Учет денежных средств коммерческой организации

3. Содержание  правил и порядка  организации учета  наличных денежных средств

 

Все организации  или учреждения без исключения, независимо от формы собственности, должны хранить  денежные средства в банках. Но для  расчетов наличными за покупку материальных ценностей, предметов для хозяйственных  нужд им разрешается в определенных размерах иметь деньги и использовать их на текущие расходы.

С этой целью в организациях или учреждениях  образуют кассу - место для приема, выдачи и хранения наличных денежных средств и денежных документов.

Для кассы  в организации или в учреждении должно быть выделено изолированное  помещение, куда запрещается доступ лицам, не имеющим отношения к  работе кассы. Двери в помещение  кассы должны быть снабжены устройством  для их блокировки, то есть во время  проведения операций они должны закрываться  с внутренней стороны.

Для ведения  операций обращения с денежными  наличными средствами предусматривается  должность в штате организаций  или учреждений - кассир.

Прием кассира на работу оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации  или учреждения. После издания  приказа о назначении кассира  на работу руководитель организации  или учреждения обязан под расписку ознакомить его с должностной  инструкцией, указанным выше Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее по тексту РФ) и  заключить с кассиром договор  о полной индивидуальной материальной ответственности.

В настоящее  время приказы о приеме кассира  оформляются с использованием унифицированных  форм первичной учетной документации по учету кадров.

В организациях - субъектах малого предпринимательства  не имеющих в штате должности  кассира, обязанности последнего могут  выполняться главным бухгалтером  или другим работником по письменному  распоряжению руководителя организации  при условии заключения с ним  договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

В настоящее  время приказы о приеме работников на работу (в том числе кассира) оформляются с использованием унифицированных  форм первичной учетной документации по учету кадров.

Примерное содержание расписки кассира об ознакомлении с Порядком ведения кассовых операций в РФ может быть следующим:

Для надлежащего  выполнения должностных обязанностей кассир должен знать:

· руководящие  и нормативные документы (постановления, распоряжения, приказы, инструкции и  т.п.), касающиеся ведения кассовых операций;

· формы  кассовых и банковских документов; правила приема, выдачи, учета и  хранения денежных средств;

· порядок  оформления приходных и расходных  документов;

· лимиты остатков кассовой наличности, установленной  для организации, и правила обеспечения  их сохранности;

· порядок  ведения кассовой книги и составления  кассовой отчетности;

· правила  эксплуатации электронно-вычислительной техники;

· основы организации труда, правила внутреннего  трудового распорядка, правила и  нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной  защиты.

Должностная инструкция предусматривает следующие  основные обязанности кассира:

· осуществление  операций по приему, учету, выдаче и  хранению денежных средств с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность;

· сдача  в учреждение банка денежной наличности сверх установленных лимитов;

· ведение  на основе приходных и расходных  документов кассовой книги;

· оформление документов и получение в соответствии с установленным порядком денежных средств в учреждениях банка  для выплаты заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов;

· сверка фактического наличия денежных сумм с книжным остатком;

· составление  кассовой отчетности.

Кассир  в соответствии с действующим  законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность  за сохранность всех принятых им ценностей  и за ущерб, причиненный организации, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения  к своим обязанностям.

Письменные  договоры о полной материальной ответственности  могут быть заключены организацией с работниками, достигшими 18-летнего  возраста и занимающими должности  или выполняющими работы, непосредственно  связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или  применением в процессе производства переданных им ценностей.

Перечень  должностей и работ, замещаемых или  выполняемых работниками, с которы-ми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или  коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовые  формы договоров о полной материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 г. №85.

В соответствии с указанным постановлением с  кассиром должен заключаться договор  с полной индивидуальной материальной ответственности.

В организациях, имеющих, большое количество подразделений  или обслуживаемых централизованными  бухгалтериями, оплата труда, выплаты  пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться  по письменному приказу руководителя организации другими, кроме кассиров, лицами, с которыми также заключается  договор о полной индивидуальной материальной ответственности, и на которых распространяются все права  и обязанности, установленные для  кассиров.

Деньги  и другие ценности должны храниться  в несгораемых метал-лических шкафах или в отдельных случаях - в  обычных металлических. По окончании  работы кассы они закрываются  ключом и опечатываются печатью  кассира. Ключи и печать запрещается  оставлять без присмотра, передавать посторонним лицам и изготавливать  неучтенные их дубликаты. Учтенные дубликаты  ключей в опечатанных кассиром пакетах  хранятся у руководителя предприятия.

В соответствии с законодательством все организации  и учреждения без исключения, независимо от формы собственности, должны хранить  денежные средства в банках. Но им разрешается  в определенных размерах иметь деньги в кассе и использовать их на текущие  расходы -- например, для расчетов наличными  за покупку материальных ценностей, предметов для хозяйственных  нужд. С этой целью обслуживающий  банк устанавливает организациям и  учреждениям по согласованию с их руководителями лимит остатка наличных денег в кассе.

Для установления лимита организация представляет в  банк специальный расчет по установленной  форме. Лимит устанавливается с  учетом особенностей хозяйственной  деятельности организации и учреждения, сроков сдачи наличных денежных средств  в учреждения банков и условий  их хранения. Так, для организаций  и учреждений, имеющих денежную выручку  наличными деньгами и сдающих  денежные средства в банки ежедневно  в конце рабочего дня, лимит устанавливается  в размерах, которые могут обеспечить нормальную их работу с утра следующего дня. А для тех организаций  и учреждений, которые имеют денежную выручку, но сдают денежные средства в банки на следующий день, лимит определяется в размере среднедневной выручки наличными деньгами. Если же организация или учреждение, имеющие денежную выручку в наличных деньгах, сдают их в банк не ежедневно, то размер лимита устанавливается в зависимости от суммы выручки и сроков сдачи. Организациям и учреждениям, не имеющим наличной денежной выручки, лимит определяется в пределах среднедневного расхода наличных денег.

Лимит остатка наличных денежных средств  в кассе означает, что остаток  на конец каждого дня не может  превышать установленный размер. Однако обороты по кассе, то есть размер поступивших и выданных в течение  дня денежных средств, не ограничивается этим лимитом. Но все суммы наличных денег, превышающие установленный  лимит остатка, должны быть сданы  в банк. Следует иметь в виду, что в установленный лимит  остатка по кассе не включаются те денежные средства, которые получены организацией из банка на выплату  заработной платы, стипендий, пособий  по социальному страхова-нию, командировочные  расходы. Эти сверхлимитные средства выдаются из банка целевым назначением. То есть они могут быть израсходованы  только на те цели, которые указаны  в чеке при получении денег  в банке). Для них установлены  свои сроки хранения - не более трех рабочих дней, включая день получения  денег в банке, а для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - пять дней. Если полученные денежные средства не выданы в установленные  сроки, на следующий день они должны быть сданы в банк.

В течение  года лимит остатка по кассе может  быть пересмотрен по просьбе организации  или учреждения с учетом изменившихся условий работы.

Наличные  денежные средства, поступающие в  кассу организации или учреждения, должны быть свое-временно оприходованы и в последующем подлежат сдаче  в банк для зачисления на банковские счета данной организации или  учреждения.

При осуществлении  наличных расчетов, связанных с продажей товаров (выполнением работ, оказанием  услуг) юридическим и физическим лицам, прием наличных денег всеми  организациями и учреждениями (кроме  кредитных организаций) должен производиться  с обязательным применением контрольно-кассовых машин техники (далее - ККМ).

Сфера применения ККМ, требования к ней  и обязанности организаций, применяющих  контрольно-кассовую технику, регламентированы Федеральным законом от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с  использованием платежных карт».

Организации или учреждения не вправе вносить  наличные денежные средства на счета  других лиц - владельцев счетов (в том  числе физических лиц), минуя свой расчетный счет. За несоблюдение этого порядка на организацию или учреждение налагается штраф в 2-кратном размере суммы произведенного взноса.

Порядок и сроки сдачи наличных денег  устанавливаются банками по согласованию с руководителями организаций или  учреждений исходя из необходимости  ускорения оборачиваемости денег  и своевременного поступления их в кассы в дни работы банков.

При этом могут устанавливаться следующие  сроки сдачи организациями или  учреждениями наличных денежных средств:

· для  организаций, учреждений расположенных  в населенном пункте, где имеются  банки или предприятия Государственного комитета связи РФ, - ежедневно в  день поступления наличных денег  в кассу;

· для  организаций, которые в силу специфики  своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы банка  не могут ежедневно в конце  рабочего дня сдавать наличные денежные средства в банки или предприятия  Государственного комитета связи - на следующий день;

· для  организаций или учреждений расположенных  в населенном пункте, где нет учреждений банков или предприятий Государственного комитета связи РФ, а также находящихся  от них на отдаленном расстоянии, -1 раз в несколько дней.

Организации или учреждения имеют право на получение наличных денежных средств  со своих счетов в банке в размере, необходимом на оплату труда, хозяйственные  нужды, а также на командировочные  расходы.

Наличные  деньги, полученные организациями в  банках, расходуются на цели, указанные  в чеке.

Выдача  наличных денег из кассы организации  или учреждения производится по расходно-кассовым ордерам, платежным или расчетно-платежным  ведомостям и другим надлежащим образом, оформленным документам (счетам, заявлениям на выдачу денег) с наложением на эти  документы штампа с реквизитами  расходного кассового ордера.

Расчеты наличными денежными средствами за приобретаемые материальные ценности между юридическими лицами, а также  между юридическими лицами и индивидуальными  предпринимателями (т.е. физическими  лицами, зарегистрированными в качестве предпринимателей без образования  юридического лица) осуществляются с  учетом лимита, устанавливаемого Центральным  банком России как органом, регулирующим денежное обращение в РФ. В настоящее  время он составляет 60 000 руб. по одному платежу. При этом под одним платежом, согласно разъяснению Банка России, нужно понимать расчеты одного юридического лица с другим в течение одного дня по одному или нескольким денежным документам. Например, при лимите 60 000 руб. по одному платежу покупатель - юридическое лицо может платить другому юридическому лицу наличными деньгами ежедневно не более 60 000 руб., при этом денежных документов может быть один или несколько.