгалтеров и других специалистов или по журнально-ордерной форме на утвержденных регистрах бухгалтерского учета.

   Аналитический учет материалов

   Все первичные учетные документы  по движению материальных ценностей  на складах подразделений организации  должны быть сданы в бухгалтерскую  службу в установленные в организации  сроки.

     Бухгалтерией должна быть установлена тождественность данных центральных складов и кладовых цехов и участков о внутренней переработке материалов.

   Все первичные документы подвергаются таксировке. Таксировка осуществляется по каждой строке многострочного документа (за исключением лимитно-заборных карт) и по каждому однострочному документу. По лимитно-заборным картам таксируется общее количество (с учетом возврата) по каждому номенклатурному номеру.

   При обработке первичных документов на первых экземплярах бухгалтерией проставляются учетные шифры  видов операции, поставщика и др., а затем эти документы группируются по видам операций, источникам поступления  или направлениям отпуска (расхода) материалов (по корреспондирующим счетам). Выявленные суммы записываются в  соответствующие регистры синтетического учета.

   После разметки первые экземпляры первичных  документов передаются соответствующим  исполнителям: приходные документы  с приложенными к ним счетами-фактурами (прил. 3), накладными и т.п. – для учета приобретения и заготовления материальных ценностей, а расходные документы – для учета затрат на производство и калькуляции и др.

   В бухгалтерии при ведении учета  вручную применяются оборотный (количественно-суммовой) и сальдовый (оперативно-бухгалтерский) методы.

   При оборотном методе (с использованием оборотных ведомостей) могут применяться два варианта учета.

   При первом варианте в бухгалтерской  службе одновременно ведется учет в  количественном и денежном выражении (а на складах и в подразделениях – только количественный учет):

• в бухгалтерии организации на каждый вид материально-производственных запасов открываются карточки аналитического учета;
• в карточках бухгалтер отражает движение материалов (приход, расход) на основании первичных учетных документов (приходных, расходных, на внутренние перемещения (прил. 5)), сдаваемых в бухгалтерскую службу складами и подразделениями;
• на основании карточек ежемесячно составляются оборотные ведомости материалов отдельно по каждому складу и подразделению;
• на основе оборотных ведомостей составляется сводная оборотная ведомость (прил. 15), в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом;
• движение (образование и распределение) и остатки транспортно-заготовительных расходов учитываются отдельно;
• сводные оборотные ведомости сверяются с данными синтетического учета материалов. /19, с.193/

   В случае использования второго варианта в бухгалтерской службе не ведутся  карточки аналитического учета:

• все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам, по ним подсчитываются итоговые данные за месяц по приходу и по расходу, которые записываются в оборотную ведомость;
• оборотные ведомости и сводные оборотные ведомости ведутся так же, как в первом варианте;
• остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов и подразделений.

   Применение  организацией программ автоматизации  учетных работ должно обеспечить формирование необходимых регистров  бухгалтерского учета материалов, основными  из которых могут быть:

• оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения (прил.19);
• ведомость расхода материалов по заказам, сериям, переделам, другим калькуляционным единицам (прил. 9);
• оборотная ведомость по материалам, находящимся в пути;
• оборотная ведомость движения материалов, по которым отсутствуют расчетные документы (неотфактурованные поставки). /24, 122/

   Синтетический учет материалов

   Независимо  от принятого метода аналитического учета материалов в бухгалтерской  службе должен вестись синтетический  учет движения материалов в стоимостном  выражении по соответствующим синтетическим  счетам, а внутри них – по складам (кладовым, материально ответственным  лицам) и группам материалов.

   Ежемесячно  данные о движении материалов обобщаются в ведомостях движения материалов (накопительных ведомостях), где группировка ведется раздельно по каждому складу (подразделению, др. местам хранения материалов). Ведомости составляются отдельно по приходу и расходу материалов и могут вестись по фактической себестоимости материалов или их учетным ценам.

   В ведомостях формируются итоги оборотов за месяц (отчетный период) в разрезе  групп материалов по субсчетам, синтетическим  счетам по каждому складу (подразделению, месту хранения). Итоги из ведомостей движения материалов по складам (подразделениям, местам хранения материалов) ежемесячно переносятся в сводную ведомость  движения материалов, где приводятся данные об остатках материальных ценностей  на начало и конец месяца (отчетного  периода) в разрезе групп материалов по соответствующим синтетическим  счетам и субсчетам бухгалтерского учета.

   Данные  сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с данными аналитического учета, т.е. с оборотными ведомостями  и сальдовыми ведомостями (книгами). /20, 54/

   Организация при необходимости может составлять ведомость распределения (ведомость  расхода) материалов, в которой отражаются транспортно-заготовительные расходы  или отклонения между покупной стоимостью материалов и их учетной ценой (при  использовании счета 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей»). В этой ведомости указываются корреспондирующие синтетические счета и субсчета учета расхода материалов в зависимости от направления их использования.

   Отражение операций по приобретению материальных ценностей в текущем бухгалтерском  учете может строиться по-разному:

• непосредственно на счете 10 «Материалы» (без использования счетов 15 и 16);
• с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

   В первом случае учет организуется без  применения счетов 15 и 16. Оприходование материалов отражается записью: дебет счета 10 «Материалы» – по покупной цене (рис.1.2.), дебет счета 19 – на сумму НДС и кредит счетов 60, 20, 23, 71, 76 и др. – в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материалов на предприятие.

     
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Рис.1.2. Корреспондирующие счета к счету 10 «Материалы» 

   Этот  вариант учета позволяет оценивать материалы и по фактической себестоимости их приобретения, и по учетным ценам, а отклонения от фактической стоимости материалов выявляются в регистрах текущего учета.

   Аналитический учет по счету 10 при использовании  организацией этого способа формирования фактической себестоимости материалов организуется по отдельным наименованиям  материалов и местам их нахождения.

   Во  втором случае на основании поступивших  на предприятие расчетных документов поставщиков на всю сумму акцептованных счетов (принятых к оплате) делается запись по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость» (на сумму НДС, уплаченного поставщику), а в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности и от характера расходов по заготовке и доставке материалов на предприятие по кредиту счетов:

   60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками» – на стоимость  поступивших материалов по ценам  поставщиков со всеми наценками  сбытовых и снабженческих организаций  и транспортно-заготовительными  расходами, включенными в счета  поставщиков, включая оплату процентов  за оплату процентов за приобретение  в кредит, предоставленный поставщиками;

   23 «Вспомогательные производства»  – на расходы вспомогательных  цехов, оказанные в процессе  заготовления и доставки материальных  ценностей;

   71 «Расчеты с подотчетными лицами»  – на сумму расходов, оплаченных  подотчетными лицами по заготовке,  приобретению и доставке материалов;

   76 «Расчеты с разными дебиторами  и кредиторами» – на стоимость  услуг, оказанных различными организациями  по заготовке и доставке материалов (транспортным организациям и  др.), а также за приобретенные  у них материалы, другие счета. /17, 227/

   При этом запись по дебету счета 15 и кредиту  счета 60 производят при поступлении  в организацию расчетных документов от поставщика независимо от момента  поступления самих материалов. Все  фактические расходы, связанные с приобретением материалов, собираются на дебете счета 15, то есть отражается их покупная стоимость (фактическая себестоимость). 

Таблица 1.1.

 Учет приобретения материалов с использованием счетов 15 и 16