Учет материально-производственных запасов

1. Вариант - без ведения карточек учета материалов

По данному  варианта учета карточки аналитического учета в бухгалтерской службе не ведутся, все приходные и расходные  документы группируются по номенклатурным номерам, по ним подсчитываются итоговые данные за месяц по приходу и отдельно по расходу, которые записываются в  оборотную ведомость. Оборотные  ведомости и сводные оборотные  ведомости ведутся так же, как  в первом варианте. Остатки в оборотных  ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов  и подразделений.

2. Сальдовый метод учета материалов.

Сальдовый метод учета материалов заключается  в том, что в бухгалтерии организации  не ведется количественный и суммовой учет движения (прихода и расхода) материалов в разрезе их номенклатуры и не составляются оборотные ведомости  по номенклатуре материалов. Учет движения материалов ведется в разрезе  групп, субсчетов и балансовых счетов материалов бухгалтерской службой  только в денежном выражении, определяемом исходя, как правило, из учетных цен. Отдельно учитываются движение (образование  и распределение) и остатки транспортно-заготовительных  расходов. Материально ответственные  лица складов (подразделений) на основании  первичных документов ведут количественный учет материалов в карточках или  книгах складского учета, а в случаях, предусмотренных П.264 Методических указаний, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н, также и суммовой учет. Указанным П.264 Методических указаний, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н предусмотрено, что если в  бухгалтерской службе учет материалов ведется по сальдовому методу, карточки заполняются по форме оборотной  ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу  цены, количества и суммы, остатки  выводятся соответственно по количеству и сумме. Сотрудник, ведущий бухгалтерский  учет материалов по данному складу (подразделению), принимает первичные  учетные документы от материально  ответственных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках (книгах) складского учета и подтверждает это своей  подписью непосредственно на карточках (книгах). Одновременно проверяет правильность выведения остатков. Количественные остатки материалов на первое число  каждого месяца на основании выверенных карточек (книг) складского учета по каждому номенклатурному номеру переносятся в сальдовую ведомость (или сальдовую книгу) сотрудником  бухгалтерской службы или заведующим складом. По отдельным складам (кладовым, подразделениям) в качестве сальдовой  ведомости может использоваться ведомость остатков материалов, представляемых этими складами (кладовыми, подразделениями) вместе с первичными учетными документами. Остатки материалов, записанных в сальдовой ведомости, таксируются по каждому номенклатурному номеру. Суммы остатков записываются в следующей графе сальдовой ведомости. Затем выводятся суммовые итоги остатков по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу (подразделению) в целом. Сальдовая ведомость составляется по той же форме, что и оборотная ведомость, за исключением оборотов (прихода и расхода), и хранится в бухгалтерской службе.

Исходя  из этого, в сальдовой ведомости  указываются:

• номенклатурный номер материала (в случае его наличия);
• наименование материала с указанием отличительных признаков (сорт, артикул, размер, марка и т.д.);
• единица измерения;
• цена;
• остаток на начало месяца - количество и сумма;
• остаток на конец месяца - количество и сумма.

Целесообразно вести сальдовую ведомость (книгу) по многографной форме, на 6 месяцев  или на год. В сальдовой ведомости  для записи остатков на начало каждого  месяца (на 1 января, 1 февраля и т.д.) отводится две графы; в первой графе записывается количество, во второй графе - сумма. На основании указанных  сальдовых ведомостей составляется сводная сальдовая ведомость, в  которую переносятся итоги сальдовых  ведомостей складов и подразделений (мест хранения) по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и по соответствующим складам, подразделениям (местам хранения) в целом. Сальдовые  ведомости и сводные сальдовые  ведомости ежемесячно сверяются  с данными синтетического учета  материалов. В организации могут  применяться оба метода аналитического учета материалов, когда по одним  складам и подразделениям применяется  оборотный метод, а по другим - сальдовый.

  Инвентаризация материалов.

Для обеспечения достоверности  данных бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности организации обязаны  проводить инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и  документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при  каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

С целью организации текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных расхождений  между данными бухгалтерского учета  и их фактическим наличием по отдельным  наименованиям и (или) группам в  местах хранения и эксплуатации в  организациях проводятся проверки.

Порядок проведения проверок, в том  числе определение конкретных наименований, видов, групп запасов, подлежащих проверке, сроки проведения проверки и т.п., устанавливается руководителем  организации, а также руководителями подразделений организации по поручению  руководителя организации.

При организации работы по проведению инвентаризации проверок запасов необходимо учитывать структуру складского хозяйства, где склады (кладовые) подразделений  организации могут быть самостоятельными учетными единицами или входить  в состав других учетных единиц. В отдельных подразделениях организации  склады (кладовые) могут отсутствовать.

Отнесение складов к самостоятельным  ученым единицам определяется руководителем  организации по представлению главного бухгалтера (бухгалтера при отсутствии в штате должности главного бухгалтера).

В подразделениях организации, склады (кладовые) которых не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация запасов  на таких складах (кладовых) производится одновременно с инвентаризацией незавершенного производства (незавершенного строительства) в данном подразделении.

Для проведения комплекса работ  по выявлению фактического наличия  запасов, сопоставлению фактического наличия запасов с данными  бухгалтерского учета, документальному  оформлению фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих  запасов соответствующим показателям (характеристикам), предусмотренным  в договорах (поставки, купли - продажи  и других аналогичных документах), определению причин списания запасов  и возможности использования  отходов и ряда других аналогичных  работ в организации создается  постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Учитывая большой объем указанных  работ, их специальный характер, в  организации могут создаваться  рабочие инвентаризационные комиссии.

Бухгалтерская служба организации  обязана:

1. осуществлять контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций;
2. требовать сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу;
3. следить за своевременным завершением инвентаризации и документальным оформлением их результатов;
4. отражать на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.

По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие  решения по устранению недостатков  в хранении и учете запасов  и возмещению материального ущерба.

Порядок учета инвентаризационных разниц.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим  наличием имущества и данными  бухгалтерского учета отражаются в  следующем порядке:

излишки запасов приходуются по рыночным ценам и одновременно их стоимость относится:

а) в коммерческих организациях - на финансовые результаты;

б) в некоммерческих организациях - на увеличение доходов;

суммы недостач и порчи запасов  списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая  включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно - заготовительных  расходов, относящуюся к этому  запасу. Порядок расчета указанной  доли устанавливается организацией самостоятельно.

В бухгалтерском учете данная операция отражается по дебету счета "Недостачи  и потери от порчи ценностей" и  кредиту счетов учета запасов - в  части договорной (учетной) цены запаса и дебету счета "Недостачи и  потери от порчи ценностей" и кредиту  счета "Отклонение в стоимости  материалов" при использовании  в учетной политике организации  счетов заготовления и приобретения материалов или соответствующего субсчета к счетам учета запасов в части  доли транспортно - заготовительных  расходов.

При порче запасов, которые могут  быть использованы в организации  или проданы (с уценкой), последние  одновременно приходуются по рыночным ценам с учетом их физического  состояния с уменьшением на эту  сумму потерь от порчи.

Недостача запасов и их порча  списывается со счета "Недостачи  и потери от порчи ценностей":

• в пределах норм естественной убыли на счета учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу;

Недостача запасов в пределах установленных  норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками  по пересортице. В том случае если после зачета по пересортице, произведенного в установленном порядке, все  же оказалась недостача запасов, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию запасов, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

• сверх норм - за счет виновных лиц.

В материалах, представленных руководству  организации для оформления списания недостач запасов и порчи сверх  норм естественной убыли, должны содержаться:

• документы, подтверждающие обращения в соответствующие органы (органы МВД России, судебные органы и т.п.) по фактам недостач, и решения этих органов,
• заключение о факте порчи запасов, полученные от соответствующих служб организации (отдела технического контроля, другой аналогичной службы) или специализированных организаций. 

Если виновные лица не установлены  или суд отказал во взыскании  убытков с них, то убытки от недостачи  запасов и их порчи списываются  на финансовые результаты у коммерческой организации, на увеличение расходов у  некоммерческой организации. Нормы  убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических  недостач.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может  производиться по решению руководства  организации только за один и тот  же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении  запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально - ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В том случае когда при зачете недостач излишками по пересортице  стоимость недостающих запасов  выше стоимости запасов, оказавшихся  в излишке, то указанная разница  относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники недостачи  не установлены, то разницы рассматриваются  как недостача сверх норм убыли  и списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или  увеличение расходов у некоммерческой организации.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений  фактического наличия запасов и  данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.

В соответствии с п.4.1 Методических указаний, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных  данных, составляются сличительные ведомости  по формам ИНВ-18, ИНВ-19, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения  между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с  их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительные ведомости могут  быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и  вручную.