Учет движения материалов в ФГУП Учхоз ГОУ ПГСХА

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет  материальный ярлык, который прикрепляется  к месту хранения материалов. В  материальном ярлыке указываются наименование материалов, номенклатурный номер, единица  измерения, цена и лимит наличия  материалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов (форма № М-17). На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку. Такой учет, называемый сортовым, осуществляют только в натуральном выражении.

Карточки открывают в  бухгалтерии и записывают в них  следующие данные: номер склада, наименование материалов, их марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит; затем передают на склад, где кладовщик заполняет колонки  прихода, расхода и остатка материалов. Запись в карточках кладовщик  делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных  и так далее) в день совершения операций, после каждой записи выводя остаток материалов. Благодаря этому  склад располагает оперативными сведениями о состоянии их запасов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы  запасов, заведующий складом обязан сообщить об этом в службу снабжения (менеджеров).

Первичные документы после  записи их данных в карточки учета  материалов передают в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты передают по мере использования лимита, но не позднее первого числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных службах  и подразделениях (пункты, отделения) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца их поступления, расходе и остатке на конец месяца. В них наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расход материалов рассчитывают в бухгалтерии, где производят, кроме того, и таксировку отчета. При использовании материальных отчетов отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов. Вместе с тем упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.

Все первичные документы  по движению материалов со складов  и подразделений организации  поступают в бухгалтерию. Именно на этой стадии учетного процесса работники  бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению материалов.

Существует несколько  вариантов учета материалов в  бухгалтерии.

При первом варианте в бухгалтерии  открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которые записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.

При втором варианте все  приходные и расходные документы  группируют по номенклатурным номерам, и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении  и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражении по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов. Этот вариант менее трудоемок, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Но учет и в этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов. При сальдовом методе бухгалтерия не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складах. Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность записей кладовщика в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на первое число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода). После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

При сальдовом методе учета  материалов поступившие в бухгалтерию  первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладываются в контрольной картотеке  отдельно по приходу и расходу  в разрезе складов и номенклатурных групп материалов. По истечении месяца картотеку используют для составления  групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому  складу в отдельности. Таких групп в крупных организациях бывает несколько десятков. Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета.

Сальдовый метод учета  материалов является одним из наиболее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой  механизации учета.

При использовании компьютеров  все необходимые регистры при  сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-сличительные ведомости) составляются автоматически.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии с применением  компьютеров можно осуществлять и посредством составления сортовых оборотных ведомостей по номенклатурным номерам на основании поступающих первичных документов. Сверка со складским учетом в этом случае осуществляется вручную. При переносе данных из карточек складского учета в компьютер на их основе разрабатывается сортовая оборотно-сличительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий остаток материалов (в количественном и суммовом выражении) по первичным документам, по карточкам складского учета и выявляются отклонения между этими данными.

Изложенные варианты аналитического учета материалов с применением  компьютеров имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом  методе трудоемкой является разработка групповых и сальдово-сличительных ведомостей для сверки данных бухгалтерского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверка с карточками складского учета производится вручную, что значительно затрудняет поиск и обнаружение ошибок.

В настоящее время разработано  несколько вариантов программ учета  производственных запасов с применением  компьютеров, в которых эти проблемы успешно решены.

3.5 Методика оценки отпуска материалов в производство

Учет материалов регламентируется ПБУ 5/01 (последняя редакция от 25.10.10.). Согласно данному ПБУ, материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Фактической себестоимостью материалов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

К фактическим затратам на приобретение материалов относятся:

• стоимость материалов по договорным ценам;
• суммы, уплачиваемые организациями за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально-производственных запасов;
• таможенные пошлины;
• невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материалов;
• вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материально-производственные запасы;
• затраты по заготовке и доставке материалов до места их использования, включая расходы по страхованию. Данные затраты включают, в частности, затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов, затраты по содержанию заготовительно-складского аппарата организации, затраты на услуги транспорта по доставке материально-производственных запасов до места их использования, которые не включены в цену на запасы, установленную договорам;
• иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материалов.

Не включаются в фактические  затраты на приобретение материально-производственных запасов общехозяйственные и  иные аналогичные расходы, кроме  случаев, когда они непосредственно  связаны с приобретением материально-производственных запасов.

Фактическая себестоимость  материалов при их изготовлении силами организации определяется исходя из фактических затрат, связанных с  производством данных запасов. Учет и формирование затрат на производство материалов осуществляются организацией в порядке, установленном для  определения себестоимости соответствующих  видов продукции.

Фактическая себестоимость  материалов, внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал  организации, определяется исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством РФ.

Фактическая себестоимость  материалов, полученных организацией безвозмездно, определяется исходя из их рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету.

Фактическая себестоимость  материалов, приобретенных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами, исходя из стоимости товаров (ценностей), переданных или подлежащих передаче организацией. Стоимость активов, переданных или подлежащих передаче, устанавливается исходя из цены, по которой в сравниваемых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных активов.

Материальные ценности отражают на синтетических счетах по фактической себестоимости их приобретения или по учетным ценам.

В качестве учетных цен  на материалы применяются:

• договорные цены. В этом случае другие расходы, входящие в фактическую себестоимость материалов, учитываются отдельно в составе транспортно - заготовительных расходов;
• фактическая себестоимость материалов по данным предыдущего месяца или отчетного периода (отчетного года). В этом случае отклонения между фактической себестоимостью материалов текущего месяца и их учетной ценой учитываются в составе транспортно-заготовительных расходов;
• планово-расчетные цены. В этом случае отклонения договорных цен от планово-расчетных учитываются в составе транспортно-заготовительных расходов. Планово-расчетные цены разрабатываются и утверждаются организацией применительно к уровню фактической себестоимости соответствующих материалов. Они предназначены для использования внутри организации;
• средняя цена группы. В этом случае разница между фактической себестоимостью материалов и средней ценой группы учитывается в составе транспортно-заготовительных расходов. Средняя цена группы - разновидность планово-расчетной цены. Она устанавливается в тех случаях, когда производится укрупнение номенклатурных номеров материалов путем объединения в один номенклатурный номер нескольких размеров, сортов, видов однородных материалов, имеющих незначительные колебания в ценах. При этом на складе такие материалы учитываются в одной карточке.

При существенных отклонениях  планово-расчетных цен и средних  цен от рыночных они подлежат пересмотру. Такие отклонения не должны превышать, как правило, 10%.

При синтетическом учете  материальных ценностей по фактической  себестоимости отклонения фактической  себестоимости материалов от средней  покупной цены или от плановой себестоимости  учитывают на отдельных аналитических  счетах по группам материалов.

При отпуске материалов в  производство их оценка производится одним из следующих методов:

• по себестоимости каждой единицы;
• по средней себестоимости;
• по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (метод ФИФО);

Применение одного из указанных  способов по группе (виду) материалов производится исходя из допущения последовательности применения учетной политики.

Материалы, используемые организацией в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и тому подобное), или запасы, которые не могут обычным  образом заменять друг друга, могут  оцениваться по себестоимости каждой единицы таких запасов.

Оценка материалов по средней  себестоимости производится по каждой группе (виду) запасов путем деления  общей себестоимости группы (вида) запасов на их количество, складывающихся соответственно из себестоимости и количества остатка на начало месяца и поступивших запасов в течение данного месяца.

Оценка по себестоимости  первых по времени приобретения материалов (метод ФИФО) основана на допущении, что материально-производственные запасы используются в течение месяца и иного периода в последовательности их приобретения (поступления), то есть запасы, первыми поступающие в  производство (продажу), должны быть оценены  по себестоимости первых по времени  приобретений с учетом себестоимости  запасов числящихся на начало месяца. При применении этого способа оценка материалов, находящихся в запасе (на складе) на конец месяца, производится по фактической себестоимости последних по времени приобретений, а в себестоимости проданных товаров, продукции, работ, услуг учитывается себестоимость ранних по времени приобретений.

По каждой группе (виду) материалов в течение отчетного года применяется  один способ оценки.

Оценка материалов на конец  отчетного периода (кроме товаров, учитываемых по продажной стоимости) производится в зависимости от принятого  способа оценки запасов при их выбытии, то есть по себестоимости каждой единицы запасов, средней себестоимости, себестоимости первых и последних  по времени приобретений.