Учет дебиторской задолженности

Основные обязанности группы (исполнителя) управления дебиторской задолженностью следующие:

1) разработка и участие в разработке материалов, указанных в
I и II разделах данных Положений;

2) организация работы по внедрению указанных материалов в
практическую деятельность;

3) повседневная оперативная работа, связанная с управлением
дебиторской задолженностью;

4) подготовка приказа (распоряжения) об инвентаризации дебиторской задолженности;

5) проведение расчетов в целях создания резервов по сомни­тельным долгам, подготовка соответствующей документации для этого;

6) консультация работников структурных подразделений по
вопросам кредитной политики предприятия, по поводу выбора
между скидкой с суммы платежа и отсрочкой платежа;

7) решение совместно с бухгалтерией всех совместных вопросов;

8) другое;

9) группа (исполнитель) осуществляет свою деятельность под руководством начальника финансового отдела (управления) или его заместителя.

Выявление дебиторской задолженности:

Ежемесячно финансовый отдел формирует реестр просро­ченной дебиторской задолженности по подразделениям и передает Руководителям подразделений. В качестве приложения к реестру дается расшифровка этой задолженности по срокам возникновения и по перечню дебиторов.

Руководители подразделений в случае несоответствия информации финансового отдела фактическому состоянию дел направляют ему служебные записки согласно п. V настоящего Положения.

Руководители подразделений в случае несоответствия информации финансового отдела фактическому состоянию дел направляют ему служебную записку с указанием ошибки и обоснованием своей точки зрения. На основании этого финансовый от­дел производит проверку, по окончании которой принимает решение о внесении изменений в реестр дебиторской задолженности и уве­домляет об этом руководителей ответственных подразделений.

В случае, когда задолженность фактически получена, но не
отражена в реестре из-за отсутствия или непредставления в срок
первичных документов, руководители подразделений в служебной
записке, направляемой в финансовый отдел, должны указать срок,
в который необходимые документы будут представлены, или при­чины невозможности их представления. Руководители подразделений в случае необходимости (например, при существенном
ухудшении финансового состояния должника) представляют

в финансовый отдел сведения об этой задолженности до истече­ния срока ее истребования или до установленной даты представления информации о ней в финансовый отдел. 

Скорректированный реестр просроченной дебиторской за­долженности по предприятию финансовый отдел выносит на рассмотрение на совещание по внутренней экономике.

Получение дебиторской задолженности:

При получении дебиторской задолженности на предприятии имеют место подразделение-поставщик и подразделение- покупатель. Руководители подразделения-поставщика и подразделения-покупателя до совершения хозяйственной операции назнача­ют ответственных по предстоящей операции.

Подразделение-поставщик немедленно информирует под­
разделение-покупателя о способах получения или реструктуризации дебиторской задолженности.

Ответственным по взысканию возникшей дебиторской задолженности

является подразделение-покупатель. Подразделение-
поставщик предоставляет подразделению-покупателю всю необ­ходимую информацию о предприятии дебиторе.

     Работа по просроченной дебиторской задолженности:

Служебная записка по просроченной дебиторской задол­женности, направляемая руководителем подразделения в финан­совый отдел, должна содержать следующую информацию:

- Полное наименование предприятия-должника с указанием организационно-правовой формы.

- Сумма задолженности и дата ее возникновения (предусмотрен­ный договором срок гашения задолженности), ее доля в общей дебиторской задолженности предприятия (для дебиторов, доля которых более 3%).

- Признает ли предприятие-дебитор сумму задолженности, не предъявляет ли встречные претензии, имеются ли акты сверки задолженности?

- Какие меры предпринимались подразделением для гашения этой задолженности, предложения руководителя подразделения по гашению задолженности.

- Направлялись ли должнику юридическим отделом претензии, заключение юридического отдела о возможности взыскания с дол­жника в судебном порядке суммы задолженности и финансовых санкций.

              Состояние просроченной дебиторской задолженности подразделений рассматривается на совещании по внутренней экономике по предложению финансового отдела. Руководители подразделений в случае необходимости (например, при существенном ухудшении финансового состояния должника) могут также являться инициаторами обсуждения вопроса по конкретной дебиторской задолженности.

На совещании руководитель ответственного подразделения
сообщает о причинах возникновения задолженности, вносит свои
предложения по ее взысканию и сроках, представляет заключение
юридического отдела о возможности получения задолженности

в судебном порядке, прочие сведения. Особый контроль за дебиторами, доля задолженности которых более 3%. При необходимости
на совещании принимается решение передать вопрос взыскания
задолженности в юридический отдел или службу безопасности. Ру­ководитель подразделения, имеющего просроченную дебиторскую
задолженность, отчитывается о мерах, предпринятых для взыска­ния имеющейся дебиторской задолженности, раз в две недели.

В случае образования или появления возможности образо­вания безнадежной задолженности сообщение делает начальник

финансового отдела или его заместитель с указанием причин образования, виновных, ответственных за подготовку материалов
для списания безнадежной задолженности.

Списание дебиторской и кредиторской задолженности производится финансовым отделом. Ответственными за подписание
Документов со стороны контрагентов по списанию задолженности являются руководители

3.2 Рекомендации по управлению дебиторской задолженностью

Дебиторскую задолженность следует рассматривать как коммерческий кредит покупателю. И хотя деятельность предприятии реального сектора экономики значительно отличается от работы банков, основные принципы кредитования клиентов остаются теми же. Коммерческий кредит предоставляется покупателю с учетом его стоимости и срочности.

При установлении цены коммерческого кредита нужно руководствоваться не только затратами, связанными с его предоставлением, но и стратегическими целями компании и рыночными условиями. Минимальную сто­имость коммерческого кредита можно опре­делить как доход от альтернативного вари­анта безрискового размещения денежных средств. Существует и другой

подход, сог­ласно которому предприятие должно кре­дитовать покупателей по ставке, превышаю­щей средневзвешенную стоимость капитала этого предприятия.

    Не менее значимой характеристикой коммерческого кредита явля­ется срок, на который он выдан. Большинство компаний, устанавливая сроки по коммерче­ским кредитам, ориентируются на предложе­ния конкурентов. Нужно также следить за тем, чтобы средняя обора­чиваемость дебиторской

задолженности бы­ла выше аналогичного показателя по креди­торской задолженности. Нельзя допускать, чтобы компания, получив кредит в банке на 30 дней, своим покупателям предоставляла отсрочку платежа на 40 дней. В противном случае избежать возникновения дефицита де­нежных средств будет сложно.

При формировании кредитной политики нужно оп­ределить максимально допустимый размер де­биторской задолженности как в целом для ком­пании, так и по каждому контрагенту (кредит­ный лимит). Рассчитывая эти показатели, компания в первую очередь ориентируется на свою стратегию (увеличение доли рынка требу­ет большего кредитного лимита, чем удержание своей рыночной доли и аккумулирование сво­бодных денежных средств). При этом нужно поддерживать достаточную ликвидность компании и учитывать кредитный риск (риск полной или частичной утраты выданных средств).

В целях минимизации риска возникновения просроченной дебиторской задолженности, которая может обернуться для предприятия убытками, при формировании политики управления дебиторской задолженностью нужно руководствоваться следующими правилами:                                       

- оценивать финансовое состояние контрагентов, которым предоставляется отсрочка платежа;             

- предусматривать такие условия договора, чтобы они побуждали контрагентов избегать нарушения сроков оплаты;             

- планировать объем дебиторской задолженности и мотивировать на его

- достижение сотрудников предприятия, вовлеченных в про­цесс управления дебиторской задолженностью;

- для реализации перечисленных правил на практике необходимо создание регламен­та, досконально описывающего весь процесс
управления и содержащего информацию о правах и обязанностях сотрудников, вовлеченных в процесс управления.

Один из методов оценки финансового состо­яния контрагента, применяемый как в кре­дитных организациях, так и на предпри­ятиях реального сектора, основывается на анализе финансовой (бухгалтерской) отчетности. При этом рассчитываются стандартные финансовые коэффициенты (ликвидности, платежеспособности, рентабельности, оборачиваемости и др.), отслеживается динамика основных показателей.

Одним из наиболее действенных инструмен­тов, позволяющих максимизировать поток де­нежных средств и снизить риск возникнове­ния просроченной дебиторской задолженно­сти, является система скидок и штрафов. Система начисления пеней и штрафов за на­рушение сроков оплаты, установленных гра­фиком погашения задолженности, должна быть предусмотрена в договоре. Скидки предоста­вляются в зависимости от срока оплаты това­ра. К примеру, при полной предоплате предо­ставляется скидка в размере 3% от стоимости товара, при частичной предоплате (более 50% от стоимости отгруженной партии) - скидка 2%, при оплате по факту отгрузки - скидка 1%.

Неотъемлемой частью управления дебитор­ской задолженностью является также мо­тивация сотрудников компании, вовлеченных и процесс.

Для повышения эффективности системы мо­тивации, ориентированной на снижение объе­ма просроченной дебиторской задолженности, каждый сотрудник должен быть заинтересован в достижении запланированного уровня деби­торской задолженности. Система премий должна быть уравновешена системой наказаний (замечания, предупреждения, лише­ние премии, служебное

расследование, уволь­нение сотрудника). Но штрафовать нужно не за образовавшуюся просроченную дебиторскую задолженность (если менеджер выполнил все предусмотренные регламентом действия, то от­ветственность за просроченную задолженность несет только клиент), а за нарушение регламен­та и процедур управления дебиторской задол­женностью. Система мотивации

персонала должна быть закреплена в нормативных доку­ментах компании в соответствии с трудовым законодательством.

К примеру, сотрудники могут лишаться бо­нусов за следующие действия:

-              оформление заявки на отгрузку продук­ции при существовании распоряжения о пре­кращении отгрузки данному клиенту;

- ошибочное начисление процентов;

- нарушение регламента предоставления информации о существующих дебиторах;

-                        предоставление неверной информации;

- нарушение установленных правил доку­ментооборота и т. д.

Менеджер не может нести всю ответствен­ность за нарушение контрагентом своих обяза­тельств, особенно в тех случаях, когда сущест­вует кредитная комиссия, которая принимает решение о возможности предоставления рас­срочки платежа.

Как показывает практика, возникновение про­сроченной дебиторской задолженности - впол­не типичная ситуация для многих российских предприятий. Первое, что нужно сделать в этом случае,- напомнить клиенту о необходимости осуществления платежа. При этом сотрудники финансовой службы осуществляют контроли погашения дебиторской задолженности, а ме­неджеры отдела продаж, которые тесно рабо­тают с клиентами, ведут переговоры. Также необходимо решить, готова ли компания из­менить договорные условия в части примене­ния санкций. Например, есть ли возможность подождать оплаты без начисления процентов. Такое решение может приниматься кредит­ной комиссией в результате рассмотрения при­чин неуплаты и того, насколько важен данный клиент для компании. Дальнейшее

неисполнение обязательств можно рассматривать как основание для ре­шения вопроса о взыскании дебиторской за­долженности и штрафных санкций в судебном порядке.Для успешного управления просроченной де­биторской