Учет денежных средств в кассе

     Кроме Закона Республики Казахстан «О бухгалтерском  учете и финансовой отчетности»  от 28.02.2007 года, действуют стандарты бухгалтерского учета, а для ряда предприятий – Национальные стандарты финансовой отчетности, призванные обеспечить единый подход и принципы к формированию информационного обеспечения пользователей финансовой отчетности.

     Указанные стандарты предусматривают право предприятия самостоятельно определять конкретные формы и методы организации учета и контроля, исходя из организационно-правовой формы хозяйствования, отраслевых особенностей, специфики сферы и характера деятельности и т.д.

     Кассовые операции - прием, хранение и выдача наличных денег. Указанные процедуры урегулированы нормами финансового права и представляют специальный правовой институт.

     К правилам ведения кассовых операций на предприятии относятся:

     - порядок применения контрольно-кассовых машин;

     - порядок оформления материальной  ответственности кассира;

     - организационно-правовые процедуры  обеспечения сохранности денежных  средств работы кассы

     Рассмотрим  все разделы подробнее.

     1) В целях защиты населения от  приобретения недоброкачественных товаров (услуг) и предотвращения сокрытия доходов от налогообложения, в соответствии с Постановлением правительства Республики Казахстан №1034 утверждены Правила применения контрольно-кассовых машин с фискальной памятью, согласно которым налогоплательщики (все юридические лица независимо от форм собственности) обязаны проводить денежные расчеты с потребителями, осуществляемые при торговых операциях или оказании услуг, посредством наличных денег, платежных банковских карточек, чеков с обязательным применением контрольно-кассовых машин и выдачей контрольного чека на руки потребителю.

     При денежных расчетах с покупателями за наличный расчет предприятиями применяются  модели (типы) контрольно-кассовых машин  с фискальной памятью, допускаемые  к использованию на территории Республики Казахстан и внесенные в Государственный реестр контрольно-кассовых машин с фискальной памятью, в соответствии со ст. 546 - 548 Налогового кодекса и приказом Председателя Налогового комитета Министерства финансов РК "Об утверждении Государственного реестра контрольно-кассовых машин с фискальной памятью, разрешенных к использованию на территории Республики Казахстан" от 20.09.2002 г. (с изменениями).

     Предприятия, осуществляющие расчеты с помощью  ККМФП, обязаны выдавать покупателям  вместе с покупкой (после оказания услуг) отпечатанный контрольно-кассовой машиной чек на покупку товара (услуги), подтверждающий исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуг) между покупателем и продавцом. Кассовый чек - это чек, выдаваемый потребителям при приобретении товаров (услуг), при печати которого происходит изменение показаний в фискальной памяти контрольно-кассовой машины. Он должен содержать следующую информацию: наименование налогоплательщика (торгующей организации), регистрационный номер налогоплательщика (РНН), заводской номер ККМ, ее регистрационный номер, порядковый номер чека, дату и время совершения покупки (оказание услуги), цену товара (услуги), сумму покупки с учетом налогов, фискальный признак.

     После приобретения предприятием ТОО «ТАиС» ККМ в налоговый орган подано заявление об ее регистрации с приложением паспорта и договора о техническом обслуживании и ремонте. Налоговый орган выдает карточку регистрации ККМ, которая хранится в месте ее установки в течение срока эксплуатации и возвращается в налоговый орган при снятии с учета ККМ.

     Контрольно-кассовые машины ТОО «ТАиС» поставлены на учет в налоговом комитете до начала эксплуатации контрольно-кассовой машины. Налоговые  органы осуществляют контроль за соблюдением  правил применения контрольно-кассовых машин.

     К работе на ККМФП допускают лиц, освоивших  правила эксплуатации кассовых аппаратов  в объеме технического минимума и  изучивших правила использования  ККМФП.

     Заводской номер кассового аппарата, отображенный на маркировочной табличке ККМ, должен соответствовать номеру, указанному в паспорте, а также номеру, печатаемому на каждом кассовом чеке и в отчетной ведомости. Этот номер обязательно указывают во всех документах, относящихся к данному кассовому аппарату (Книге кассира-операциониста, актах возврата, аннулирования, документах по передаче ККМФП другой организации, отправке в ремонт и др.).

     При установке фискального режима работы ККМФП налоговый инспектор или  организация, уполномоченная налоговым  органом, вводит пароль доступа к фискальной памяти. Пароли доступа к фискальной памяти всех ККМ хранятся в налоговой инспекции по месту регистрации хозяйствующего субъекта.

     Фискальный  отчет ККМФП снимается по разрешению налоговых органов в случаях:

     — проведения проверок налоговыми органами;

     — замены блока фискальной памяти (ФП);

     — смены владельца ККМФП;

     — при вводе в эксплуатацию и  выводе контрольно-кассовой машины из эксплуатации.

     При работе с ККМ применяют контрольную  ленту и книгу кассира-операциониста, которая должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена подписями налогового инспектора и ответственного лица пользователя и опечатана печатью.

     Все записи в книге кассира-операциониста  ведутся в хронологическом порядке  без помарок. (Правила ведения  учета операций по ККМ приводятся в книге кассира-операциониста, включая формы актов и отчетов).

     Продажа товаров без применения ККМ, либо применение ККМ, не зарегистрированной в налоговом органе, либо применение ее не в фискальном режиме влекут за собой штрафные санкции в размере  от сорока- до шестидесятикратного месячного расчетного показателя. Невыдача покупателю кассового чека облагается штрафом в размере десятикратного месячного расчетного показателя.

     2) Кассир – материально ответственное  лицо. После издания приказа о  назначении кассира на работу руководитель ТОО «ТАиС» ознакомил его с порядком ведения кассовых операций и заключил договор о полной индивидуальной ответственности. Предусмотренные в договоре обязанности и ответственность сторон скрепляются подписями представителя администрации и кассира.

     Назначая  работника на должность кассира, руководитель организации обязан ознакомить его под расписку с Порядком ведения  кассовых операций в Республики Казахстан. Только после этого с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. Аналогичный договор должен заключаться со всеми кассирами-операционистами, работающими на контрольно-кассовых машинах, а также со всеми лицами, которые выполняют обязанности по приему денежных средств от населения с использованием бланков строгой отчетности.

     В случае причинения предприятию ущерба на работника возлагается материальная ответственность лишь при одновременном  наличии следующих обязательных условий:

     - прямого действительного ущерба;

     - причинной связи между действиями (или бездействием) работника и ущербом;

     - вины работника в причинении  ущерба своими действиями или  бездействием.

     При ограниченной материальной ответственности  ущерб с работников возмещается  в пределах среднемесячного заработка. Полная материальная ответственность подразумевает возмещение ущерба в полном объеме без каких-либо ограничений.

     3) Для обеспечения сохранности  наличных денег большое значение  имеет правильная организация  работы кассы. Касса - это специально  оборудованное помещение, которое  обеспечивает сохранность денег.

     Помещение, где находится касса, должно быть изолировано, окна ограждены решетками, проведена сигнализация. Наличные деньги и денежные документы хранятся в  несгораемом шкафу. Материальную ответственность  за сохранность денежных средств  в кассе несет кассир: осуществляет прием, хранение и выдачу денег. Назначение кассира, а также его замену оформляют передачей кассы и ценностей по акту. От вновь назначенного кассира получают обязательство о полной материальной ответственности.

     Перед открытием помещения кассы кассир обязан проверить сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей. В случае повреждений, снятия печатей и других поломок кассир обязан немедленно сообщить об этом руководителю предприятия, который ставит в известность районный отдел полиции. После получения разрешения отдела полиции руководитель предприятия и кассир могут войти в кассу и провести проверку денежных и других средств, хранящихся в кассе.

     Проверка  оформляется актом, который составляется в 4 экземплярах (по 1 экземпляру получают страховая компания, вышестоящая организация, отдел полиции и само предприятие).

     В общем, национальные стандарты финансовой отчетности предусматривают право предприятия самостоятельно определять конкретные формы и методы организации учета и контроля денежных средств, исходя из организационно-правовой формы хозяйствования, отраслевых особенностей, специфики сферы и характера деятельности и т.д.

     Рассмотрим  соответствие учетной политики ТОО  «ТАиС» Правилам ведения кассовых операций:

     1. Для хранения, приема и выдачи наличных денежных средств ТОО «ТАиС» имеет кассу. Помещение кассы должно быть изолировано и оборудовано в соответствии с требованиями по технической укрепленности касс и оснащению средствами охранно-пожарной сигнализации. Хранение в кассе наличных средств и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, не допускается. Наличные денежные средства ТОО «ТАиС» должны храниться в сейфе.

     2. На предприятии разработано Положение  о ведении кассовых операций.

     3. Для ведения кассовых операций в штате ТОО «ТАиС» предусмотрена должность старшего кассира и кассира-операционалиста, которые несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей. В соответствии с нормами законодательства на предприятии разработана должностная инструкция на кассира.

     Назначение  кассира на работу или возложение его обязанностей на другого работника  оформляют приказом руководителя ТОО  «ТАиС». После издания приказа  о назначении кассира на работу, а также при возложении его  обязанностей на другого работника, руководитель организации обязан ознакомить кассира с Положением о ведении кассовых операций, где предусматриваются порядок ведения кассовых операций, правила приема, хранения и выдачи денег и других ценностей, находящихся в кассе.

     4. Кассиру категорически запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. При необходимости временной замены кассира исполнение его обязанностей по письменному приказу руководителя организации возлагается на другого работника, с которого администрация, в свою очередь, берет письменное обязательство о полной материальной ответственности. При этом работник, исполняющий обязанности кассира, принимает в присутствии главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, от уходящего кассира все ценности по акту. В этом же порядке оформляется увольнение кассира.

     5. Размер сумм наличных денег  в кассе предприятия ограничен  лимитом, устанавливаемым банком  по согласованию с предприятием. Сверх установленных норм наличные  деньги могут храниться в кассе  только в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий, стипендий в течении трех дней, включая день получения денег в банке.

     6. В целях обеспечения достоверности  данных бухгалтерского учета  и отчетности предприятия обязаны  проводить инвентаризацию наличных  денежных средств. Также инвентаризация обязательна при смене материально ответственного лица, при установлении злоупотреблений, пожарах, авариях, при кражах, взломах, а также при ликвидации предприятия.

     7. Документы, отражающие движение  денежных средств подлежат обязательной регистрации в специальных журналах. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.