Учет кассовых операций на примере ООО "Обновочка"

Поэтому многие фирмы ведут в  своих филиалах кассовые книги, которые  называют кассовыми журналами или  томами кассовой книги. Некоторые же фирмы открывают в филиалах отдельные  кассовые книги.

В соответствии со ст. 55 Гражданского кодекса РФ филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне его местонахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

Поэтому для того, чтобы соблюдать  нормы п. 23 Порядка ведения кассовых операций в РФ, организации придется либо отказаться от наделения филиалов всеми функциями самой организации, что повлечет за собой ограничение прав данной организации, либо преобразовать подразделение в отдельное юридическое лицо.

Из кассы организации деньги подотчетным лицам выдаются на хозяйственные  нужды, представительские расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, отдельных  подразделений организаций, в том  числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.

Срок, на который выдаются деньги, определяет руководитель организации. А работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

То же самое относится и к  работникам, вернувшимся из командировки. Они должны отчитаться за полученные средства в течение трех дней после  того, как вернутся из служебной поездки. Причем не важно, о какой командировке идет речь - по территории России или заграничной. Это следует из п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ.

Иногда бывает, что на фирме не определен срок, на который выдаются деньги под отчет. Тогда работники, получившие деньги из кассы, должны отчитаться за них не позднее чем через три рабочих дня после того, как они получили деньги.

Обнаружив при проверке нарушение  срока, налоговые органы чаще всего  рассматривают это как предоставление сотруднику беспроцентного займа на период от положенной даты отчета до фактической и начисляют налог на доходы физических лиц с суммы материальной выгоды. Суммы же, по которым вообще нет авансовых отчетов, требуют включать в доход подотчетных лиц, облагаемый налогом на доходы физических лиц, ЕСН и страховыми взносами в Пенсионный фонд РФ. В то же время позиция, которой придерживаются арбитражные суды, прямо противоположна: средства, выданные под отчет физическому лицу, его доходом в целях налогообложения не являются даже при отсутствии соответствующего финансового отчета. Об этом сказано, к примеру, в Постановлении Федерального арбитражного суда Центрального округа от 8 января 2004 г. № А54-2875/03-С21.

Здесь нужно обратить внимание на то, что пока работник не отчитался по ранее выданным под отчет суммам, выдавать ему еще средства организация не может. Иначе она нарушит требования п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ.

Основные правила расчетов наличными с использованием кассовых аппаратов закреплены в Федеральном законе от 22 мая 2003 г. № 54. Когда нужно применять контрольно-кассовые машины.

 Организации и индивидуальные  предприниматели, которые получают  наличные деньги за товары (работы, услуги), обязаны при этом применять  кассовые аппараты. Это закреплено в Законе о ККМ.

Иначе говоря, применять кассовые аппараты нужно, если одновременно выполняются  два условия:

1) фирма (индивидуальный предприниматель)  продает товары, выполняет работы  или оказывает услуги;

2) их оплата производится  наличными деньгами.

Из любого правила всегда есть исключения. В Законе о ККМ их целых три. Они касаются тех, кто может вести расчеты наличными, не применяя кассовую технику.

Во-первых, исключение сделано для  тех организаций и предпринимателей, которые ведут расчеты с населением. Но при этом они должны выдавать соответствующие бланки строгой отчетности (подробнее об этом мы поговорим в следующем разделе нашей книги).

Во-вторых, ККМ разрешено не применять некоторым организациям и индивидуальным предпринимателям в силу специфики их деятельности. Эта норма распространяется на следующие виды деятельности: - продажу газет и журналов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Порядок ведения бухгалтерского учета кассовых операций

 

Прием денежной наличности учреждениями банков от обслуживаемых предприятий осуществляется в порядке, установленном Инструкцией. Выдачу наличных денег из кассы организации (индивидуального предпринимателя) оформляют расходным кассовым ордером. Его форма (№ КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата России.

Деньги из кассы можно выдавать еще и по платежной или расчетно-платежной ведомости. Эти ведомости обычно оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам организации. Их можно оформлять и на выплату пособий, стипендий и пр.

После того как  истечет срок выдачи зарплаты или иных выплат, установленный в организации, в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости кассир должен указать, сколько денег по ней выплачено и сколько будет депонировано. На общую сумму, которая выплачена по ведомости, оформляют один расходный кассовый ордер. Номер этого ордера и дату его составления указывают в ведомости. На депонированные суммы, которые сдают в банк, также составляют один расходный кассовый ордер.

Порядок и сроки  сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков.

При этом могут  устанавливаться следующие сроки  сдачи предприятиями наличных денежных средств:

• для предприятий, расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России, - ежедневно в день поступления наличных денег в кассы предприятий;
• для предприятий, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России, - на следующий день;
• для предприятий, расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или предприятий Госкомсвязи России, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, - 1 раз в несколько дней.

Выдачи денежной наличности предприятиям на заработную плату и выплаты социального характера, стипендии производятся в сроки, согласованные с обслуживающими учреждениями банков.

Прием наличных денег в кассу  оформляют приходным кассовым ордером (ф. № КО-1), в котором указывают: от кого поступают деньги, на какие цели или за что их вносят, сумму, дату. Приходный кассовый ордер заполняется в бухгалтерии и поступает в кассу при оформлении приема денег. После приема денег в кассу плательщику выдают квитанцию за подписью главного (старшего) бухгалтера и кассира. Квитанция удостоверяет, что деньги действительно внесены в кассу. При получении денег из банка квитанцию к ордеру не выписывают (14, 348с.).

Выдачу наличных денег из кассы  оформляют расходным кассовым, ордером (ф. № КО-2). В нем указывают: кому, на какие цели или за что выданы деньги, сумму, дату. Расходный кассовый ордер выписывает бухгалтерия, как правило, на основании заявления получателя, которое заполняется на оборотной стороне ордера. Заявление визирует, т.е. делает разрешительную надпись, руководитель предприятия. Выдачу денег по ордеру кассир удостоверяет своей подписью. Лицо, получившее деньги, также расписывается в ордере. Деньги по расходному кассовому ордеру выдают только в день его выписки. Не разрешается выдача расходного кассового ордера для получения денег из кассы на руки непосредственно получателю.

При выдаче денег по расходному кассовому  ордеру кассир должен тщательно проверить  правильность его оформления, наличие  и подлинность подписей руководителя хозяйства и главного бухгалтера, наличие перечисленных в документе приложений. При несоблюдении хотя бы одного из этих требований ордер к оплате не принимается. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует от получателя предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Номер документа, место и дату его выдачи отмечают в расходном кассовом ордере. Если деньги выплачивают по доверенности, то в тексте расходного кассового ордера бухгалтерия указывает фамилию, имя и отчество лица, через которое производится выдача. Доверенность остается у кассира и прикладывается к расходному кассовому ордеру [5].

Кассовые документы заполняют  чернилами или пастой четко, ясно, без каких-либо помарок или исправлений. Исправления в кассовых документах не допускаются. Приходные и расходные кассовые ордера в бухгалтерии нумеруют раздельно в порядковой последовательности от начала до конца года.

Все приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы  до подачи в кассу регистрируют в  бухгалтерии в специальном журнале  регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО-3). Журнал открывают раздельно на приходные и расходные кассовые документы. При небольшом числе кассовых операций можно регистрировать ордера в одном журнале, выделяя самостоятельные разделы для приходных и расходных кассовых ордеров. Журнал можно использовать несколько лет, но порядковые номера для кассовых ордеров устанавливаются с начала года.

Деньги из кассы выдают также  на основании платежных ведомостей, например, при выплате заработной платы (оплаты труда). Расходный кассовый ордер оформляют на фактически выплаченную по ведомости общую сумму заработной платы (оплаты труда). Против фамилий лиц, не получивших деньги, кассир ставит штамп или делает отметку от руки «Депонировано». На титульном листе платежной ведомости делают надпись о фактически выплаченной сумме, а также об оставшейся не выданной сумме, подлежащей депонированию.

Приходные и  расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале  регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных  и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Организации могут  хранить деньги в кассе лишь в  пределах лимита, который им устанавливает  обслуживающий банк. Все средства сверх этого лимита организация  должна сдавать в банк. Правда, из этого правила есть одно исключение. Сверх лимита деньги в кассе разрешено хранить для выдачи зарплаты, выплат социального характера и стипендий. Правда, не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в банке.

Чтобы установить лимит остатка наличных денег  в кассе, организация ежегодно должна подавать в банк специальный расчет. Он оформляется в двух экземплярах. Форма этого расчета приведена  в Приложении 1 к Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации.

Отметим, что  лимит остатка денег в кассе  определяется исходя из объемов налично-денежного  оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей [12].

При этом лимит  остатка денег в кассе может  устанавливаться:

• в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы организации с утра следующего дня;
• в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;
• в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;
• в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплат социального характера и стипендий).

Каждая организация  ведет только одну кассовую книгу. Это может быть супермаркет с десятью кассирами в торговом зале, это может быть кинотеатр, это может быть организация с десятком складов, на которых принимают наличные деньги - все равно кассовая книга для одной организации в конкретный момент времени может быть только одна. Она должна быть пронумерована, прошнуровано и опечатана. В настоящее время допускается ведение кассовой книги с применением компьютера, в этом случае листы кассовой книги храниться кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) они брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, и книга опечатывается. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. Кассир после получения или выдачи денег записывает данные ордера в кассовую книгу.