Учет денежных средств в кассе

     8. Право подписи денежных документов  имеют кассир и главный бухгалтер  предприятия.

     9. Во время совершения операций  двери запираются с внутренней стороны, ключи от сейфа или железного шкафа хранятся у кассира, а дубликаты ключей - в опечатанном пакете у руководителя предприятия. Перед открытием помещения кассы кассир обязан проверить сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей. В случае повреждений, снятия печатей и других поломок кассир обязан немедленно сообщить об этом руководителю предприятия, который ставит в известность районный отдел полиции. После получения разрешения отдела полиции руководитель предприятия и кассир могут войти в кассу и провести проверку денежных и других средств, хранящихся в кассе.

     10. Контрольно-кассовые машины ТОО  «ТАиС» поставлены на учет  в налоговом комитете до начала  эксплуатации контрольно-кассовой  машины. Налоговые органы осуществляют  контроль за соблюдением правил применения контрольно-кассовых машин.

     Рассмотренные выше задачи учета кассовых операций предприятия решаются при ведении  бухгалтерского учета посредством  использования различных способов и приемов, совокупность которых  называется методом бухгалтерского учета, который включает отдельные элементы: документация, инвентаризация, счета, двойная запись, баланс, отчетность, оценка и калькуляция. Использование каждого из элементов оговорено в соответствующих положениях, инструкциях, разработанных и утверждаемых в установленном законодательством порядке.

     Таким образом, учет денежных средств данного  предприятия должен обеспечить документальное оформление и отражение на счетах бухгалтерского учета кассовых операций, что предусмотрено учетной политикой ТОО «ТАИС». 
 
 

     1.3 Документальное оформление кассовых операций 

     Бухгалтерия является тем структурным подразделением, где аккумулируется поток документации по всем направлениям финансово-хозяйственной  деятельности предприятия. Движение документов - создание или их получение, принятие к учету, обработка, передача в архив называется доукментооборотом.

     Все операции, связанные с приемом  и выдачей наличных денежных средств, осуществляются кассами предприятий  и составляют кассовые операции. Все  кассовые операции оформляются кассовыми документами.

     Движение  денег, связанных с их получением и выдачей, требует правильного  оформления документов, по которым  осуществлялись такие операции. Все  кассовые приходные и расходные  ордера и другие денежные документы  должны заполняться четко, без исправлений. Приложения, по которым осуществлялись кассовые операции, должны погашаться штампами «получено» или «оплачено» с указанием даты и подписью. Связано это с предупреждением использования документов повторно, с целью списания денег вторично по одному и тому же документу, с выпиской нового расходного ордера. Зачастую бухгалтерами или кассирами погашаются кассовые ордера, тогда как следует погашать именно приложения (платежные ведомости, расчеты, заявления и т.п.).

     Ведение кассовых операций предусматривает наличие и заполнение журнала регистрации приходных и расходных ордеров и кассовой книги, которая должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью предприятия и подписями ответственных лиц.

     На  предприятии ТОО «ТАиС» кассовые операции по приему наличных денег оформляются приходным кассовым ордером (ПКО) (ф. № КО-1),.

     Операции, связанные с выдачей наличных денег, оформляются расходным кассовым ордером (РКО) (ф. № КО-2) или другими  документами (платежные ведомости, заявление на выдачу денег).

     Документы на выдачу денег подписываются руководителем  и главным бухгалтером ТОО  «ТАиС». Приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы выписаны с использованием электронных носителей. В этих документах не допускается никаких помарок, исправлений.

     До  передачи в кассу приходные кассовые ордера и расходные кассовые ордера регистрируются в бухгалтерии в  журнале регистрации приходных  и расходных документов. Данный журнал открывается и применяется только для регистрации приходных и расходных кассовых документов.

     При получении приходных и расходных  кассовых ордеров кассир ТОО «ТАиС» проверяет:

     - наличие и подлинность на документах  подписей главного бухгалтера, а  на РКО - и подпись руководителя;

     - правильность оформления документов;

     - наличие перечисленных в документах  приложений.

     Если  не соблюдено хотя бы одно из этих требований, то кассир возвращает документы в  бухгалтерию.

     Все операции по поступлению и расходованию кассир записывает в кассовую книгу (ф. № КО-4), которая открывается на 1 год. При ее открытии все листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и общее количество листов должно быть указано на последней странице кассовой книги. Книга опечатана печатью ТОО «ТАиС» и скреплена подписями главного бухгалтера и руководителя.

     Каждый  лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как  первый экземпляр и остается в  книге, угорая (без горизонтальных линеек) заполняется с лицевой и обратной стороны через копировальную бумагу и как отчет кассира является отрывной частью листа. Первые и вторые отрывные экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

     До  начала записи приходных и расходных  кассовых ордеров в кассовой книге  указывается остаток денег на начало дня. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день и выводит остаток денег на конец дня. Вторые экземпляры листов кассовой книги являются отрывными и служат отчетом кассира, который сдается в бухгалтерию вместе с приложенными к нему первичными кассовыми документами.

     Если  на предприятии совершается ежедневно  немного кассовых операций, то кассовые отчеты могут составляться 1 раз  в 3-5 дней. Принятые от кассира отчеты и документы проверяются работниками  бухгалтерии, а контроль за правильным ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер. При обнаружении выдачи денег из кассы, не подтвержденных распиской получателя в расходном кассовом ордере, эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. При этом выписывается расходный кассовый ордер на имя кассира. Если сумма наличных денег не оправдана приходным кассовым ордером, то они считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации путем выписки приходного кассового ордера. 

1.4 Система внутреннего контроля  за движением денежных средств 

     Установление внутреннего контроля в организациях находится в сфере интересов самих предпринимателей, государством эта часть деятельности предприятий не контролируется и не регулируется. Налоговые органы, например, сохранность товаров или денег организации интересует только с позиции уплаты налога на полученный доход лицом, изъявшим эти средства из оборота предприятия в личное пользование.

     На  предприятии ТОО «ТАиС» руководитель и главный бухгалтер не в состоянии  контролировать движение денег, потому, что за день могут совершаться десятки, а то и сотни операций. Поэтому в организации была создана служба внутреннего контроля.

     Движение  денег, связанных с их получением и выдачей, требует правильного  оформления документов, по которым  осуществлялись такие операции. Все кассовые приходные и расходные ордера и другие денежные документы должны заполняться четко, без исправлений. Приложения, по которым осуществлялись кассовые операции, должны погашаться штампами «получено» или «оплачено» с указанием даты и подписью. Связано это с предупреждением использования документов повторно, с целью списания денег вторично по одному и тому же документу, с выпиской нового расходного ордера.

     Например, выдача заработной платы осуществляется по платежной ведомости, которая  должна заверяться бухгалтером и утверждаться руководителем. Как правило, такое происходит редко. На выданную заработную плату оформляется общий расходный ордер, который подписывают руководитель и бухгалтер, в то время как платежная ведомость с подписями получателей денег остается у кассира, не подписанная руководством. Случается, что на платежной ведомости не указывается и дата выдачи. Для избежание повторного использования ведомости необходимо полное оформление расчетных документов. Зачастую бухгалтерами или кассирами погашаются кассовые ордера, тогда как следует погашать именно приложения (платежные ведомости, расчеты, заявления и т.п.). Ведение кассовых операций предусматривает наличие и заполнение журнала регистрации приходных и расходных ордеров и кассовой книги, которая должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью предприятия и подписями ответственных лиц. В последнее время, в связи с компьютеризацией учета, отдельные требования по оформлению кассовых операций не выполняются, хотя ведение кассовой книги и отчета кассира допускается и в виде машинограммы.

     Системы контроля при совершении, например, кассовых операций, разработаны давно, но уже забыты. Например, современному бухгалтеру невдомек, почему кассовая книга должна заполняться обязательно ручкой, а отчет кассира — через копировальную бумагу. Кассовая книга представляет собой журнал, записи в котором осуществляются через копировальную бумагу, с отрывной частью, которая и является отчетом кассира. При этом в кассовой книге записи осуществляются ручкой, соответственно отчет кассира, исполненный под копирку, должен по записям совпадать с кассовой книгой. В случае заполнения отчета кассира, наоборот, ручкой, а кассовой книги через копирку, возможна замена отчета кассира на другой. Запись, совершенная под копирку, легко удаляется резинкой. При этом в кассовую книгу могут быть внесены новые суммовые показатели.

     В операциях по получению или сдаче наличных денег следует обращать внимание на порядок оформления расчетных и иных документов. Получение денег с расчетного счета сверяется по приходному ордеру, выписке банка, корешку чековой книжки, кассовой книге и корешку приходного ордера, прилагаемого к выписке банка. Показатели этих документов должны совпадать по сумме

     РАЗДЕЛ  2 УЧЕТ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ

     2.1 Учет движения наличности в кассе в национальной валюте 

     Бухгалтерская служба ТОО «ТАиС» осуществляет учет по Типовому плану счетов и согласно инструкции по разработке Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной приказом Министра финансов Республики Казахстан от от 23 мая 2007 года №185,

     В Типовом плане счетов для учета денежных средств предназначен подраздел 1000 «Денежные средства», который включает следующие группы счетов: 1010-1060.

     Счета по учету денег являются счетами  по учету активов, поэтому сальдо по дебету счета означает наличие  денег в сумме, равной сумме сальдо счета. Увеличение или оборот по дебету счета означает приход или увеличение денег в организации. Соответственно, оборот по кредиту означает уменьшение денег. Увеличение сумм денег может происходить от получения выручки от реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг. Уменьшение — расход денег на приобретение запасов, сырья, основных средств и другие операционные или инвестиционные цели.

     Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один – два раза в месяц  кассир составляет в кассовой книге  отчет по поступившим и выбывшим документам.

     Группа  счетов 1010 «Денежные средства в кассе» предназначена для обобщения информации о наличии и движении денег в национальной валюте в кассе организации.

     Учет  операций по кассе ведется в машинограмме или других учетных регистрах, которые  ведутся по дебету и кредиту счета 1010 «Денежные средства в кассе».

     Записи  в регистры производятся по мере поступления  в бухгалтерию предприятия ТОО  «ТАиС» отчетов кассира. При записи суммы с одинаковой корреспонденцией счетов объединяются. На конец месяца в регистрах выводится остаток на первое число следующего за отчетным месяца, который должен соответствовать остатку по отчету кассира группы счетов 1010 «Денежные средства в кассе».